Trabajar con los regulatorios no es una misi\u00f3n tan sencilla. Las empresas que tienen un sector estructurado para hacer frente a los problemas regulatorios deben revisar y actualizar constantemente sus procesos. En un lenguaje popular \u201cbailando al son de la m\u00fasica\u201d, lo que significa que deben adaptarse y actuar de acuerdo a los requerimientos de los \u00f3rganos reguladores y las innumerables normas, resoluciones colegiadas, instrucciones, leyes, medidas provisionales, etc.<\/p>\n
Cuando hablamos de actuar como se requiere, no estamos diciendo que las empresas no est\u00e9n siguiendo la legislaci\u00f3n vigente, al contrario, adem\u00e1s de las bases legales habituales, hay una serie de normativas sectoriales que es necesario seguir, como por ejemplo: empresas de telecomunicaciones, reguladas por Anatel (Agencia Nacional de Telecomunicaciones); industrias farmac\u00e9uticas, laboratorios, fabricantes de cosm\u00e9ticos, productos m\u00e9dicos y desinfectantes, regidos por Anvisa (Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria); empresas de pensiones complementarias, reguladas por Previc (Superintendencia Nacional de Pensiones Complementarias); o empresas que trabajen con la fabricaci\u00f3n de alimentos y bebidas, las cuales deben seguir una serie de normativas inspeccionadas por el Ministerio de Agricultura y Ganader\u00eda y Abastecimiento.<\/p>\n
Y ahora, para deleite de todas las empresas que ya est\u00e1n bajo la custodia de los organismos reguladores, ha llegado una m\u00e1s a la que todos deben atender: la ANPD (Autoridad Nacional de Protecci\u00f3n de Datos). Y, al fin y al cabo, ninguna empresa escapar\u00e1 de aquellos que no procesan datos que arrojan la primera piedra al colega desesperado por revisar todos sus procesos, que apenas hab\u00eda logrado actualizar.<\/p>\n
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El problema no es seguir las reglas. El problema radica en garantizar el control que exigen estas normas como, por ejemplo, la gesti\u00f3n documental, presente en cualquiera de los sectores antes mencionados y que quita el sue\u00f1o a los profesionales en materia regulatoria y aseguramiento de la calidad.<\/p>\n
El problema no es seguir las reglas. El problema radica en garantizar el control que exigen estas normas como, por ejemplo, la gesti\u00f3n documental, presente en cualquiera de los sectores antes mencionados y que quita el sue\u00f1o a los profesionales en materia regulatoria y aseguramiento de la calidad.<\/p>\n
La gesti\u00f3n documental implica un conjunto de procedimientos y operaciones t\u00e9cnicas relacionadas con la elaboraci\u00f3n, producci\u00f3n, procesamiento, uso, evaluaci\u00f3n y archivo de documentos, es decir, desde el inicio de la construcci\u00f3n de un documento, pasando por todas las etapas, de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n. La mayor\u00eda de las veces, involucra a m\u00e1s de un \u00e1rea organizacional y a m\u00e1s de una persona hasta su publicaci\u00f3n.<\/p>\n
Hasta que un d\u00eda finaliza su ciclo de vida y hay todo un proceso de eliminaci\u00f3n u obsolescencia del proceso, que tambi\u00e9n necesita ser gestionado. Y con la profusi\u00f3n de cambios generados en todo el marco regulatorio, algunos documentos se vuelven obsoletos r\u00e1pidamente.<\/p>\n
La gesti\u00f3n documental es una parte del todo, regida por normas y que hay que seguir con cuidado, ya que cualquier descuido puede tener un impacto muy grande en el resultado y, dependiendo de su amplitud, puede ser irreversible que la empresa caiga.<\/p>\n
Esto se debe a que despu\u00e9s de cada proceso dise\u00f1ado, procedimiento escrito aprobado y publicado, tenemos la etapa de capacitaci\u00f3n. Y dependiendo del tama\u00f1o de esta empresa, es necesario capacitar a muchas personas. No es una lectura conjunta del procedimiento. Es formaci\u00f3n, con derecho a test al final del curso y certificado de homologaci\u00f3n.<\/p>\n
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Y luego, se dio a conocer todo para implementar el procedimiento, todo capacitado y pasa el d\u00eda \u201cD\u201d. Es necesario contar con una estructura de soporte, para las dudas y errores que surgir\u00e1n en el momento de la ejecuci\u00f3n y todo debe ser registrado para futuras mejoras y correcciones. Y si es necesario cambiar algo, es necesario abrir un control de cambios especificando claramente el motivo de esta solicitud.<\/p>\n
Estos cambios pueden ser un simple cambio textual, cuando pueden convertirse en proyectos complejos que involucran a todas las \u00e1reas de la empresa. Entonces, tener bien documentadas las fases, acciones, gerentes, inversiones, recursos y personas involucradas, permite un mejor control sobre el alcance, el tiempo y la calidad de la entrega. Despu\u00e9s de todo, no querr\u00e1 volver a cambiar el procedimiento. \u00bfO ir?<\/p>\n
Si hubo errores o incidencias que impactaron los procesos, tambi\u00e9n se deben documentar, investigar utilizando herramientas de an\u00e1lisis de causa ra\u00edz, para que se tomen acciones para prevenir recurrencias y nuevos errores. Dependiendo del impacto, este incidente puede afectar significativamente el riesgo mapeado por la empresa.<\/p>\n
Cuando hablamos de un sector regido por sus propias reglas, podemos tener un aspecto como la \u201cEspiral de Boehm\u201d \u00b9, donde cada vuelta de la espiral pasa por todas las fases del proceso, y debe repetirse tantas veces como sea necesario hasta se entrega el producto \/ servicio final, observando la necesidad de cambios, asumiendo que estos cambios pueden tener un resultado de riesgo en el proyecto y cualquier actividad puede tener un impacto en el producto final, requiriendo el control y trazabilidad de todas las acciones.<\/p>\n
El departamento regulatorio, adem\u00e1s de sufrir por el gran volumen de recolecci\u00f3n y an\u00e1lisis de informaci\u00f3n externa, a\u00fan necesita controlar las fechas de renovaciones de concesiones, informes anuales para agencias y otros organismos reguladores, tarifas y otras obligaciones, bajo el riesgo de perder registros, concesiones, autorizaciones y todo.<\/p>\n
Asegurar la trazabilidad es otro punto que se debe considerar para cumplir con la Integridad de los Datos, es decir, el mantenimiento y garant\u00eda de precisi\u00f3n y consistencia de los datos a lo largo del ciclo de vida de la informaci\u00f3n: concepto, recopilaci\u00f3n de requisitos, desarrollo, aprobaci\u00f3n, implementaci\u00f3n y mantenimiento. Este es un aspecto cr\u00edtico del proyecto.<\/p>\n
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Mucha informaci\u00f3n todav\u00eda se imprime y los datos contenidos a menudo no reciben el mismo tratamiento que la informaci\u00f3n electr\u00f3nica, y se acomodan incorrectamente. Una especie de tri\u00e1ngulo de cortos, donde el documento desaparece y reaparece sin explicaci\u00f3n. Almacenar estos documentos electr\u00f3nicamente es mucho m\u00e1s \u00e1gil que el proceso de \u201cexcavaci\u00f3n\u201d.<\/p>\n
Esto significa que cuanto m\u00e1s control tengan estas empresas en sus procesos y documentos, menor ser\u00e1 la probabilidad de que se repita el riesgo.<\/p>\n
Para garantizar este control, adem\u00e1s de personas capacitadas, consultor\u00eda dedicada y especializada, es fundamental un sistema que soporte esta trazabilidad e integraci\u00f3n. Es necesario mantener este conjunto de acciones en un entorno integrado, que permita que cada \u00e1rea de la empresa tenga su individualidad y, al mismo tiempo, permita unificar este trabajo para lograr el objetivo com\u00fan, que es cumplir con su reglamento.<\/p>\n
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\u00b9Seg\u00fan SOMMERVILLE (2011), el Modelo Espiral \u201ccombina prevenci\u00f3n y tolerancia al cambio, asume que los cambios son resultado de los riesgos del proyecto e incluye actividades expl\u00edcitas de gesti\u00f3n de riesgos para su reducci\u00f3n\u201d.<\/p>\n
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<\/p>\n <\/p>\n La Adm.\u00a0Barbara Rodrigues<\/strong>\u00a0(CRA-RS 034036 \/ P) es miembro de la ANPPD, se desempe\u00f1a como profesional de cumplimiento, riesgo y auditor\u00eda, con experiencia en el \u00e1rea hospitalaria, donde particip\u00f3 en varios proyectos de implementaci\u00f3n. Ha trabajado durante 10 a\u00f1os con Sistemas de Gesti\u00f3n en varios segmentos organizacionales. Graduada en Administraci\u00f3n de Empresas con una licenciatura en Comercio Exterior de la Universidad de Vale do Taquari, tiene una especializaci\u00f3n en Gesti\u00f3n Empresarial Empresarial y una extensi\u00f3n en Consultor\u00eda de Negocios de la Funda\u00e7\u00e3o Get\u00falio Vargas \u2013 FGV \/ RS.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.interactsolutions.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/Renata-Lopes.jpg\")
La Adm.\u00a0Renata Lopes<\/strong>\u00a0es Licenciada en Tecnolog\u00eda de Procesamiento de Datos, con un posgrado en Direcci\u00f3n de Empresas y Gesti\u00f3n de Personas con Coaching; director y consultor en Gobernanza de TI para Tecnolog\u00eda Humana, profesor del posgrado en Gesti\u00f3n de Documentos Electr\u00f3nicos y Gesti\u00f3n del Conocimiento. Trabajando desde hace m\u00e1s de 25 a\u00f1os en el \u00e1rea de Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n con gesti\u00f3n de proyectos y equipos multidisciplinares, en grandes empresas nacionales y multinacionales.<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.interactsolutions.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/Barbara-Rodrigues.jpg\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.interactsolutions.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/Marcelo-Carvalho.jpg\")
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