{"id":5844,"date":"2023-10-26T09:24:23","date_gmt":"2023-10-26T12:24:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.interactsolutions.com\/?p=5844"},"modified":"2026-01-27T14:59:25","modified_gmt":"2026-01-27T17:59:25","slug":"6-pasos-para-optimizar-los-procesos-de-su-organizacion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.interactsolutions.com\/es\/6-pasos-para-optimizar-los-procesos-de-su-organizacion\/","title":{"rendered":"6 pasos para optimizar los procesos de su organizaci\u00f3n"},"content":{"rendered":"

Los procesos de una organizaci\u00f3n deben ser el m\u00e1ximo independientes. Imagine una situaci\u00f3n en la que, por cualquier raz\u00f3n, un colaborador necesite ausentarse del trabajo. Las actividades deben seguir sus flujos, no importa quien realice.<\/p>\n

Este es uno de los principios de BPM (Business Process Management<\/em>), como hemos visto en el\u00a0caso del proceso automatizado de admisi\u00f3n de Interact<\/a><\/strong>. Como definici\u00f3n, Gart Capote (2011: 48) [\u00b9] conceptualiza en su libro Gu\u00eda para la Formaci\u00f3n de Analistas de Procesos como:<\/p>\n

Un enfoque disciplinario para identificar, dise\u00f1ar, ejecutar, documentar, medir, monitorear, controlar y mejorar procesos de negocio, automatizados o no, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos estrat\u00e9gicos de la organizaci\u00f3n.<\/em><\/p>\n

En este sentido, el\u00a0Ciclo de Gesti\u00f3n por Procesos<\/strong>\u00a0es el camino para mapear, perfeccionar y automatizar los procesos de una empresa. Para ello, presentamos en este art\u00edculo 6 pasos para optimizar los flujos de actividades que componen su organizaci\u00f3n.<\/p>\n

1 \u2013 Mapeo del proceso<\/h3>\n

El primer paso del Ciclo de Gesti\u00f3n por Procesos consiste en\u00a0mapear la situaci\u00f3n actual<\/strong>. Para este mapeo, se debe realizar un levantamiento documental (documentos involucrados) y metodol\u00f3gico (modos de realizaci\u00f3n de las actividades) con el prop\u00f3sito de esquematizar detalladamente el proceso.
\nAs\u00ed, el\u00a0modelado AS-IS<\/strong>\u00a0(situaci\u00f3n actual del proceso) debe contener:
\na) definici\u00f3n del procedimiento,
\nb) actividades detalladas,
\nc) personas implicadas,
\nd) etapas documentadas o pasibles de documentaci\u00f3n.\u00a0Lea tambi\u00e9n 6 consejos para una eficiente gesti\u00f3n de documentos<\/a><\/strong>.
\n\"\"
\nAlgunas\u00a0herramientas<\/strong>\u00a0para la asignaci\u00f3n del proceso:
\na) aplicaci\u00f3n de cuestionarios,
\nb) observaci\u00f3n\u00a0in situ<\/em>\u00a0del proceso,
\nc) entrevista individual con cada colaborador,
\nd) reuni\u00f3n en grupo para la retirada del proceso.
\nCada caso es un caso. Muchas veces, las organizaciones operan sin reflexionar sobre sus procesos. En otras, ni siquiera saben que realmente existen. De todos modos, esta etapa es fundamental para formalizar el escenario actual, as\u00ed como identificar y priorizar problemas a ser atendidos.<\/p>\n

2 \u2013 Redise\u00f1o del proceso<\/h3>\n

Con la situaci\u00f3n actual asignada, el segundo paso es volver a dibujar el proceso. Naturalmente, el modelado TO-BE es m\u00e1s anal\u00edtico que descriptivo. El objetivo es identificar en conjunto puntos de mejora.
\n\"\"
\nEstas dos etapas integran el\u00a0m\u00e9todo CYCLUS<\/strong>\u00a0[\u00b2], desarrollado para ser utilizado en la mejora continua de procesos a trav\u00e9s de la colaboraci\u00f3n. Con la descripci\u00f3n textual y visual del proceso actual (AS-IS), los participantes eval\u00faan una nueva versi\u00f3n para eliminar problemas encontrados (TO-BE).
\nEntre los principales\u00a0objetivos<\/strong>\u00a0del redise\u00f1o de proceso, est\u00e1n:
\na) evitar el retrabajo,
\nb) estandarizar actividades,
\nc) automatizar lo que sea posible,
\nd) excluir actividades innecesarias,
\ne) mejorar la comunicaci\u00f3n entre \u00e1reas,
\nf) establecer responsables a lo largo del proceso.<\/p>\n

3 \u2013 Modelado t\u00e9cnico<\/h3>\n

El modelado t\u00e9cnico consiste en\u00a0dise\u00f1ar gr\u00e1ficamente<\/strong>\u00a0el flujo de actividades del proceso. Para ello, se utiliza la t\u00e9cnica de notaci\u00f3n BPMN (Business Process Model and Notation<\/em>). Esta es una manera popularizada de transcribir procesos, con las respectivas etapas representadas por s\u00edmbolos.
\n\"\"
\nEl BPMN tiene cinco categor\u00edas b\u00e1sicas:
\nObjetos de Flujo<\/strong>
\nElementos gr\u00e1ficos principales, utilizados para definir el comportamiento del proceso. Se dividen en Actividades (trabajos ejecutados), Eventos (ocurrencias) y Entradas (puntos de desv\u00edo).
\nObjetos de Datos<\/strong>
\nSe representan por cuatro s\u00edmbolos: Objetos de Datos, Entradas de Datos, Salidas de Datos y Almacenamiento de Datos.
\nObjetos de Conexi\u00f3n<\/strong>
\nComo su nombre lo sugiere, conectan objetos de flujo entre s\u00ed o con otra informaci\u00f3n. En el BPMN, son los responsables de la secuencia de actividades y por todo el flujo del proceso. Los objetos de conexi\u00f3n son tres: Flujos de Secuencia, Flujos de Mensajes y Asociaciones.
\nRayas<\/strong>
\nSe utilizan para agrupar elementos de modelado. Raia (Swimlane<\/em>, en ingl\u00e9s) es el t\u00e9rmino utilizado para representar Piscinas (Pools<\/em>) y Pistas (Lanes<\/em>).
\nArtefactos<\/strong>
\nProveedores de informaci\u00f3n adicional sobre el proceso. T\u00e9cnicamente, el BPMN comporta dos artefactos: Grupos y Anotaci\u00f3n de Texto. Sin embargo, el modelado es libre para definir o crear sus propios artefactos.<\/p>\n

\"\"4 \u2013 Implementaci\u00f3n<\/h3>\n

Esta es la fase de automatizar el proceso asignado, redise\u00f1ado y modelado. Adem\u00e1s de la automatizaci\u00f3n, la soluci\u00f3n en Gesti\u00f3n por Procesos trabaja con la integraci\u00f3n de \u00e1reas y sistemas de la organizaci\u00f3n. El BPMS (Business Process Management Software<\/em>)\u00a0SA Process Manager<\/a>\u00a0de Interact atiende diversos procesos, tanto de apoyo cuanto principales.\"\"<\/p>\n

Conozca el caso de \u00e9xito con el m\u00f3dulo SA-BPM de la Universidad Tecnol\u00f3gica Indoam\u00e9rica, de Ecuador<\/a><\/h4>\n

5 \u2013 Implantaci\u00f3n<\/h3>\n

Con el proceso alineado al sistema, es hora de realizar pruebas. En esta fase, el ciclo de Gesti\u00f3n por Procesos entra en homologaci\u00f3n. El prop\u00f3sito es ejecutar, monitorear y administrar los flujos hasta que alcancen la estandarizaci\u00f3n ideal para seguir en funcionamiento.
\n\"\"
\nEn algunos casos, lo ideal es dejar que el proceso funcione por lo menos durante un mes. Este tiempo evidenciar\u00e1 las lagunas y posibles problemas no identificados anteriormente. Si no funciona en el primer intento, no se desespere. El principio del Ciclo de Gesti\u00f3n por Procesos es la base del m\u00e9todo cient\u00edfico: prueba y error.<\/p>\n

6 \u2013 Mejora continua<\/h3>\n

Concluidas las cinco etapas anteriores, el Ciclo de Gesti\u00f3n por Procesos entra en uno de los per\u00edodos m\u00e1s importantes: la mejora continua. Esta fase se revisar\u00e1 peri\u00f3dicamente a partir de ahora. El objetivo es analizar los resultados del progreso del proceso y trabajar con su perfeccionamiento.
\n\"\"
\nLa\u00a0Gesti\u00f3n por Procesos<\/a>\u00a0debe ser c\u00edclica. El formato gr\u00e1fico circular busca justamente traducir estos retornos al proceso para actualizarlo. Conozca la soluci\u00f3n de Gesti\u00f3n por Procesos de Interact, adaptable a diferentes escenarios con la ventaja de ofrecer automatizaci\u00f3n en la mayor\u00eda de los procesos organizacionales.<\/p>\n

Referencias<\/h6>\n
[\u00b9] CAPOTE, Gart. Guia para Forma\u00e7\u00e3o de Analistas de Processos. 2011<\/h6>\n
[\u00b2] UGULINO, Wallace; PIMENTEL, Mariano. Do AS-IS para o TO-BE: o m\u00e9todo CYCLUS para amelhoria de projetos de colabora\u00e7\u00e3o. Proceedings of XV Brazilian Symposium on Multimedia and the Web: III Workshop of Business Process Management: Fortaleza-CE, 2009.<\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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