Uno de los pasos cruciales de la gestión de riesgos es la elaboración del plan de continuidad del negocio, un documento que reúne todas las directrices para que la empresa mantenga o reanude sus actividades esenciales ante imprevistos, incidentes o situaciones de crisis.
Su principal objetivo es reducir al máximo el tiempo de interrupción y los impactos ocasionados cuando los riesgos se convierten en incidentes. En consecuencia, busca limitar las pérdidas financieras que puedan generarse.
Además, contribuye a establecer prioridades, identificando qué procesos, información y sistemas deben recibir atención prioritaria, así como a proteger la reputación de la marca.
Sin embargo, solo cumplirá su función si está realmente elaborado de manera estratégica. Por ello, es necesario prestar atención para evitar errores comunes que pueden comprometer la ejecución del plan de continuidad del negocio.
Principales errores del plan de continuidad del negocio
El plan de continuidad del negocio está compuesto por el mapeo de riesgos operacionales, la identificación de los procesos esenciales para la operación, la definición de prioridades de recuperación, las estrategias de respaldo y restauración de datos y los planes de contingencia para las áreas críticas.
Aunque puede parecer una lista de verificación bastante completa, aún pueden presentarse errores muy comunes, como:
- Subestimar la gestión de riesgos y herramientas como el Análisis BIA, ya que son la base del plan. El plan de continuidad del negocio utilizará esta información para elaborar las directrices y los protocolos necesarios. Si los primeros análisis no son precisos, todo lo que se derive de ellos tampoco reflejará la realidad.
- Creer que el plan de continuidad es responsabilidad exclusiva del área de TI. La tecnología sí es un pilar importante, pero no es el único. También es necesario contemplar a las personas y los procesos, convirtiendo la continuidad del negocio en una responsabilidad de todas las áreas de la organización.
- No involucrar a la alta dirección. La dirección debe estar comprometida y brindar apoyo directo. Además, es necesario contar con una gobernanza clara y roles bien definidos. Sin esto, nadie sabrá quién debe asumir el liderazgo en momentos de presión.
- Mantener documentos y procedimientos desactualizados. Este también es un error muy común y de gran impacto, ya que puede hacer que las respuestas ante una crisis sean lentas, confusas e ineficientes.
- No realizar simulacros después de elaborar el plan de continuidad del negocio. Esto hace que el plan se convierta simplemente en un documento. Las pruebas ayudan a verificar si el plan será eficaz cuando sea necesario ponerlo en práctica.
- Establecer metas desconectadas de la realidad de la empresa. Definir plazos de recuperación y niveles aceptables de pérdida de datos sin considerar la realidad financiera y operativa de la organización puede terminar convirtiéndose en un riesgo.
- No capacitar a los colaboradores. Aunque los roles definidos en el plan de continuidad del negocio sean claros, es necesario que todos los colaboradores conozcan sus responsabilidades. Las capacitaciones son imprescindibles para difundir las directrices entre todos los involucrados.
- Mantener el mismo plan durante demasiado tiempo. Este es uno de los errores más comunes. Así como el mapa de riesgos debe reevaluarse constantemente, las directrices sobre qué hacer ante incidentes y crisis también requieren revisiones periódicas, ya que el escenario puede cambiar debido a diversos factores externos.
Interact GCN – Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio
Contar con un Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio, como Interact GCN, contribuye a mitigar los principales errores mencionados anteriormente, principalmente al centralizar los datos, brindar mayor agilidad, garantizar el cumplimiento normativo, entre otros aspectos.
Interact GCN está compuesto por tres soluciones —Interact Governance, Interact Risk e Interact Document— ideales para garantizar la continuidad del negocio, totalmente alineadas con requisitos y normas internacionales como ISO 22301, ISO 31000, ISO 9000 y otras similares.
La solución ofrece funcionalidades imprescindibles, como:
- Gestión y mapeo de riesgos;
- Evaluación y revisión de riesgos;
- Monitoreo de alertas;
- Gestión de incidentes, no conformidades y acciones relacionadas con riesgos;
- Informes y análisis de riesgos;
- Alineación entre la gestión de riesgos y el gobierno corporativo;
- Estructuración de los subplanes del plan de continuidad del negocio;
- Control de planes de acción preventivos y correctivos;
- Gestión electrónica de documentos, con control de versiones, distribución y responsables;
- Seguimiento mediante auditorías y evaluaciones de controles;
- Restablecimiento rápido en caso de situaciones adversas.
En Interact GCN, la continuidad del negocio no es un documento aislado. La solución conecta riesgos, impactos, estrategia, responsabilidades, acciones y documentos en un solo lugar, haciendo que la gestión de riesgos y la continuidad del negocio sean más precisas y estén integradas con el resto de la empresa.
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