La gestión de recursos es una etapa imprescindible en la gestión de proyectos, ya que garantiza que los recursos correctos estén disponibles para el equipo en el momento adecuado, asegurando que la conclusión del trabajo se realice en el tiempo previsto y sin desperdicios.
Los recursos pueden ser físicos o de equipo, y varían entre recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos o de tiempo. Estos recursos se identifican desde la etapa de planificación, después de la definición del alcance, y deben ser monitoreados de cerca a lo largo del proyecto.
Dejar de lado la gestión de recursos durante un proyecto implica asumir nuevos riesgos no mapeados previamente, lo que puede resultar en cuellos de botella, desperdicios, sobrecostos del presupuesto e incluso impactos en la calidad de las entregas.
Etapas de la gestión de recursos de proyectos
El PMBOK® indica 6 etapas imprescindibles para una gestión de recursos eficiente:
1. Planificar la gestión de recursos
En esta etapa inicial es necesario entender y definir cómo ocurrirán los procesos relacionados con los recursos necesarios. También identificamos qué métodos se utilizarán, cómo se adquirirán o gestionarán los recursos, qué medidas se tomarán para garantizar su disponibilidad, entre otras decisiones.
2. Estimación de recursos
Después de las definiciones anteriores, llega el momento de estimar lo que será necesario para la ejecución del proyecto. Un consejo importante es recordar lo que fue planificado para garantizar que nada quede fuera y que la estimación no quede desconectada de la realidad.
3. Adquisición
Con las estimaciones correspondientes realizadas, podemos pasar a la adquisición de los recursos o a la reasignación, para que el proyecto tenga todo lo que necesita para iniciar.
4. Desarrollo del equipo
Después de la asignación de recursos tecnológicos o incluso de equipos, llega el momento de desarrollar los recursos humanos del proyecto, garantizando el alto desempeño y asegurando que el equipo esté realmente preparado para desarrollar el proyecto.
Aunque exista un momento ideal para iniciarlo, este desarrollo puede extenderse a lo largo del proyecto, ya que es necesario mantener al equipo alineado y motivado para que pueda alcanzar el objetivo del proyecto.
5. Gestión del equipo
Además de desarrollar, es necesario gestionar al equipo para que sus integrantes tengan una buena relación entre sí y con los patrocinadores del proyecto. En esta etapa, daremos seguimiento al desempeño, proporcionaremos retroalimentación, resolveremos problemas, estableceremos una comunicación activa, gestionaremos cambios e incentivaremos decisiones colaborativas.
6. Control de recursos
Controlar los recursos disponibles garantiza que sean asignados conforme a lo planificado, estando disponibles en el momento correcto y para las personas correctas. Y, aunque sea la última etapa, esta solo se cerrará con la entrega del proyecto.
Desafíos de la gestión de recursos
Sin duda, el principal desafío de la gestión de recursos es asumir muchos proyectos simultáneos, a veces incluso más de los que el equipo puede atender. Esto ocurre, principalmente, por falta de visibilidad de la capacidad real de los equipos/recursos.
El uso de herramientas visuales como el Diagrama de Gantt, el Status Report e incluso aplicaciones de calendario pueden ser muy útiles para la gestión de portafolio y para la gestión de recursos de proyectos.
Otro factor que puede convertirse en un desafío en la gestión de recursos es la falta de visibilidad entre los equipos, lo que genera conflictos relacionados con la disponibilidad de los recursos e impacta en el cumplimiento de los plazos y hasta en el aumento del alcance previsto.
Errores en la planificación de la capacidad de recursos también pueden resultar en desafíos para la gestión de recursos de proyectos. Por eso, esta etapa no debe omitirse bajo ninguna circunstancia, ya que se corre el riesgo de entregar una planificación de proyecto desalineada con las necesidades de recursos.
Impactos de la mala gestión de recursos
La mala gestión o gestión ineficiente de recursos de proyectos puede generar impactos como:
- Retrasos en el cronograma;
- Aumento de los costos;
- Más retrabajos;
- Agotamiento del equipo;
- Baja calidad de las entregas;
- Pérdida de control del cronograma;
- Aumento de riesgos en el proyecto.
Optimiza la gestión de recursos con Interact PRJ
Al contar con un software para gestionar el portafolio de proyectos de una empresa, es posible centralizar tareas, plazos y equipos en un solo lugar, garantizando una gestión eficiente y alineada con los plazos de las entregas.
Interact PRJ, por ejemplo, permite la gestión de todas las etapas del proyecto, además de integrar a todos los involucrados de modo que trabajen juntos para presentar resultados eficientes.
Con la solución, el gestor de proyectos va mucho más allá de dar seguimiento a las tareas, pudiendo estimar recursos humanos, materiales y financieros, relacionándolos con las respectivas actividades de acuerdo con el calendario de trabajo. Esto se refleja directamente en un desafío recurrente, mencionado anteriormente: la falta de visibilidad de la capacidad real.
La solución de Interact Suite ofrece aplicaciones para el monitoreo del avance de las tareas y subtareas, el envío automático de mensajes, pendientes y plazos, además de un calendario para el control de la utilización de los recursos.
Y, para facilitar aún más la rutina, Interact PRJ cuenta con el Asistente de Proyectos, inteligencia artificial capaz de potenciar la gestión de proyectos a través de automatizaciones que estructuran, controlan y dan visibilidad a todas las etapas.
Entre las funcionalidades disponibles, destacamos algunas:
- Reducir el esfuerzo manual en la construcción y documentación de riesgos del proyecto;
- Planificar automáticamente cronogramas;
- Equilibrar equipos al visualizar y ajustar la asignación de recursos;
- Ampliar la visibilidad con informes y dashboards de estado, progreso y seguimiento de esfuerzos, costos y riesgos;
- Optimizar recursos con sugerencias automáticas de redistribución de tareas, entre otras.
