¿Los procesos de tu organización están descentralizados y no cuentan con estándares claros para la toma de decisiones? ¡Esto significa que necesitas invertir en una gobernanza de procesos!
La gobernanza de procesos es responsable de definir las reglas, roles y directrices que guiarán la gestión por procesos, con el objetivo de garantizar que todas las actividades previstas en el proceso se desarrollen de manera eficiente y alineada con los objetivos del negocio.
Es importante recordar que la gobernanza de procesos no es lo mismo que la gestión de procesos. La gestión se enfoca en el modelado de los flujos de trabajo y la ejecución de las tareas, mientras que la gobernanza tiene como objetivo orientar, alinear y monitorear las actividades para que generen valor real para las empresas.
La gestión por procesos puede existir sin la gobernanza de procesos, pero es necesario comprender sus impactos, que pueden reflejarse en la eficiencia operativa, el aumento del retrabajo, la falta de alineación entre los equipos y las inconsistencias en la calidad de las entregas.
¿Por qué adoptar la gobernanza de procesos?
La gobernanza de procesos impacta directamente en la conformidad y en los estándares de calidad de las entregas, ya que establece directrices y controles claros, alineados con los estándares regulatorios y las mejores prácticas de calidad. Esta estrategia fortalece la confianza de los públicos de interés de la marca y protege su reputación.
Esta estructura organizada contribuye a reducir inconsistencias, incidentes e ineficiencias de manera proactiva, lo que se refleja directamente en la mitigación de riesgos en general.
Sus pilares también influyen en la eficiencia de los procesos. Al fin y al cabo, cuando las reglas, roles y directrices están bien definidos, es más fácil identificar áreas y puntos que pueden optimizarse, fortaleciendo la cultura de mejora continua, esencial para mantener la eficiencia de los procesos.
Además, la gobernanza de procesos:
-
Estandariza las iniciativas de cada proceso;
-
Permite la alineación entre las áreas involucradas;
-
Fomenta la eliminación de los silos organizacionales;
-
Contribuye a agilizar el ciclo de vida de cada proceso;
-
Potencia la gestión de proyectos;
-
Amplía la capacidad de agregar valor a las entregas de la empresa.
Estrategias para implementar la gobernanza de procesos
Las etapas iniciales para implementar la gobernanza de procesos son muy similares a las de la gestión por procesos, ya que incluyen un diagnóstico inicial para comprender mejor los procesos del negocio y cuál es su nivel de madurez en gestión por procesos.
Este diagnóstico proporcionará información concreta para planificar el proyecto de implementación con mayor precisión. Como las áreas críticas ya han sido identificadas, resulta aún más fácil establecer metas y definir prioridades.
Si la cadena de valor de tu empresa aún no está estructurada, este es el momento ideal para dedicarle tiempo. Es un elemento crucial que, cuando presenta problemas, puede interferir directamente y comprometer el funcionamiento de la gobernanza de procesos.
Es necesario establecer un consejo de gobernanza, definir las funciones y responsabilidades, así como los responsables de cada proceso y de cada no conformidad. Para que el consejo funcione correctamente, crea políticas, procedimientos y directrices, garantizando una toma de decisiones alineada con la gobernanza de procesos.
Y, al igual que ocurre en una gobernanza corporativa, los documentos estandarizados deben organizarse en un lugar accesible para todos los colaboradores, garantizando que sigan las mejores prácticas establecidas.
Después de la implementación, las capacitaciones y entrenamientos deben formar parte de la rutina, contribuyendo a que los profesionales adquieran los conocimientos y habilidades necesarios para comprender no solo la gobernanza de procesos, sino también los nuevos procesos establecidos. Esta estrategia también contribuye a garantizar la adhesión y el compromiso de los involucrados.
A partir de ahí, el monitoreo debe ser constante, y los indicadores de desempeño pueden facilitar esta gestión. Las reuniones periódicas y los comentarios frecuentes también fomentan la adopción de una cultura de mejora continua por parte de todos.
Además, presta atención a los desafíos que suelen surgir:
-
Resistencia al cambio;
-
Aumento de la complejidad de los procesos;
-
Falta de alineación entre las áreas involucradas;
-
Falta de apoyo de la alta dirección;
-
Los sistemas que ya se utilizan pueden dejar de satisfacer las nuevas necesidades.
Sustenta la gobernanza de procesos de tu empresa con Interact BPM
Interact BPM contribuye a la implementación y también sustenta la gobernanza de procesos de las organizaciones mediante funcionalidades que estructuran, estandarizan, ejecutan, monitorean, miden, controlan y mejoran continuamente los procesos organizacionales.
El enfoque disciplinario adoptado por la solución integra procesos, documentos, monitoreo, análisis, mejora continua y planificación estratégica en un solo lugar.
Además de impulsar el negocio con inteligencia, automatización y robotización, reduce el tiempo total de ejecución del ciclo de vida de los procesos y aumenta la productividad de la empresa.
Sus funcionalidades están totalmente alineadas con los pilares de la gobernanza de procesos, ya que:
-
Estructuran los procesos;
-
Definen responsabilidades;
-
Estandarizan la ejecución;
-
Proporcionan transparencia a los procesos;
-
Monitorean el ciclo de vida de los procesos;
-
Miden su desempeño;
-
Analizan los resultados;
-
Facilitan el análisis y la gestión de riesgos de los procesos;
-
Conectan la operación con la estrategia.
Interact BPM también cuenta con herramientas de inteligencia artificial que llevan la mejora continua de los procesos a un nuevo nivel.
