Os processos da sua organização estão descentralizados e não possuem padrões claros de decisão? Isso significa que você precisa investir em uma governança de processos!
A governança de processos é responsável por definir as regras, papeis e diretrizes que irão nortear a gestão por processos, com o intuito de assegurar que todas as atividades previstas no processo transcorram de maneira eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.
É importante lembrar que governança de processos não se refere à gestão de processos. A gestão está focada na modelagem dos fluxos de trabalho e execução das tarefas, já a governança tem o objetivo de orientar, alinhar e monitorar as atividades para que gerem valor real para as empresas.
A gestão por processos pode sim existir sem a governança de processos, porém, é preciso entender quais seus impactos, que podem refletir na eficiência operacional, no aumento do retrabalho, desalinhamento entre equipes e inconsistências na qualidade das entregas.
Por que adotar governança de processos?
A governança de processos impacta diretamente na conformidade e padrão de qualidade das entregas, pois cria diretrizes e controles claros, alinhados aos padrões regulatórios e melhores práticas de qualidade. Essa estratégia reforça a confiança dos públicos de relacionamento da marca e protege sua reputação.
Essa estrutura organizada contribui para a redução de inconsistências, incidentes e ineficiências de forma proativa, refletindo diretamente na mitigação de riscos de forma geral.
Seus pilares também influenciam na eficiência dos processos. Afinal, quando as regras, papeis e diretrizes estão bem definidas, fica mais fácil identificar áreas e pontos a serem otimizados, reforçando a cultura da melhoria contínua, essencial para manter a eficiência dos processos.
Além disso, a governança de processos:
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Padroniza as iniciativas de cada processo;
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Possibilita o alinhamento entre as áreas envolvidas;
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Incentiva a quebra de silos organizacionais;
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Contribui para agilizar o ciclo de vida de cada processo;
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Potencializa a gestão de projetos;
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Expande a capacidade de agregar valor às entregas da empresa.
Estratégias para implantar a governança de processos
As etapas iniciais de implantação da governança de processos são muito semelhantes à implantação da gestão por processos, pois envolvem um diagnóstico inicial para entender mais sobre os processos do negócio e qual seu nível de maturidade em gestão por processos.
Esse diagnóstico fornecerá informações concretas para planejar o projeto de implatanção com mais assertividade. Como as áreas críticas já foram identificadas, fica ainda mais fácil criar metas e estabelecer prioridades.
Caso a cadeia de valor da sua empresa ainda não esteja estruturada, agora é o momento ideal para dedicar um tempo a isso. Ela é um ponto crucial que, quando apresenta problemas, pode interferir diretamente e comprometer o funcionamento da governança de processos.
É preciso eleger um conselho de governança, definir as funções e responsabilidades, bem como os responsáveis por cada processo e não conformidade. Para que o conselho funcione, crie políticas, procedimentos e diretrizes, garantindo uma tomada de decisão alinhada à governança de processos.
E, assim como ocorre em uma governança corporativa, os documentos padrões devem ser organizados em um local acessível a todos os colaboradores, garantindo que todos sigam as melhores práticas estabelecidas.
Após a implantação, treinamentos e capacitações devem fazer parte da rotina, contribuindo para que os profissionais tenham o conhecimento e habilidades necessárias para compreender não só a governança de processos, mas também os novos processos gerados. Essa estratégia contribui ainda para garantir a adesão e engajamento dos envolvidos.
A partir daí, o monitoramento precisa ser constante e indicadores de desempenho pode facilitar essa gestão. Reuniões períodicas e feedbacks frequentes também incentivam a adoção da cultura de melhoria continua por todos.
Além disso, fique atento aos desafios que costumam surgir:
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Resistência à mudança;
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Aumento da complexidade dos processos;
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Falta de alinhamento entre as áreas envolvidas;
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Falta de apoio das altas lideranças;
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Sistemas já utilizados podem não atender mais às novas necessidades.
Sustente governança de processos da sua empresa com o Interact BPM
O Interact BPM contribui para a implementação e ainda sustenta a governança de processo das organizações através de suas funcionalidades que estruturam, padronizam, executam, monitoram, medem, controlam e melhoram de forma contínua os processos organizacionais.
A abordagem disciplinar adotada pela solução integra processos, documentos, monitoramento, análise, melhoria contínua e planejamento estratégico em um só lugar.
Além de impulsionar o negócio com inteligência, automatização e robotização, reduz o tempo total de execução do ciclo de vida dos processos e aumenta a produtividade da empresa.
Suas funcionalidades estão totalmente alinhadas aos pilares da governança de processos, pois:
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Estruturam os processos;
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Definem responsabilidades;
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Padronizam execução;
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Conferem transparência aos processos;
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Monitoram o ciclo de vida dos processos;
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Medem seu desempenho;
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Analisam resultados;
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Facilitam a análise e gestão de riscos de processos;
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E conectam a operação e estratégia.
O Interact BPM conta ainda com ferramentas de inteligência artificial, que elevam a melhoria contínua dos processos a um novo patamar.
