O portfólio de projetos de sua empresa está alinhado às estratégias do negócio? Existem abordagens capazes de alinhar projetos aos objetivos do negócio e a abordagem integrada entre PMO e VMO é uma delas, sendo considerada muito eficiente.
Contudo, ainda há certa resistência por parte dos profissionais das respectivas áreas. Ainda assim, há formas de contornar esses desafios e usufruir dos benefícios dessa estratégia.
Mas, antes vamos recapitular os conceitos de PMO e VMO para que, então, possamos entender melhor seus benefícios e como driblar seus desafios.
PMO – Escritório de Gerenciamento de Projetos
Trata-se de uma estrutura organizacional responsável por padronizar, gerenciar e fornecer suporte aos projetos da organização. Seu objetivo é garantir eficiência, alinhando as iniciativas aos objetivos estratégicos, prazos e orçamentos previamente definidos.
As principais funções a serem desempenhadas pelo Escritório de Projetos são:
– Definir metodologias, ferramentas e processos para gerenciamento de projetos;
– Monitorar o desempenho dos projetos e suas conformidades;
– Oferecer treinamento e orientações quanto as melhores práticas de gerenciamento de projetos;
– Contribuir para a priorização de projetos.
Contar com um PMO aumenta a eficiência dos projetos, incentiva a tomada de decisões orientada a dados, garante o alinhamento estratégico, entre muitas outras vantagens.
VMO – Escritório de Gestão de Valor
Por alguns, o VMO é descrito como a evolução moderna do PMO, pois foca na entrega de valor, resultados estratégicos e agilidade.
Apesar disso, pode ser utilizada em conjunto com o PMO por ser uma estrutura organizacional focada no gerenciamento de valor dos projetos realizados por uma empresa. Ele atua como um instrumento para que a organização tome decisões tendo como base o benefício gerado, com foco na entrega de melhores resultados, tanto para a empresa quanto para seus clientes.
Entre as funções do Escritório de Gestão de Valor, destacamos:
– Alinhar de forma estratégica projetos e objetivos do negócio;
– Identificar, medir e maximizar as vantagens estratégicas, além de transformar as percepções de forma mais concreta, com números quantitativos e qualitativos;
– Contribui para priorizar os projetos que irão gerar mais valor e impacto para a empresa;
– Monitorar a performance das entregas de valor, garantindo os benefícios previstos no planejamento e identificando riscos de forma prévia.
Qual a diferença entre eles?
Existem muitas similaridades entre os dois conceitos, afinal, são duas estruturas utilizadas para o gerenciamento estratégico de projetos.
Para esclarecer as principais diferenças, confira abaixo:
| PMO | VMO |
| Focado na gestão eficaz de projetos. | Focado na otimização de valor gerada a partir de iniciativas (projetos) e investimentos. |
| Visa a execução e conclusão bem-sucedida dos projetos. | Possui uma abordagem mais ampla, alinhada ao valor gerado a longo prazo. |
| Irá avaliar o sucesso com base na conclusão e na eficiência do projeto. | Irá avaliar o sucesso com base nos benefícios e valor agregado ao longo do ciclo de vida das iniciativas. |
PMO e VMO: vantagens para o portfólio de projetos
Diante das diferenças e semelhanças entre o Escritório de Gerenciamento de Projetos e do Escritório de Gestão de Valor, pode ficar difícil de escolher um só para utilização em sua empresa.
Por isso, a sugestão da abordagem é utilizar os dois escritórios de forma conjunta para potencializar a gestão do portfólio de projetos das organizações. Considere que o PMO é fundamental para garantir os prazos e orçamentos dos projetos, enquanto que o VMO garante que o projeto priorizado seja o mais indicado para gerar valor real ao negócio.
Confira as principais vantagens:
– Conecta a estratégia à execução, assegurando que os projetos entregues gerem valor, tanto para organização quanto para o cliente;
– Facilita a transição do gerenciamento tradicional para metodologias ágeis;
– Proporciona mais maturidade e adaptabilidade, pois os Escritórios de Gestão de Valor utilizam dados e feedbacks mais rápidos, facilitando a resposta diante de mudanças e promovendo a melhoria contínua de forma ainda mais assertiva;
– Melhorias e otimizações no controle e tomada de decisões do negócio.
Ainda assim, existirão desafios
E os principais desafios estão relacionados à resistência à mudança e à transformação cultural dos colaboradores. É preciso ficar claro que nenhuma das áreas irá substituir a outra, mas sim deverão unir suas forças para garantir o que há de melhor no gerenciamento do portfólio de projetos da empresa.
A adaptação das metas de projetos também pode se tornar um desafio inicial, pois enquanto uma área contabiliza as entregas a outra precisa contabilizar valor. É preciso estabelecer métricas claras, que permitem acompanhar a geração de valor de forma tangível, como ROI, VPL, NPS, entre outras.
Essa abordagem integrada exige uma reestruturação dos processos e papéis dentro da empresa, migrando de uma visão horizontal da área de projetos para uma visão focada no valor de produto/serviço. E, por ser um ponto delicado, ao chegarmos nessa parte é importante que o alinhamento da cultura organizacional já esteja mais avançado e as pessoas envolvidas mais preparadas para essa mudança.
Outro ponto que merece atenção é a adaptação e capacitação dos colaboradores à gestão híbrida de projetos, que utiliza métodos ágeis e tradicionais.
É importante lembrar também que, caso não haja uma integração prévia entre o portfólio de projetos e a estratégia do negócio, os impactos serão sentidos de forma mais intensa, pois irá refletir na baixa rastreabilidade entre investimento e resultados.
Esse aspecto afeta ainda a sobrecarga da governança e é aí que o VMO pode ser interpretado como mais uma camada burocrática sobre a gestão de projetos, podendo ter a falsa sensação de perda de agilidade. Mas, lembre-se que se isso acontecer será apenas durante o período de transição, até que todas as pontas estejam devidamente alinhadas.
Mudar dá trabalho, mas não podemos continuar fazendo as mesmas coisas quando almejamos resultados melhores. Com paciência e colaboração de todos, as transições se tornam mais fluidas.
Além disso, contar com uma ferramenta para gerenciar os projetos de seu negócio pode facilitar ainda mais, inclusive na integração de projetos e metas institucionais.
Gerenciamento do portfólio de projetos com o Interact Suite
O Interact Suite conta com uma solução completa para gerenciar todas etapas do portfólio de projetos de sua empresa, integrando todas as áreas envolvidas de modo que funcionem juntas, garantindo assim a execução conforme seu cronograma e apresentando resultados eficientes.
A solução está integrada às soluções de gestão de documentos e governança, essenciais para garantir projetos alinhados aos objetivos do negócio e geração de valor.
A ferramenta permite ainda a gestão do escopo, cronograma, custos, recursos, qualidade, comunicados, riscos, partes interessadas e integrações de um projeto. Suas funcionalidades foram inspiradas nos princípios e boas práticas do PMI – Project Management Institute.
O Assistente de Projetos, por exemplo, conta com Inteligência Artificial para agilizar o planejamento e a comunicação dos projetos, analisando dados reais e auxiliando na execução de etapas importantes, como a geração automática de Status Report e a criação de tarefas com base no título e descrição do projeto.
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