Um dos passos cruciais da gestão de riscos é a construção do plano de continuidade de negócio, um documento que reúne todas as orientações para que a empresa mantenha ou retome suas atividades essenciais diante de imprevistos, incidentes ou momentos de crise.
Seu principal objetivo é reduzir ao máximo o tempo de paralisação e os impactos causados quando riscos se transformam em incidentes. E, consequentemente, limitar os prejuízos financeiros que possam ser causados.
Ele ainda contribui para definir as prioridades, identificando quais os processos, informações e sistemas têm preferência, além de proteger a reputação da marca.
Porém, ele só cumprirá seu papel se realmente estiver elaborado de forma estratégica. Por isso, é preciso ficar atento para evitar erros comuns que podem comprometer o andamento do plano de continuidade do negócio.
Principais erros do plano de continuidade de negócio
O plano de continuidade de negócios é composto pelo mapeamento de riscos operacionais, identificação de processos essenciais para a operação, definição de prioridades de recuperação, estratégias de backup e restauração de dados e por planos de contingência para as áreas críticas.
Apesar de parecer um checklist bem completo, ainda podem ocorrer erros muito comuns como:
– Subestimar a gestão de riscos e ferramentas como Análise BIA, pois são a base, o plano de continuidade de negócios irá utilizar essas informações para elaborar as orientações e protocolos necessários. Se os primeiros não forem assertivos, tudo que seguirá daí também não irá refleitr a realidade.
– Acreditar que plano de continuidade é coisa somente da TI. A tecnologia é sim um pilar importante, porém, não é o único. É preciso contemplar pessoas e processos também, se tornando responsabilidade de todas as áreas da organização.
– E, por falar em responsabilidade, a liderança precisa estar engajada e fornecer apoio direto. Além disso, é preciso ter uma governança clara e papeis bem definidos, sem isso ninguém sabe quem tomará a frente em momentos de pressão.
– Documentos e procedimentos desatualizados também são erros muito comuns, mas com um grande peso. Faz com que as respostas a uma crise se tornem lentas, confusas e ineficientes
– Não realizar simulados após a construção do plano de continuidade do negócio faz com que ele se torne apenas um documento. Testes contribuem para verificar se o plano será eficaz quando necessário.
– Estabelecer metas desconexas da realidade da empresa é outro fator que requer atenção, pois definir prazos de retorno e perda aceitável de dados sem alinhar com a realidade financeira e operacional acaba por se tornar um risco.
– Mesmo que os papeis do plano de continuação de negócios estejam claros e bem definidos, é preciso que todos os colaboradores tenham conhecimento. Treinamentos são imprescindíveis para difundir as orientações entre todos os envolvidos.
– Por fim, manter o mesmo plano por muito tempo é um dos erros mais comuns. Assim como o mapa de riscos deve ser reavaliado constantemente, as orientações do que fazer em casos de incidentes e crises também requerem revisões, pois o cenário pode mudar por influência de vários aspectos externos.
Interact GCN – Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios
Contar com um Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios, como o Interact GCN, contribui para mitigar os principais erros citados acima, principalmente por centralizar dados, conferir mais agilidade, garantir conformidade regulatória, entre outros aspectos.
O Interact GCN é composto por três soluções – Interact Governance, Interact Risk e Interact Document – ideais para garantir a continuidade dos negócios, totalmente alinhados a requisitos e normas internacionais como a ISO 22301, ISO 31000, ISO 9000 e outras semelhantes.
A solução disponibiliza funcionalidades imprescindíveis como:
- Gestão e mapeamento de riscos;
- Avaliação e revisão de riscos;
- Monitoramento de alertas;
- Ocorrências, não conformidades e ações de riscos;
- Relatórios e análises de riscos;
- Alinhamento entre gestão de riscos e governança corporativa;
- Estruturação dos subplanos do plano de continuidade de negócio;
- Controle de planos de ação preventivos e corretivos;
- Gerenciamento eletrônico de documentos, com controle de versões, distribuição e responsável;
- Acompanhamento através de auditorias e avaliações de controle;
- Reestebelecimento rápido em caso de situações adversas.
No Interact GCN, a continuidade do negócio não é um documento isolado. Ele conecta riscos, impactos, estratégia, responsabilidades, ações e documentos em um só lugar, tornando a gestão de riscos e a continuidade do negócio mais assertiva e integrada ao restante da empresa.
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