Como é a gestão de documentos e qual a importância dela em sua empresa? A resposta para essa pergunta, à primeira vista, parece não ser tão importante diante de tantos outros aspectos a serem considerados no dia a dia da gestão de uma empresa.
Porém, apesar de se assemelhar a uma tarefa simples, é de extrema relevância por ser responsável pelo armazenamento e organização de todos os documentos da empresa, sejam instruções de trabalho, documentos legais, financeiros, entre muitos outros.
O principal objetivo da gestão de documentos é tornar a rotina das áreas mais produtiva, assegurando também que a empresa esteja em conformidade com as legislações vigentes.
Não se trata de um processo isolado, pois torna-se imprescindível para a organização de áreas estratégicas como Desenvolvimento Humano, Financeiro e Gestão da Qualidade, podendo impactar até na conquista de certificações, como é o caso da Acreditação utilizada na área da saúde.
Importância da gestão de documentos eficiente
O processo é tão importante para o todo que, atualmente, sugere-se que uma política de gestão de documentos seja criada para que possamos usufruir de todas suas vantagens.
Quando realizada de forma eficaz, a gestão de documentos:
– Garante eficiência e produtividade;
– Promove maior segurança e gestão de riscos;
– Impacta na redução de custos;
– Torna a empresa mais alinhada ao Compliance e conformidade em geral;
– Promove a organização estratégica;
– Alinha a estratégia às práticas sustentáveis;
– Impacta na confiabilidade da marca;
– E torna o negócio mais competitivo.
Desafios enfrentados diariamente
Um dos principais desafios enfrentados pelas organizações nesta área é o armazenamento físico e a dificuldade de manter tudo isso em ordem. Por isso, o ideal é que as empresas digitalizem praticamente tudo, deixando em arquivo físico somente o que realmente precisa.
Ainda assim, a tecnologia não resolve todos os problemas e o volume dos documentos, mesmo que digital, ainda é algo que merece atenção. Afinal, cada área tem seus próprios arquivos e é preciso encontrar um software para centralizar essa gestão e garantir que todos os envolvidos tenham acesso ilimitado às informações.
A padronização também é um desafio latente, evidenciando a necessidade de criar um sistema de categorização que considere os tipos de documentos e setores que terão acesso, bem como os prazos de validade relacionados a eles.
Esse aspecto tem maior peso na área de Gestão da Qualidade, por exemplo, que deve garantir que a instruções de trabalho estejam atualizadas e todos envolvidos estejam a par das mudanças da última versão. Caso contrário, irá comprometer as entregas, sejam elas de produtos físicos ou de serviços, como o caso de atendimento a pacientes.
Uma gestão de documentos eficaz impacta na produtividade das equipes, considerando que times bem alinhados e orientados possuem maior autonomia para dar andamento em suas tarefas. Além disso, quando se trata da gestão digital de documentos, o tempo antes gasto na gestão física pode ser direcionado para atividades estratégicas.
E, o engajamento de todos, assim como em outras áreas, também é um desafio recorrente. Contudo, pode ser resolvido com estratégias de endomarketing e com o alinhamento da Cultura Organizacional.
Gestão digital de documentos com o Interact Suite
A gestão de documentos não é mais uma opção para as empresas! Dessa forma, contar com uma ferramenta para gestão digital tornou-se imprescindível para otimizar o processo e torna-lo mais eficaz.
O Document Manager é o EDM – Eletronic Document Management System da Interact. A solução garante o mais avançado gerenciamento eletrônico de documentos alinhado aos padrões ISO 9000.
Com ele, sua empresa estrutura as categorias de documentos, de acordo com as etapas do ciclo de vida e seus responsáveis. Permite ainda elaborar, liberar, verificar, aprovar e disponibilizar o documento versionado para seu público-alvo.
Entre suas principais aplicações, você encontra produção de documentos, versionamento, repositório, busca e localizador, relatórios customizados, histórico de acessos, portfólio e distribuição.
Acesse nosso site e descubra tudo que o Interact Suite pode fazer para aprimorar a gestão de documentos da sua empresa.
E, caso queira se aprofundar no assunto, faça o download gratuito do ebook “Gestão de Documentos com Eficiência”.
