¿Qué es BPM para ti? Cuando les preguntamos a personas que no suelen estar tan involucradas en el área o que no dominan el concepto, pueden llegar a decir que se trata del mapeo y modelado de procesos, ignorando las demás etapas involucradas que garantizan el buen funcionamiento de los procesos de una organización.
Sin embargo, a pesar de ser una etapa crucial, el modelado de procesos es solo una parte del todo. BPM es un conjunto de prácticas que analizan, diseñan, implementan, gestionan y transforman procesos con el objetivo de alcanzar resultados alineados con las metas estratégicas de la empresa.
Estas prácticas tienen como finalidad mejorar la eficiencia, la eficacia y la calidad de los procesos de un negocio, optimizando la manera en que la empresa lleva a cabo sus actividades diarias. Su enfoque abarca toda la cadena de valor del negocio, desde la identificación de los procesos que deben mejorarse hasta la implementación y el monitoreo de dichas mejoras.
Etapas del BPM
El BPM abarca etapas como la identificación de procesos que necesitan ser mejorados, optimizados o incluso mapeados. Luego, se realiza el análisis de estos procesos ya existentes para identificar oportunidades o cuellos de botella.
Solo entonces se pasa a la etapa de modelado, que consiste en desarrollar un modelo visual de los procesos, utilizando herramientas como Interact Flow. Aunque pueda parecer sencillo “dibujar” los procesos, es fundamental contar con profesionales capacitados para escuchar a los involucrados y plasmar en papel una representación coherente con la realidad, con el fin de obtener su aprobación final.
Una vez hecho esto, se procede a la implementación y automatización de los procesos, así como a su monitoreo, para verificar si están funcionando adecuadamente, identificar posibles desviaciones y medir los resultados obtenidos a partir de las mejoras implementadas.
Y si creías que ahí terminaba, las etapas de análisis y mejora son continuas, con el objetivo de evaluar los resultados, identificar nuevas oportunidades y hacer ajustes siempre que sea necesario.
Esto hace que el Ciclo BPM sea constante y contribuya de manera significativa a todos los resultados de la organización. Después de todo, una empresa enfocada en la mejora continua nunca se detiene y siempre está actualizada y atenta a nuevas oportunidades.
Impactos del uso del BPM, más allá del modelado de processos
El modelado de procesos, por sí solo, ya ofrece numerosos beneficios, como la mejora de la comunicación gracias a la estandarización de los procesos, especialmente aquellos que involucran a dos o más áreas. También contribuye a la identificación de cuellos de botella y redundancias, ya que el proceso pasa a visualizarse de forma completa y detallada. Además, optimiza recursos, facilita la capacitación y el desarrollo de los colaboradores, genera una visión compartida de los procesos, entre otros beneficios.
Sin embargo, una empresa que aplica el BPM en su totalidad —es decir, todas las etapas y herramientas que ofrece— tiene mucho más por ganar.
El BPM impacta positivamente en la productividad, al optimizar los procesos y eliminar los cuellos de botella. Como consecuencia de la reducción del retrabajo y los desperdicios, se logra también una disminución en los costos operativos.
La estandarización de los procesos, a su vez, mejora la calidad y la eficiencia, tanto en la entrega de productos y servicios como en la atención al cliente, brindando una mejor experiencia para todas las personas involucradas con la marca.
Los colaboradores también perciben cambios positivos en el clima organizacional, ya que los sectores comienzan a estar más alineados y conectados para desempeñar sus actividades cotidianas.
Con procesos claros, es más fácil identificar los riesgos y actuar de forma proactiva para mitigarlos, elevando también el nivel de competitividad del negocio frente al mercado y a la competencia.
Interact Flow es BPM más allá del modelado de processos
En Interact, siempre alineamos el uso de nuestras soluciones con metodologías eficaces para facilitar el día a día de las organizaciones y perfeccionar la gestión.
Además, pasamos a entender el BPM como una herramienta mucho más completa que solo el modelado de procesos. Por eso, hemos incorporado nuevas funcionalidades en Interact Flow, una herramienta gratuita creada inicialmente para el mapeo y modelado de procesos.
Actualmente, en Flow encontrarás muchas opciones, como la creación de diagramas, una evaluación del modelo de madurez en la Gestión por Procesos de Negocio, y también podrás mapear el Jornada del Cliente de acuerdo con el Método CCBXD de Gart Capote.
Porque creemos en la integración entre Gestión por Procesos, Proyectos y Gobernanza, en nuestras últimas actualizaciones el equipo ha incorporado herramientas como 5W2H, PDCA, Roadmap y Kanban. Todo esto para que puedas dar un paso más en la ampliación de tu visión sistémica y pensamiento analítico en relación con tus clientes y tu negocio.
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