¿Cómo gestionas la información en el día a día de la gestión del portafolio de proyectos de tu empresa?
Gestionar proyectos involucra a muchas personas, áreas, reuniones, decisiones estratégicas, entre otros aspectos. De todos estos eventos y personas resulta información que, muchas veces, está dispersa en hojas de cálculo, correos electrónicos, carpetas diversas, documentos guardados en el escritorio e incluso anotaciones en papel.
Esta fragmentación de la información puede convertirse en un problema grave en la gestión de proyectos, ya que puede comprometer la organización de los equipos y la capacidad de gestión del proyecto.
¿Por qué ocurre esto?
La respuesta más simple a esta pregunta sería: falta de organización.
Sin embargo, existe otro factor mayor detrás de esto que influye en esa falta de organización: la cultura organizacional. La información termina dispersándose debido a fallas en la cultura organizacional, como no prever procesos estandarizados y políticas de documentación, además de canales y/o herramientas que faciliten la comunicación entre los equipos y la gestión de proyectos en sí.
Proyectos y Procesos necesitan ir de la mano; de lo contrario, la información de los proyectos estará condenada a la fragmentación.
Otros aspectos, como el exceso de aplicaciones, el uso de canales informales, la falta de integración de herramientas, la falta de capacitación del equipo involucrado y la comunicación descentralizada, también contribuyen a que ocurra una fragmentación.
Problemas causados por la fragmentación de la información
Es importante entender que, en este caso, asociamos la fragmentación de la información con una mala organización de la información relacionada con el proyecto e incluso con la descentralización de la misma. Después de todo, la información existe, pero, como está dispersa, no está disponible para el acceso de todos los involucrados.
Los impactos de esta fragmentación suelen ser negativos, generando:
- Pérdida de productividad y tiempo;
- Dificultad para dar seguimiento al avance del proyecto;
- Fallas de comunicación;
- Toma de decisiones lenta e ineficiente;
- Decisiones basadas en información desactualizada;
- Dificultades para identificar riesgos y fallas de seguridad;
- Dependencia de personas y pérdida de información y lecciones aprendidas.
Impactos en la toma de decisiones
La información confiable garantiza que las decisiones tomadas sean acertadas. Sin esto, el avance o el éxito de los proyectos de una organización estarán realmente comprometidos, ya que la información analizada no corresponde a la realidad del proyecto.
Cuanto más fragmentada esté la información, más difícil será construir una visión confiable acerca de plazos, costos, alcance, recursos, riesgos, desempeño, entregas, entre otros elementos.
Y es ahí donde entra un pilar que marca toda la diferencia: centralizar no tiene el mismo significado que reunir. Es necesario reunir información y crear las condiciones para que estos datos del proyecto puedan actualizarse de forma constante y puedan servir de apoyo a la gestión.
Para esto, es necesario contar con una herramienta tecnológica o software que, además de centralizar la información y facilitar la comunicación del equipo, también sea capaz de proporcionar informes y análisis para la toma de decisiones.
Las rutinas de recolección y análisis de datos pueden contribuir significativamente a aumentar la calidad de la información almacenada.
Pero es necesario hacer una aclaración importante aquí: centralizar información no es centralizar decisiones, sino solo poner a disposición la misma información en un único lugar para que todos los involucrados estén en la «misma página».
Interact PRJ: la tecnología como aliada en la gestión de la información
Interact PRJ puede ser tu aliado para evitar la fragmentación de información del portafolio de proyectos de tu empresa.
La solución permite la planificación y el seguimiento de los proyectos de acuerdo con las fases del ciclo de vida, la supervisión de todas las etapas de los procesos de gestión de proyectos, la gestión de alcance, cronograma, costos, recursos, calidad, comunicaciones, riesgos e integraciones de un proyecto.
Pero, como el tema en cuestión es la gestión de información del proyecto, vamos a destacar algunas funcionalidades que se relacionan directamente con el problema:
- Integración con Interact Document, para la gestión, el acceso y el control de todos los documentos;
- Envío automático de mensajes, pendientes y plazos;
- Integración con Interact Governance, para alinear los proyectos con la planificación estratégica y el seguimiento de metas y objetivos;
- Permite la exportación de proyectos a hojas de cálculo de Excel u Open Office, sin necesidad de mantener controles paralelos;
- Cuenta con Project Canvas, para visualizar todo el alcance de un proyecto en una única imagen, además de facilitar el desarrollo de forma colaborativa;
- La aplicación de Informes permite la generación de informes con toda la información del sistema, posibilitando personalizaciones de acuerdo con las necesidades específicas del usuario;
- Funcionalidad exclusiva para Reuniones y Actas, que favorece una colaboración más eficiente y transparente.
Interact PRJ también cuenta con herramientas de inteligencia artificial que facilitan y optimizan la rutina de los profesionales de gestión de proyectos.
