Un sistema de gestión de la calidad es una forma de organizar cómo trabaja la empresa para atender tanto las necesidades de los clientes como las leyes del sector que garantizan el estándar y la calidad de las entregas.
Por ser un sistema robusto, involucra un conjunto de políticas, procesos y procedimientos que una empresa utiliza para garantizar la excelencia en la entrega de sus productos o servicios.
Muchas personas asocian la implementación de un sistema de gestión de la calidad con certificaciones como la ISO 9001, por ejemplo. Pero va mucho más allá: estandariza rutinas, evita errores y busca la mejora continua de los procesos internos.
Ventajas de implementar un sistema de gestión de la calidad
Aunque es más común en empresas de los segmentos industrial y de salud, el sistema de gestión de la calidad debería implementarse en empresas de todos los segmentos, dadas las ventajas que se pueden obtener a partir de él.
- Contribuye a prevenir fallas y riesgos operativos;
- Impacta en el aumento de la productividad;
- Incentiva la mejora continua de todos los procesos de la empresa;
- Optimiza los recursos y evita desperdicios;
- Fortalece la cultura de la calidad;
- Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio;
- Aumenta la confiabilidad de la marca y, en consecuencia, el desempeño operativo.
Principales problemas de NO adoptar un SGC
Las ventajas de implementar un sistema de gestión de la calidad no siempre son suficientes para convencer a los profesionales y gestores de su real importancia. Por eso, este artículo también destaca los principales problemas, riesgos y obstáculos generados por su ausencia, que son numerosos y, quizás, incluso más impactantes.
La falta de estandarización, por ejemplo, afecta tanto la calidad de las entregas como la eficiencia y la toma de decisiones. La falta de un estándar que oriente el proceso aumenta el retrabajo y disminuye la productividad general del equipo, genera inconsistencia de datos para la toma de decisiones y dificulta la capacitación de nuevos colaboradores.
Este aspecto también impacta en la dependencia de personas específicas, pues al no poder capacitar a nuevas personas involucradas en el área, el conocimiento queda centralizado en pocos colaboradores que, cuando se van, generan impactos severos en la operación.
El desperdicio de recursos de la empresa también es un problema crítico, consecuencia de la falta de un sistema de gestión de la calidad. Estamos acostumbrados a asociar el desperdicio con alteraciones del presupuesto; sin embargo, gran parte de él queda enmascarado en la cantidad expresiva de horas de trabajo del equipo. Estas horas suelen utilizarse para buscar información dispersa, corregir errores e incluso rehacer actividades.
Además de desmotivar al equipo, que necesita adoptar constantemente una postura reactiva, impide que la empresa aspire a resultados mayores. Este mismo patrón reactivo, a largo plazo, acarrea la pérdida de competitividad e innovación, las decisiones tomadas durante ese período no son confiables y la cultura de la mejora continua no llega, de hecho, a implementarse.
Todos los problemas mencionados anteriormente pueden escalar a algo mucho mayor, como la pérdida de mercado y la dificultad de crecimiento de la empresa. Después de todo, sin estándares la empresa no logra escalar la operación.
El uso de herramientas tecnológicas, como la Inteligencia Artificial, tan popular actualmente, termina convirtiéndose en un problema. Pues la IA potencia lo que ya está organizado y acelera el caos de aquello que presenta fallas.
Comienza entendiendo los principios de la calidad
Si quieres implementar un sistema de gestión de la calidad, pero no sabes por dónde empezar, sugerimos que comiences por los principios de la calidad. Entenderlos hará que la gestión de la calidad de tu empresa se estructure sobre bases sólidas.
La cultura organizacional debe estar alineada, y entender los principios contribuye a que todos estén en la misma página. De lo contrario, sería lo mismo que empezar a construir una casa por el techo.
Los principios de la calidad son:
– Enfoque en el cliente: es un principio fundamental de la gestión de la calidad, que busca garantizar que los servicios o productos estén totalmente alineados con las necesidades del cliente, ya sean actuales o futuras.
– Liderazgo: los líderes son responsables de crear y mantener un ambiente propicio para que los involucrados en el proceso puedan desempeñar sus actividades de forma adecuada, manteniéndolos motivados y comprometidos con las metas generales.
– Compromiso de las personas: las personas son la esencia de una empresa, ejecutarán los procesos, atenderán a los clientes… Por lo tanto, la gestión de la calidad debe promover la participación de todos para que puedan comprender y utilizar sus habilidades y conocimientos para garantizar las entregas finales.
– Enfoque basado en procesos: sin procesos = sin estandarización, que es un pilar fundamental de la calidad en las empresas. Permite una visión sistémica del todo, posibilitando mayor eficiencia, mejora continua de los procesos, mejores resultados, entre otros.
– Mejora continua: para mantener la calidad de los productos o servicios, atendiendo las necesidades constantes de los clientes, la mejora continua es primordial. No es posible alcanzar resultados diferentes sin percibir y reconocer las oportunidades de mejora.
– Toma de decisiones basada en datos: dentro de un sistema de gestión de la calidad, las decisiones tomadas deben basarse en datos y en el análisis de información confiable. Y sabemos que esto no es posible sin la implementación y el monitoreo de indicadores.
– Gestión de las relaciones: es necesario gestionar de forma saludable todas las relaciones de la empresa, tanto con clientes como con colaboradores, proveedores o socios. Estas relaciones deben buscar el beneficio, el desarrollo y el respeto mutuo, generando valor para el negocio.
Interact QMS: de la implementación al seguimiento del sistema de gestión de la calidad
Hasta ahora hablamos mucho de la teoría, ¡que sí es muy importante! Pero ¿cómo ponerlo todo en práctica de forma organizada? Contar con una herramienta consolidada en el mercado marca toda la diferencia para alcanzar resultados significativos.
Interact QMS, solución de gestión de la calidad de Interact Suite, cuenta con una sistematización moderna y ágil para garantizar que todas las alineaciones resulten en mayor seguridad en la búsqueda de la excelencia en la gestión e incluso en la obtención de certificaciones y acreditaciones.
Ampliamente difundido en instituciones de salud, Interact QMS puede utilizarse en empresas de todos los segmentos que quieran implementar o potenciar los resultados de su sistema de gestión de la calidad.
La solución atiende todos los niveles de certificaciones y acreditaciones como ISO y JCI, garantizando la alineación de la estrategia con la operación, siguiendo metodologías consolidadas como BSC y Gerenciamiento por Directrices.
Sus funcionalidades permiten:
- Generar mapas estratégicos;
- Identificar fácilmente fallas, amenazas y oportunidades de negocio;
- Realizar una gestión segura y transparente con la práctica de auditorías;
- Generar informes y estadísticas para análisis gerenciales y críticos;
- Monitoreo visual de indicadores;
- Gestión de incidencias y no conformidades;
- Control de planes de acción y proyectos;
- Gestión integrada de eventos de análisis crítico.
La solución también integra herramientas de inteligencia artificial, a través de Interact Aion, optimizando la gestión de riesgos, la gobernanza corporativa, la gestión de documentos y la gestión de incidencias.
