Um sistema de gestão da qualidade é uma forma de organizar como a empresa trabalha para atender tanto às necessidades dos clientes, quanto às leis do setor que garantem o padrão e qualidade das entregas.
Por ser um sistema robusto, envolve um conjunto de políticas, processos e procedimentos que uma empresa utiliza para garantir a excelência na entrega de seus produtos ou serviços.
Muitas pessoas associam a implementação de um sistema de gestão da qualidade a certificações como a ISO 9001, por exemplo. Mas, ele vai muito além, padronizando rotinas, evitando erros e buscando a melhoria contínua dos processos internos.
Vantagens de implementar um sistema de gestão da qualidade
Apesar de ser mais comum em empresas dos segmentos indústria e saúde, o sistema de gestão da qualidade deveria ser implementado em empresas de todos os segmentos, diante das vantagens que podem ser obtidas a partir dele.
– Contribui para prevenir falhas e riscos operacionais;
– Impacta no aumento da produtividade;
– Incentiva a melhoria contínua de todos os processos da empresa;
– Otimiza os recursos e evita desperdícios;
– Fortalece a cultura da qualidade;
– Garante a conformidade legal e regulatória;
– Aumenta a confiabilidade da marca e, consequentemente, performance operacional.
Principais problemas de NÃO adotar um SGQ
As vantagens da implementação de um sistema de gestão da qualidade nem sempre são suficientes para convencer os profissionais e gestores de sua real importância. E é por isso, que este artigo também destaca os principais problemas, riscos e impasses gerados pela falta dele, que são inúmeros e, talvez, até mais impactantes.
A falta de padronização, por exemplo, afeta tanto a qualidade das entregas quanto a eficiência e tomada de decisões. A falta de um padrão para nortear o processo aumenta o retrabalho e diminui a produtividade geral da equipe, gera inconsistência de dados para a tomada de decisões e dificulta o treinamento de novos colaboradores.
Esse aspecto também impacta na dependência de pessoas específicas, pois sem conseguir treinar novas pessoas envolvidas na área, o conhecimento fica centralizado em poucos colaboradores que, quando saem, resultam em impactos severos na operação.
O desperdício de recursos da empresa também é um problema crítico, consequência da falta de um sistema de gestão da qualidade. Estamos acostumados a associar desperdício a alterações do orçamento, porém, grande parte dele fica mascarado na quantidade expressiva de horas de trabalho da equipe. Essas horas costumam ser utilizada para procurar informações dispersas, corrigir erros e até refazer atividades.
Além de desmotivar o time, que precisa uma adotar uma postura reativa constantemente, impende que a empresa almeje resultados maiores. Esse mesmo padrão reativo, a longo prazo, acarreta na perda de competitividade e inovação, as decisões tomadas durante esse período não são confiáveis e a cultura da melhoria contínua não chega, de fato, a ser implementada.
Todos os problemas citados acima podem escalonar para algo muito maior, como a perda de mercado e a dificuldade de crescimento da empresa. Afinal, sem padrões a empresa não consegue escalar a operação.
O uso de ferramentas tecnológicas, como a Inteligência Artificial tão popular atualmente, acaba se tornando um problema. Pois, a IA potencializa o que já está organizada e acelera o caos daquilo que possui falhas.
Comece entendendo os princípios da qualidade
Se você quer implementar um sistema de gestão da qualidade, mas não sabe por onde começar, sugerimos que comece pelos princípios da qualidade. Entende- los fará com que a gestão da qualidade de sua empresa seja estruturada em bases sólidas.
A cultura organizacional deve estar alinhada e entender os princípios contribui para que todos estejam na mesma página. Do contrário, seria o mesmo que começar a construir uma casa pelo telhado.
Os princípios da qualidade são:
– Foco no cliente: é um princípio fundamental da gestão da qualidade, que visa garantir que os serviços ou produtos estejam totalmente alinhados às necessidades do cliente, seja ela atual ou futura.
– Liderança: os líderes são responsáveis por criar e manter um ambiente propício para que os envolvidos no processo possam desempenhar suas atividades de forma adequada, mantendo-os motivados e comprometidos com as metas gerais.
– Engajamento das pessoas: as pessoas são a essência de uma empresa, vão executar os processos, atender os clientes… Logo, a gestão da qualidade deve promover o envolvimento de todos para que possam compreender e utilizar suas habilidades e conhecimentos para garantir as entregas finais.
– Abordagem por processos: sem processos = sem padronização, que é um pilar fundamental da qualidade nas empresas. Permite uma visão sistêmica do todo, possibilitando aumento da eficiência, melhoria contínua dos processos, resultados melhores, entre outros.
– Melhoria contínua: para manter a qualidade dos produtos ou serviços, atendendo as necessidades constantes dos clientes, a melhoria contínua é primordial. Não é possível alcançar resultados diferentes sem perceber e reconhecer as oportunidades de melhoria.
– Tomada de decisão baseada em dados: dentro de um sistema de gestão da qualidade, as decisões tomadas devem ser baseadas em dados e análises de informações confiáveis. E, sabemos que isso não é possível sem a implantação e monitoramento de indicadores.
– Gestão dos relacionamentos: é preciso gerir de forma saudável todos os relacionamentos da empresa, tanto de clientes, colaboradores, fornecedores ou parceiros. Essas relações devem buscar o benefício, desenvolvimento e respeito mútuo, gerando valor ao negócio.
Interact QMS: da implementação ao acompanhamento do sistema de gestão da qualidade
Até agora, falamos muito da teoria, que é sim muito importante! Mas, como colocar tudo isso em prática de forma organizada? Contar com uma ferramenta consolidada no mercado faz toda a diferença para alcançar resultados significativos.
O Interact QMS, solução de gestão da qualidade do Interact Suite, conta com uma sistematização moderna e ágil para garantir que todos os alinhamentos resultem em maior segurança para a busca da excelência em gestão e até a conquista de certificações e acreditações.
Amplamente difundido em instituições de saúde, o Interact QMS pode ser utilizado em empresas de todos os segmentos que queiram implementar ou potencializar os resultados do seu sistema de gestão da qualidade.
A solução atende todos os níveis de certificações e acreditações como ISO, ONA, JCI e RDC 301, garantindo alinhamento da estratégia à operação, seguindo metodologias consolidadas como BSC e Gerenciamento pelas Diretrizes.
Suas funcionalidades permitem:
– Gerar mapas estratégicos;
– Identificar facilmente falhas, ameaças e oportunidades de negócio;
– Realizar uma gestão segura e transparente com a prática de auditorias;
– Gerar relatórios e estatísticas para análises gerenciais e críticas;
– Monitoramento visual de indicadores;
– Gestão de ocorrências e não conformidades;
– Controle de planos de ação e projetos;
– Gerenciamento integrado de eventos de análise crítica.
A solução ainda integra ferramentas de inteligência artificial, através do Interact Aion, otimizando a gestão de riscos, a governança corporativa, a gestão de documentos e a gestão de ocorrências.
