Sua empresa acompanha os indicadores de processos?
Muito se fala sobre a gestão por processos de uma organização estar em constante avaliação com o intuito de propor melhorias de forma contínua e, para que isso aconteça, é preciso estabelecer indicadores e métricas capazes de avaliar sua efetividade.
Outra questão recorrente nas empresas é: como saber se a gestão por processos ou que os processos modelados estão funcionando?
Na verdade, não existe outra forma de saber senão estabelecer objetivos para ficar claro onde queremos chegar com eles. E, é preciso criar indicadores de acompanhamento para que possamos evidenciar de forma prática sua eficiência ou ineficiência.
Motivos para acompanhar indicadores de processos
Como dizia Peter Drucker – “O que é medido tende a melhorar”. E esse é o ponto inicial pelo qual defendemos a utilização de indicadores para medir o desempenho dos processos de uma empresa.
Jamais considere por encerrado o trabalho após a modelagem e validação de um processo! Apenas encerramos uma etapa para começar outra, que se perpetuará enquanto a gestão por processos permanecer ativa na empresa.
Métricas e indicadores contribuem para identificar gargalos, ineficiências e possíveis desvios, facilitando a identificação de oportunidades de melhoria para os processos. Outro aspecto impactado positivamente é a tomada de decisões, que passa a ser orientada por dados e informações reais.
Entre outras vantagens, destacamos também o alinhamento estratégico, monitoramento de eficiência, avaliação da experiência do cliente e transparência no negócio.
Salientamos ainda que iniciar a gestão por processos de uma empresa sem indicadores é totalmente possível, porém, sustenta-la a longo prazo sem eles se tornará inviável. Sem indicadores não conseguimos identificar se algo melhorou, gargalos reais podem passar despercebidos, não conseguimos tomar decisões com base em dados, nem saber quando alcançamos o sucesso de um processo.
Como escolher os indicadores?
“Alinhar o desempenho do processo às metas organizacionais é o principal motivo para a realização de práticas de gerenciamento de processos.” – BPM CBOK 4.0.
Dito isso, é preciso ter objetivos organizacionais e um planejamento estratégico claros para que possamos enumerar os indicadores que serão utilizados para acompanhar os processos de uma organização.
Não existe uma lista de métricas prontas que servirá para absolutamente todas as empresas. Então, caso ainda esteja com dificuldades, o BPM CBOK define PPIs – Process Performance Indicators, responsáveis por avaliar a eficiência, efetividade e consistentência dos processos.
Um PPI precisa atender as seguintes características principais:
– Foco no processo, avaliando atividades específicas, como o tempo de ciclo, por exemplo.
– Precisam ser acionáveis, ou seja, fornecer dados que permitam aos gestores um entendimento da eficácia dos processos internos e quais melhorias podem ser realizadas.
– Padrões de desempenho, contribuindo para estabelecer tendências e conferir maior controle quanto a variabilidade dos resultados.
– Garantir o monitoramento de todos os processos, sejam eles primários, de suporte ou de gestão.
Confira alguns exemplos de indicadores:
– Tempo: irá medir o tempo total até a finalização de um processo ou ciclo.
– Eficiência: considera os recursos investidos em relação ao resultado obtido.
– Produtividade: mede a quantidade produzida em relação aos recursos utilizados.
– Qualidade: utilizado para verificar a taxa de defeitos ou erros em produtos e serviços.
– Capacidade: refere-se ao volume máximo de trabalho que um processo pode fazer em um período determinado.
– Custo: avalia os gastos durante a execução do processo.
– Conformidade: indicado para verificar se as tarefas foram executadas de acordo com o padrão.
Além desses, a empresa pode incorporar outras métricas que façam sentido para seus processos e planejamento estratégico.
Gestão por processos e seus indicadores com o Interact Suite
A gestão de processos vai muito além da modelagem de processos em si, por isso, utilizar ferramentas tecnológicas que estão sempre atentas às necessidades e novidades do mercado pode contribuir para elevar o padrão de seus processos.
A solução Gestão por Processos, do Interact Suite comporta toda as etapas da gestão por processos com eficiência e agilidade.
Além de promover o alinhamento entre as estratégias organizacionais, as tecnologias da informação e as tecnologias operacionais, permite a geração de dados estratégicos definidos em conjunto através da solução de indicadores.
E, para que o monitoramento dos processos fique ainda mais completo, a solução oferece a funcionalidade Mapa de Calor, para visualização gráfica do desempenho e os pontos críticos de um processo. Através dele, as equipes podem perceber insights imediatos, contribuindo para a tomada de decisão.
Solicite uma demonstração e transforme sua gestão de processos através de um monitoramento inteligente de indicadores de processos!
