Processos burocráticos não impactam só na experiência do cliente e dos colaboradores, mas também aumentam os custos operacionais, comprometem a eficiência e a produtividade, e inibem a inovação e criatividade nas organizações.
É preciso lembrar também que o excesso de burocracia direciona a empresa para o caminho oposto da Gestão por Processos. Afinal, o papel dos processos nas organizações é justamente transformar recursos e informações em produtos e serviços, priorizando a eficiência e eficácia, além de gerar valor ao longo deste caminho.
A Gestão por Processos tem como objetivo simplificar as coisas, otimizar o funcionamento da empresa e alinhar as atividades para que fluam de forma constante. Então, se sua empresa está sofrendo com o excesso de burocracia nos processos, certamente não está levando em considerando os pilares propostos pela metodologia.
Pilares da Gestão por Processos
Relembre os pilares da Gestão por Processos:
- Visão Estratégica
- Padronização e Clareza
- Melhoria Contínua
- Foco no Cliente
Por que os processos se tornam burocráticos?
Além de não considerar as boas práticas de Gestão por Processos, outros aspectos podem contribuir para que os processos de uma organização se tornem burocráticos.
• Crescimento da empresa: ao mesmo tempo que as empresas crescem e necessitam aumentar sua capacidade produtiva, cresce também o número de colaboradores e até áreas envolvidas em um mesmo processo.
Isso pode fazer com que o trabalho seja fragmentado em funções especializadas, gerando os tão temidos silos organizacionais, que fazem com que cada área trabalhe de forma isolada. A falta de entrosamento ao longo do processo aumenta os esforços e impacta na quantidade de processos para coordenar as atividades.
• Perfil conservador: o perfil da empresa em relação aos riscos afeta diretamente na burocratização dos processos, pois a busca excessiva pela padronização parece reduzir a probabilidade de erros.
Contudo, regras claras e objetividade na estrutura hierárquica são fatores que podem evitar conflitos, atuando na redução de riscos.
Outro aspecto a ser observado é a cultura organizacional e o ambiente que, quando muito tradicional ou altamente regulamentado, tende a propiciar maior burocratização.
• Excesso de processos: ao invés de simplificar as atividades, pode ocorrer a criação de muitos processos complexos e, por vezes, desnecessários. Este acúmulo de etapas gera a burocratização improdutiva, ou seja, que não tem função alguma diante dos objetivos da empresa.
• Falta de tecnologia: a falta de ferramentas tecnológicas exige processos manuais e repetitivos, tornando-se complexos desde sua concepção. Por isso, voltamos à importância da transformação e digitalização de processos, bem como de seus documentos.
Como reduzir os processos burocráticos?
1) Autonomia:
Sabemos que líderes precisam estar a par de tudo que acontece em suas respectivas áreas, porém, acabam trancando os processos mais simples que poderiam seguir com fluidez.
Os colaboradores precisam de um certo nível de autonomia para realizar suas atividades com mais agilidade, não necessitando um longo processo de aprovação. O excesso de aprovações gera frustrações, tanto do líder quanto do colaborador que não consegue avançar em suas demandas.
Caso a equipe seja muito jovem e não consiga avançar com autonomia no processo, treinamentos e capacitações são uma alternativa eficaz.
2) Avalie seus processos
Processos precisam ser reavaliados e estabelecer uma periodicidade para que isso aconteça garante que o processo reflita as necessidades cotidianas, tanto da equipe envolvida quanto do público de relacionamento da marca.
Essa avaliação, para ser assertiva, deve considerar qual o tempo atual de resposta previsto; se a quantidade de pessoas e áreas envolvidas é realmente necessária; qual o grau de efetividade que o processo tem gerado em relação ao aumento da produtividade, entre outros aspectos.
3) Transformação digital
A transformação digital e a digitalização de processos e documentos resultam na redução considerável da burocracia.
Tudo que antes exigia preenchimento de formulários e solicitações manuais passa a estar a um clique. Além disso, esse se torna um momento propício para avaliar a real necessidade de todas as aprovações e etapas previstas, facilitando as interações entre áreas, por exemplo.
Inclusive, essa integração contribui ainda para garantir o acesso a documentos e orientações, garantindo que os envolvidos tenham todas as informações necessárias.
4) Automatização de processos
A automatização de processos os torna mais ágeis e contribui para organização geral da rotina, reduzindo ricos de erros. Com essa otimização de tempo, a equipe pode se focar em atividades estratégicas.
E, em casos de que sejam realmente mais etapas ou autorizações prévias, a automatização pode reduzir o tempo de espera, pois permite a criação de regras e parametrizações.
O Interact Suite SA contribuir para essa redução
A burocracia não precisa ser um mal necessário quando sua empresa conta com ferramentas tecnológicas que facilitem a gestão.
A solução de Gestão por Processos, do Interact Suite SA, é um exemplo disso! Com ela, sua empresa terá mais agilidade, aumento da produtividade, maior integração entre áreas envolvidas no mesmo processo, monitoramento em tempo real dos processos, entre muitos outros.
Além disso, a abordagem disciplinar utilizada permite planejar, documentar, analisar, modelar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos em um só lugar.
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