A desorganização gera estresse e perda de tempo. Essa afirmação pode parecer trivial, mas faz parte das descobertas de neurocientistas da Universidade de Princeton, nos Estados Unidos. De acordo com a pesquisa, muitos estímulos visuais atrapalham a capacidade de prestar atenção em uma única atividade.
O estudo revela ainda que o ambiente bagunçado restringe o processamento de informações e a capacidade de memorizar. O resultado são o aumento no nível de estresse, a predisposição à distração e a tendência à irritação. Em uma empresa, essa desorganização pode vir a prejudicar tanto os colaboradores quanto os negócios.
Para evitar esse cenário, apresentamos orientações para uma boa gestão de documentos. As seis dicas foram elaboradas pela Edocx, empresa parceira da Interact de Brasília-DF, especialista em ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management), outsourcing de impressão e T.I. Gerenciada.
1 – Categorize
Separe os seus documentos de forma lógica. Pode ser por tipo (propostas, contratos, notas fiscais) ou por assunto (imóveis, veículos, treinamentos).
Outra dica é dividi-los por data ou por ordem crescente. Fazer isso vai ajudar você a encontrar seus documentos de forma rápida quando precisar.
2 – Crie uma estrutura
Crie uma pasta para cada categoria, formando uma estrutura. Então, armazene os documentos nas pastas de acordo com seu tipo ou assunto. Você também pode criar subpastas para facilitar o acesso.
3 – Determine índices
Use índices ou palavras-chave para encontrar mais facilmente algum documento que você precisa. Pode ser o nome de um fornecedor, uma data ou até um número.
4 – Incentive a equipe
Todos precisam contribuir e fazer a sua parte para que os documentos fiquem organizados. Este é um processo contínuo, por isso toda a equipe precisa ser envolvida diariamente.
5 – Mantenha uma rotina
Cuidado com a procrastinação. Crie uma rotina sistematizada para armazenar imediatamente os documentos produzidos. Não deixe para depois jogando tudo para um lado com o pensamento de que vai arrumar depois.
6 – Determine prazos
Determine uma data para cada um dos documentos . Quando esse prazo terminar, descarte-o. Não guarde o que não for mais necessário.
Conclusão
Organização é tudo. A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano. Portanto, deve ser considerada extremamente importante e ter todo o cuidado necessário. Se você seguir essas dicas, irá usufruir dos benefícios de uma boa gestão de documentos.
A Interact oferece o mais avançado gerenciamento eletrônico de documentos com o SA Document Manager. Entre suas principais funções, estão:
• Gestão eletrônica
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