Apesar do avanço das tecnologias e ferramentas para tornar nossa rotina profissional mais simples, a área de gestão de projetos ainda enfrenta desafios semelhantes aos vivenciados anos atrás. Alguns profissionais até arriscam dizer que, mesmo em meio a tanta tecnologia, gerir projetos está cada vez mais difícil.
Isso ocorre, porque os obstáculos também são impactados pelas mudanças da área. Logo, as soluções propostas anteriormente podem não funcionar agora, exigindo novas estratégias e uma nova postura dos gestores de projetos.
O mercado muda, as ferramentas mudam e os profissionais precisam se adaptar, caso contrário, seguirão enfrentando desafios capazes de paralisar a gestão de projetos da sua empresa.
Desafios atuais da gestão de projetos
Os desafios atuais da gestão de projetos são impactados pelas novas tecnologias que surgiram nos últimos anos, pela inteligência artificial e outros aspectos como as equipes remotas, experiência e jornada do cliente, geração de valor, etc.
Porém, os principais ainda seguem sendo:
1. Comunicação
A comunicação é um ponto-chave para a gestão das equipes e, consequentemente, para o sucesso dos projetos. Ela é imprescindível não só nesta área, mas em todas, pois se trata do pilar de sustentação de qualquer iniciativa.
Antigamente, esse aspecto também era um desafio importante para os líderes de projetos, pois dependia de documentos impressos e reuniões presenciais. Se o projeto envolvia muitas áreas, por exemplo, já poderia ser considerado complexo só pelo fato de ter que encontrar um espaço livre em comum na agenda de todos os envolvidos.
Com a tecnologia atual, muitas coisas se tornaram mais fáceis, afinal, reuniões e documentos foram digitalizados. Contudo, ainda é um desafio importante!
O trabalho remoto, em alguns casos, distanciou a equipe e novas habilidades foram necessárias para contornar esse problema. A clareza e a eficácia da comunicação foram afetadas, gerando mal-entendidos, atrasos, erros e até retrabalho.
2. Falta de metas e objetivos
Embora as tecnologias e novas ferramentas otimizem muitas etapas do gerenciamento de projetos, metas e objetivos ainda precisam ser definidas pelos meios tradicionais e necessitam do envolvimento dos stakeholders para alinhamento das expectativas.
Sem metas e objetivos claros, as equipes não entendem nem se conectam com a proposta, impactando diretamente no engajamento. Uma equipe desengajada impacta no cumprimento dos prazos, na alocação dos recursos, entre outros.
Esse também não é um problema novo, porém, passou a ser afetado pelo uso excessivo de inteligência artificial. É preciso entender que a IA automatiza processos e otimiza o tempo, mas não é capaz de tomar decisões estratégicas, nem resolve falhas de comunicação.
Dedicar um tempo para a escolha das ferramentas adequadas é sim importante, contudo, é preciso se dedicar também ao “porque”, para identificar o real valor que o projeto irá gerar para o negócio como um todo.
Além de ser um desafio da área, a falta de metas e objetivos é um dos principais motivos pelos quais os projetos falham. O planejamento continua sendo crucial para o sucesso dos projetos de uma organização e é nele que vamos identificar o propósito maior para priorizar a iniciativa ou não.
3. Gestão de Escopo
Antigamente, qualquer alteração de escopo de um projeto exigia uma rigorosa e lenta avaliação para o controle de mudança e seus impactos. Só essa revisão já era sinônimo de alteração de prazos e custos.
Apesar de não necessitarmos mais tanta burocracia, o escopo precisa ser acompanhado de perto. A má gestão do escopo do projeto compromete outros aspectos cruciais como prazos, orçamento, qualidade, podendo gerar desgastes na equipe e até desalinhamento das expectativas.
Atualmente, um dos pontos de atenção relacionado à gestão de escopo no gerenciamento de projetos é a sua expansão descontrolada, que pode ser desencadeada pela volatilidade das demandas de clientes e a falta de alinhamento das entregas.
Incluir a gestão de mudanças nas práticas, principalmente para ambientes híbridos, pode ser uma excelente estratégia, equilibrando metodologias preditivas e ágeis para garantir as entregas.
Sabemos que existem muitos outros desafios que sofrem os impactos das novas tecnologias, como a gestão de riscos, falta de recursos, alinhamento das expectativas, conflitos de equipes e muitos outros. Porém, consideramos os citados acima de maior peso por conta dos reflexos gerados na área, especialmente sua influência quanto ao sucesso do projeto.
Por que, com tantos avanços, os desafios ainda se repetem?
A pergunta acima é, sem dúvidas, a que mais ecoa em nossas mentes ao refletirmos sobre os desafios da gestão de projetos.
E a resposta para ela é simples e, inclusive, já a mencionamos anteriormente neste artigo. As ferramentas e tecnologias resolvem problemas relacionados a processos, otimizações e automações. Há certos problemas que só podem ser resolvidos por seres humanos, como é o caso da comunicação, da falta de metas e objetivos claros e da gestão de escopo.
Por isso, considere que o pilar central da gestão de projetos é o humano, ou seja, as pessoas.
Ainda assim, isso não significa que os obstáculos serão sempre desafiadores e não terão outra saída. Graças aos avanços, existem ferramentas e novas tecnologias auxiliam os profissionais a driblá-los ao longo do processo. (Pois é, elas não surgiram apenas para “dificultar” a gestão.)
Driblando os desafios atuais
Contar com ferramentas como o Interact Suite, pode te ajudar a enfrentar os desafios atuais da gestão de projetos. Principalmente porque as soluções estão em constante atualização para melhor se adaptar às exigências de mercado e segurança.
A Solução PRJ foi pensada exclusivamente para a gestão de projetos, desde o planejamento até sua execução e controle. Suas funcionalidades permitem o gerenciamento de todos os projetos da organização, garantindo a integração das equipes envolvidas de forma que funcionem juntas.
Além de funcionalidades que contribuem para uma comunicação assertiva e uma gestão eficaz do escopo, conta com ferramentas complementares que contribuem para estabelecer metas claras e objetivas como Análise de Porquês, Análise SWOT, Ishikawa e Project Canvas.
Outro diferencial da solução é o Assistente de Projetos, que conta com a inteligência artificial para potencializar a gestão de projetos da sua empresa. Com ele, a solução amplia sua capacidade analítica e preditiva, apoiando decisões mais rápidas, assertivas e orientadas a dados.
E, se você gerencia mais que um projeto simultaneamente, o Interact PRJ te ajuda a driblar mais um desafio com o Quadro de Projetos, ideal para acompanhar o progresso dos projetos estratégicos a partir de um único painel centralizado.
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