A gestão de recursos é uma etapa imprescindível na gestão de projetos, pois garante que os recursos certos estejam disponíveis para a equipe no momento certo, garantindo que a conclusão do trabalho seja realizada no tempo previsto e sem desperdícios.
Os recursos podem ser físicos ou de equipe, variando desde recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos ou de tempo. Esses recursos são identificados ainda na etapa de planejamento, após a definição de escopo, e devem ser acompanhados de perto ao longo do projeto.
Deixar de lado a gestão de recursos durante um projeto, implica em assumir novos riscos não mapeados previamente, podendo resultar em gargalos, desperdícios, estouro do orçamento e até impactos na qualidade das entregas.
Etapas da gestão de recursos de projetos
O PMBOK® indica 6 etapas imprescindíveis para uma gestão de recursos eficientes:
1. Planejar o gerenciamento de recursos
Nesta etapa inicial é preciso entender e definir como os processos relacionados aos recursos necessários irão ocorrer. Também identificamos quais os métodos serão utilizados, como os recursos serão adquiridos ou gerenciados, quais as medidas serão tomadas para garantir sua disponibilidade, entre outras decisões.
2. Estimativa de recursos
Após as definições anteriores, chegou o momento de estimar o que será necessário para execução do projeto. Uma dica importante é relembrar o que foi planejado para garantir que nada fique de fora e a estimativa fique desconectada da realidade.
3. Aquisição
Com as devidas estimativas realizadas, podemos partir para a aquisição dos recursos ou realocação para que o projeto tenha tudo que precisa para iniciar.
4. Desenvolvimento da equipe
Após a alocação de recursos tecnológicos ou até de equipamentos, chegou a hora de desenvolver os recursos humanos do projeto, garantindo a alta performance e assegurando que o time esteja realmente pronto para desenvolver o projeto.
Apesar de ter um momento ideal para iniciar, esse desenvolvimento pode se estender ao longo do projeto, afinal, é preciso manter a equipe alinhada e motivada para que possam alcançar o objetivo do projeto.
5. Gerenciamento da equipe
Além de desenvolver, é preciso gerenciar a equipe para que seus integrantes tenham uma boa relação entre si e com os patrocinadores do projeto. Nesta etapa, vamos acompanhar o desempenho, fornecer feedbacks, resolver problemas, estabelecer uma comunicação ativa, gerenciar mudanças e incentivar decisões colaborativas.
6. Controle de recursos
Controlar os recursos disponíveis garante que sejam alocados conforme o planejamento, estando disponíveis na hora certa e para as pessoas certas. E, apesar de ser a última etapa, ela se encerrará apenas com a entrega do projeto.
Desafios da gestão de recursos
Sem dúvidas, o principal desafio da gestão de recursos é assumir muitos projetos simultâneos, às vezes até mais que a equipe pode atender. Isso acontece, principalmente, por falta de visibilidade da capacidade real das equipes/recursos.
A utilização de ferramentas visuais como Gráfico de Gantt, Status Report e até mesmo aplicações de calendário podem ser muito úteis para a gestão de portfólio e para a gestão de recursos de projetos.
Outro fator que pode se tornar um desafio na gestão de recursos é a falta de visibilidade entre as equipes, gerando conflitos relacionados à disponibilidade dos recursos e impactando no cumprimento dos prazos e até no aumento do escopo previsto.
Erros no planejamento da capacidade de recursos também podem resultar em desafios na gestão de recursos de projetos. Por isso, essa etapa não deve ser pulada em hipótese alguma, correndo o risco de entregar um planejamento de projeto desalinhado com as necessidades de recursos.
Impactos da má gestão de recursos
A má gestão ou gestão ineficiente de recursos de projetos pode gerar impactos como:
– Atrasos no cronograma;
– Aumento dos custos;
– Mais retrabalhos;
– Esgotamento da equipe;
– Baixa qualidade das entregas;
– Perda de controle do cronograma;
– Aumento de riscos no projeto.
Otimize a gestão de recursos com o Interact PRJ
Ao contar com um software para gerenciar o portfólio de projetos de uma empresa é possível centraliza tarefas, prazos e equipes em um só lugar, garantindo uma gestão eficiente e alinhada aos prazos das entregas.
O Interact PRJ, por exemplo, permite o gerenciamento de todas as etapas do projeto, além de integrar todos os envolvidos de modo que funcionem juntos para apresentar resultados eficientes.
Com a solução, o gestor de projetos vai muito além de acompanhar tarefas, podendo estimar recursos humanos, materiais e financeiros, relacionando-os às respectivas atividades de acordo com o calendário de trabalho. Isso reflete diretamente em um desafio recorrente, citado acima: a falta de visibilidade de capacidade real.
A solução do Interact Suite disponibiliza aplicações para monitoramento do andamento das tarefas e subtarefas, envio automático de mensagens, pendências e prazos, além de um calendário para controle de utilização dos recursos.
E, para facilitar ainda mais a rotina, o Interact PRJ conta com o Assistente de Projetos, inteligência artificial capaz de potencializar a gestão de projetos através de automações que estruturam, controlam e dão visibilidade a todas as etapas.
Entre as funcionalidades disponíveis, destacamos algumas:
– Reduzir o esforço manual na construção e documentação de riscos do projeto;
– Planejar automaticamente cronogramas;
– Equilibrar equipes ao visualizar e ajustar a alocação de recursos;
– Ampliar a visibilidade com relatórios e dashboards de status, progresso e acompanhamento de esforços, custos e riscos;
– Otimizar recursos com sugestões automáticas de redistribuição de tarefas, entre outras.
