Gestão de Documentos: 6 passos para uma organização eficiente

Como a desorganização afeta sua produtividade e como a Gestão de Documentos pode ajudar

A desorganização gera estresse, reduz a produtividade e compromete o desempenho no ambiente de trabalho. Embora essa afirmação possa parecer simples, ela está respaldada por estudos de neurociência da Universidade de Princeton (EUA), que identificaram que muitos estímulos visuais reduzem a capacidade de concentração em tarefas únicas.

Além disso, ambientes desorganizados prejudicam o processamento de informações e a memorização. O resultado? Níveis elevados de estresse, distrações frequentes e maior irritabilidade. No contexto empresarial, esses fatores impactam diretamente colaboradores, processos e resultados.

Por que investir na organização de documentos?

Uma boa gestão de documentos empresariais é essencial para otimizar processos internos, evitar perdas de tempo e garantir a segurança da informação. Para ajudar sua empresa a manter tudo em ordem, a Edocx – parceira da Interact em Brasília-DF, especializada em ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management), outsourcing de impressão e T.I. Gerenciada – preparou seis dicas práticas e eficazes.

6 Dicas de Ouro para uma Boa Gestão de Documentos

1 – Categorize os documentos
Organize os documentos por tipo (contratos, notas fiscais, propostas) ou por tema (treinamentos, veículos, imóveis). Outra opção é ordená-los por data ou numeração. Essa separação lógica facilita o acesso rápido às informações.

2 – Estruture suas pastas
Crie pastas e subpastas com base nas categorias definidas. Essa hierarquia torna a navegação mais fluida e evita confusões.

3 – Use palavras-chave e índices
Atribua termos de busca relevantes (como nome do fornecedor, número do processo, data) para facilitar pesquisas futuras.

4 – Engaje sua equipe
A organização de documentos deve ser uma prática coletiva. Envolva toda a equipe para que o sistema de gestão funcione com consistência.

5 – Crie uma rotina de organização
Evite o acúmulo de papéis e arquivos digitais. Programe momentos fixos no dia ou na semana para realizar a digitalização, categorização e arquivamento.

6 – Estabeleça prazos de retenção
Defina uma data de validade para cada documento. Ao expirar, ele deve ser descartado, evitando o acúmulo de informações irrelevantes.

Gestão de documentos: mais foco, menos estresse

Organizar documentos não é apenas uma questão de estética: é saúde mental, produtividade e eficiência. Em uma empresa, a documentação é tão valiosa quanto o capital humano e precisa ser tratada com atenção estratégica.

Conheça o SA Document Manager da Interact

A Interact oferece soluções avançadas de gestão eletrônica de documentos por meio do SA Document Manager, que facilita a organização e o controle dos arquivos digitais da sua empresa. Entre as funcionalidades, destacam-se: