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Ciclo PDCA: como aplicar a metodologia para melhoria contínua

26/10/2023
Ciclo PDCA: como aplicar a metodologia para melhoria contínua

Avaliar as próprias práticas de negócios é fundamental para quem quer se destacar no mercado. Empresas devem buscar por efetividade operacional, motivar colaboradores e aumentar sua competitividade. O desafio é ainda maior na globalização tardia do hemisfério sul.

Uma das principais técnicas de melhoria contínua é o Ciclo PDCA, um método gerencial utilizado em todo o mundo. A ferramenta é ideal para o controle e a melhoria contínua de processos. A sigla revela quatro etapas específicas:

• Plan (Planejar)
• Do (Fazer)
• Check (Verificar)
• Act (Agir)

O objetivo do Ciclo PDCA é entender, de um lado, como uma falha surge e, de outro, como ela pode ser solucionada. Quando uma oportunidade de melhoria é identificada, é possível definir ações para promoção de mudanças.

Por isso, a partir do PDCA é possível extrair soluções de problemas e auxiliar na execução do planejamento estratégico. Trata-se de um método muito utilizado na gestão da qualidade, mas pode ser facilmente aplicado em qualquer área organizacional.

Neste artigo, vamos destrinchar o Ciclo PDCA e suas quatro etapas.

 

Plan (Planejar)

Neste primeiro passo do ciclo, trabalha-se em três níveis:

  1. Identificação de fatores que influenciam o problema
  2. Quais são as causas do problema
  3. Quais objetivos e metas que se quer alcançar.

O primeiro passo é investigar a situação atual da sua organização. A partir deste panorama, compreenda a fundo a natureza do problema a ser resolvido. Com isso, identifique possíveis soluções.

E é aqui que nasce o Plano de Ação, que intitula a etapa.

Dica: Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H.

 

Como fazer o planejamento do Ciclo PDCA

A etapa de planejamento do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema (macro)
Com a equipe, identifique o problema ou a oportunidade de melhoria em sua organização.

Ações indicadas:

  1. Busque o seu histórico
  2. Visualize as perdas causadas
  3. Estipule uma data limite para solucionar

Insumos: Para ter uma visão mais objetiva, disponha de relatórios, dados, gráficos e fotos.

Dica: Com os insumos em mãos, uma boa ferramenta para esta etapa é o Brainstorming.

 

2. Destrinchar o problema (micro)
Talvez este seja o passo mais demorado do Ciclo PDCA.

Nesta etapa, o problema deve ser destrinchado a fundo. Ações indicadas:

  1. Identificar características do problema
  2. Descrever como e onde acontece
  3. Quais áreas ou funções envolvidas

Dica: Uma ferramenta muito utilizada nesta etapa é a Análise de Pareto.

Quando finalizadas estas ações, será possível:

• Estimar um orçamento necessário para resolver o problema
• Definir o objetivo de melhoria e a meta a ser atingida

Separamos um vídeo para que você compreenda a importância e qual a forma mais assertiva de definir as metas. No vídeo abaixo você confere um trecho de uma entrevista de Vicente Falconi, o responsável por trazer a metodologia do ciclo PDCA para o Brasil.

 

3. Análise do problema
Esta etapa é uma consequência da anterior. Aqui se faz o levantamento de hipóteses do problema até chegar à causa raiz. Tendo como base os dados coletados, tenha em mente estas ações:

• Identificar suas diversas causas
• Organizá-las por ordem de importância
• Selecionar causas prováveis ou improváveis

Dica: Para auxiliar nesta etapa, utiliza-se de ferramentas o Diagrama de Ishikawa ou os 5 Porquês.

 

4. Plano de ação

Uma das etapas mais importantes da primeira fase: a hora de planejar. Resumidamente, aqui você vai definir quais ações serão tomadas para resolver o problema.

Ferramentas como 5W2H ou Plano de Ação podem ser utilizadas para guiar o desenvolvimento da etapa. Ações sugeridas:

• Descrever de forma clara e objetiva o que precisa ser feito
• Definir quem será o responsável
• Estabelecer datas de conclusão de cada tarefa

 

Do (Executar)

É hora de fazer acontecer. Esta é a fase de colocar em prática a execução das ações que foram planejadas e registrar todos os resultados, sejam eles bons ou ruins.

Veja 5 passos podem ajudar a organizar melhor esta etapa:

  1. Treinar o método e os envolvidos
  2. Implementar as melhorias
  3. Coletar dados que façam sentido
  4. Medir o progresso da execução
  5. Documentar resultados obtidos, problemas, observações inesperadas, lições aprendidas e conhecimento adquirido

Atente para que não ocorram desvios do Plano de Ação. Caso não seja possível executar o que foi planejado, retorne à primeira etapa (Plan) para analisar os motivos.

A etapa Do (Executar) do Ciclo PDCA é uma fase de testes. O motivo? Nela verifica-se o que está funcionando e o que precisa ser ajustado no planejamento.

 

Check (Checar)

Nesta etapa, verifica-se o progresso do planejamento e das ações executadas. Além disso, se faz uma análise de resultados até então obtidos com as mudanças feitas.

Ela deve ser feita apenas ao término das ações. Faz sentido checar o que ainda nem chegou ao fim? Uma alternativa seria desenvolver a checagem na primeira etapa, no Plano de Ação.

Importante neste momento comparar o antes e o depois. Além disso, avalie se esta melhoria foi alcançada com sucesso. Se os resultados não atingiram as expectativas, é recomendado que se volte à fase inicial do PDCA.

Dica: Para análise e verificação de resultados, existem uma série de ferramentas pertinentes:

• Gráfico de Pareto
• Histogramas
• Gráficos de execução
• Gráficos de dispersão
• Gráficos de controle
• Gráficos de radar

 

Act (Agir)

A última etapa do Ciclo PDCA. Este é o momento de reflexão sobre os erros e o caminho a seguir daqui para frente. Particularmente, existem duas possibilidades:

1. Padronizar a melhoria
Caso o objetivo proposto tenha sido atingido, padronize a melhoria. Para que seja mantida, é fundamental estabelecer um mecanismo de medições e monitoramentos. Além disso, os envolvidos na mudança devem ser treinados e educados sobre as alterações.

Dica: Para o monitoramento de desempenho, conte com ferramentas como o gráfico de execução ou o gráfico de controle.

2. Adapte a melhoria
Se o objetivo não foi atingido ou pode ser mais satisfatório, o Ciclo de PDCA pode ser rodado novamente.

Ações sugeridas:

• Revisite as soluções elencadas na primeira vez
• Reanalise a causa raiz do problema com dados diferentes
• Repense a metodologia de trabalho

Não existe segredo. A saída aqui é adaptar ou refazer o plano de ação.

 

Quais as vantagens de utilizar o ciclo PDCA?

Simples e resolutivo. O Ciclo PDCA é considerado uma das metodologias mais populares dentre as abordagens de gestão da qualidade. Os benefícios de utilizar essa metodologia são diversos:

• Facilita a tomada e decisão
• Estimula o trabalho em equipe
• Promove a melhoria e aprendizado contínuo
• Diagnóstico preciso sobre os processos
• Padronização de métodos
• Processos mais ágeis, claros e objetivos
• Melhoria na comunicação

Uma equipe engajada, com métodos, processos e metas bem definidos são a chave para o crescimento dos resultados, atrelados à uma boa gestão. Confira este debate, em que Falconi explica os conceitos da boa gestão em uma conversa mediada pela jornalista Maria Cristina Poli.

 

Conclusão

Quer melhores resultados? Então a melhoria contínua deve ser um norteador em sua empresa. Com o auxílio do Ciclo PDCA, ela se torna um processo da cultura organizacional.

Trata-se de uma abordagem cíclica. Portanto, sua aplicação não se encerra a cada utilização. Por sinal, deve ser aplicada quantas vezes forem necessárias. A busca por melhoria nunca tem fim.

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Referências:
Guia Prático da Qualidade da Interact

 

Autores: Aline Betinelli e Vinícius Flôres.

 

 

 

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