Avaliar as próprias práticas de negócios é fundamental para quem quer se destacar no mercado. Empresas devem buscar por efetividade operacional, motivar colaboradores e aumentar sua competitividade. O desafio é ainda maior na globalização tardia do hemisfério sul.
Uma das principais técnicas de melhoria contínua é o Ciclo PDCA, um método gerencial utilizado em todo o mundo. A ferramenta é ideal para o controle e a melhoria contínua de processos. A sigla revela quatro etapas específicas:
- Plan (Planejar)
- Do (Fazer)
- Check (Verificar)
- Act (Agir)
O objetivo do Ciclo PDCA é entender, de um lado, como uma falha surge e, de outro, como ela pode ser solucionada. Quando uma oportunidade de melhoria é identificada, é possível definir ações para promoção de mudanças.
Por isso, a partir do PDCA é possível extrair soluções de problemas e auxiliar na execução do planejamento estratégico. Trata-se de um método muito utilizado na gestão da qualidade, mas pode ser facilmente aplicado em qualquer área organizacional.
Neste artigo, vamos destrinchar o Ciclo PDCA e suas quatro etapas.
Plan (Planejar)
Neste primeiro passo do ciclo, trabalha-se em três níveis:
- Identificação de fatores que influenciam o problema
- Quais são as causas do problema
- Quais objetivos e metas que se quer alcançar.
O primeiro passo é investigar a situação atual da sua organização. A partir deste panorama, compreenda a fundo a natureza do problema a ser resolvido. Com isso, identifique possíveis soluções.
E é aqui que nasce o Plano de Ação, que intitula a etapa.
Dica: Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H.
Como fazer o planejamento do Ciclo PDCA
A etapa de planejamento do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:
1. Identificação do problema (macro)
Com a equipe, identifique o problema ou a oportunidade de melhoria em sua organização.
Ações indicadas:
- Busque o seu histórico
- Visualize as perdas causadas
- Estipule uma data limite para solucionar
Insumos: Para ter uma visão mais objetiva, disponha de relatórios, dados, gráficos e fotos.
Dica: Com os insumos em mãos, uma boa ferramenta para esta etapa é o Brainstorming.
2. Destrinchar o problema (micro)
Talvez este seja o passo mais demorado do Ciclo PDCA.
Nesta etapa, o problema deve ser destrinchado a fundo. Ações indicadas:
- Identificar características do problema
- Descrever como e onde acontece
- Quais áreas ou funções envolvidas
Dica: Uma ferramenta muito utilizada nesta etapa é a Análise de Pareto.
Quando finalizadas estas ações, será possível:
- Estimar um orçamento necessário para resolver o problema
- Definir o objetivo de melhoria e a meta a ser atingida
Separamos um vídeo para que você compreenda a importância e qual a forma mais assertiva de definir as metas. No vídeo abaixo você confere um trecho de uma entrevista de Vicente Falconi, o responsável por trazer a metodologia do ciclo PDCA para o Brasil.
3. Análise do problema
Esta etapa é uma consequência da anterior. Aqui se faz o levantamento de hipóteses do problema até chegar à causa raiz. Tendo como base os dados coletados, tenha em mente estas ações:
- Identificar suas diversas causas
- Organizá-las por ordem de importância
- Selecionar causas prováveis ou improváveis
Dica: Para auxiliar nesta etapa, utiliza-se de ferramentas o Diagrama de Ishikawa ou os 5 Porquês.
4. Plano de ação
Uma das etapas mais importantes da primeira fase: a hora de planejar. Resumidamente, aqui você vai definir quais ações serão tomadas para resolver o problema.
Ferramentas como 5W2H ou Plano de Ação podem ser utilizadas para guiar o desenvolvimento da etapa. Ações sugeridas:
- Descrever de forma clara e objetiva o que precisa ser feito
- Definir quem será o responsável
- Estabelecer datas de conclusão de cada tarefa
Do (Executar)
É hora de fazer acontecer. Esta é a fase de colocar em prática a execução das ações que foram planejadas e registrar todos os resultados, sejam eles bons ou ruins.
Veja 5 passos podem ajudar a organizar melhor esta etapa:
- Treinar o método e os envolvidos
- Implementar as melhorias
- Coletar dados que façam sentido
- Medir o progresso da execução
- Documentar resultados obtidos, problemas, observações inesperadas, lições aprendidas e conhecimento adquirido
Atente para que não ocorram desvios do Plano de Ação. Caso não seja possível executar o que foi planejado, retorne à primeira etapa (Plan) para analisar os motivos.
A etapa Do (Executar) do Ciclo PDCA é uma fase de testes. O motivo? Nela verifica-se o que está funcionando e o que precisa ser ajustado no planejamento.
Check (Checar)
Nesta etapa, verifica-se o progresso do planejamento e das ações executadas. Além disso, se faz uma análise de resultados até então obtidos com as mudanças feitas.
Ela deve ser feita apenas ao término das ações. Faz sentido checar o que ainda nem chegou ao fim? Uma alternativa seria desenvolver a checagem na primeira etapa, no Plano de Ação.
Importante neste momento comparar o antes e o depois. Além disso, avalie se esta melhoria foi alcançada com sucesso. Se os resultados não atingiram as expectativas, é recomendado que se volte à fase inicial do PDCA.
Dica: Para análise e verificação de resultados, existem uma série de ferramentas pertinentes:
- Gráfico de Pareto
- Histogramas
- Gráficos de execução
- Gráficos de dispersão
- Gráficos de controle
- Gráficos de radar
Act (Agir)
A última etapa do Ciclo PDCA. Este é o momento de reflexão sobre os erros e o caminho a seguir daqui para frente. Particularmente, existem duas possibilidades:
1. Padronizar a melhoria
Caso o objetivo proposto tenha sido atingido, padronize a melhoria. Para que seja mantida, é fundamental estabelecer um mecanismo de medições e monitoramentos. Além disso, os envolvidos na mudança devem ser treinados e educados sobre as alterações.
Dica: Para o monitoramento de desempenho, conte com ferramentas como o gráfico de execução ou o gráfico de controle.
2. Adapte a melhoria
Se o objetivo não foi atingido ou pode ser mais satisfatório, o Ciclo de PDCA pode ser rodado novamente.
Ações sugeridas:
- Revisite as soluções elencadas na primeira vez
- Reanalise a causa raiz do problema com dados diferentes
- Repense a metodologia de trabalho
Não existe segredo. A saída aqui é adaptar ou refazer o plano de ação.
Quais as vantagens de utilizar o ciclo PDCA?
Simples e resolutivo. O Ciclo PDCA é considerado uma das metodologias mais populares dentre as abordagens de gestão da qualidade. Os benefícios de utilizar essa metodologia são diversos:
- Facilita a tomada e decisão
- Estimula o trabalho em equipe
- Promove a melhoria e aprendizado contínuo
- Diagnóstico preciso sobre os processos
- Padronização de métodos
- Processos mais ágeis, claros e objetivos
- Melhoria na comunicação
Uma equipe engajada, com métodos, processos e metas bem definidos são a chave para o crescimento dos resultados, atrelados à uma boa gestão. Confira este debate, em que Falconi explica os conceitos da boa gestão em uma conversa mediada pela jornalista Maria Cristina Poli.
Conclusão
Quer melhores resultados? Então a melhoria contínua deve ser um norteador em sua empresa. Com o auxílio do Ciclo PDCA, ela se torna um processo da cultura organizacional.
Trata-se de uma abordagem cíclica. Portanto, sua aplicação não se encerra a cada utilização. Por sinal, deve ser aplicada quantas vezes forem necessárias. A busca por melhoria nunca tem fim.
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