O PDCA pode ser definido como um ciclo de gestão utilizado para melhoria contínua de processos, produtos e serviços. Costuma ser eficaz na identificação de problemas, implementação de soluções, além de garantir o aprendizado contínuo.
Seu ciclo é centrado em quatro principais etapas: planejar, executar, verificar e agir, confira mais detalhes de seu conceito em um artigo anterior. Quando aplicadas de forma adequada garantem a melhoria contínua e otimização de processos, facilita a resolução de problemas, impacta na redução de custos e aumento da qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes.
Mas, como aplicar o PDCA na prática?
Apesar de ser mais comum na área da administração e gestão de empresas, pode ser aplicado por todas as áreas e segmentos de mercado, pois se trata de uma metodologia de gerenciamento para promover melhorias de forma contínua.
Na prática é muito fácil de ser utilizada, pois é uma ferramenta simples que pode ser repetida várias vezes, é versátil e ainda conta com verificações para comprovar os resultados.
Para variar o segmento que normalmente exemplificamos o uso da ferramenta, escolhemos a Gestão da Qualidade em Indústrias, a fim de evidenciar sua versatilidade. Por exemplo, uma determinada peça está demorando muito mais que o planejado para ser produzida, impactando no atraso das entregas do produto final e, consequentemente a insatisfação dos clientes.
O primeiro passo proposto pelo Ciclo PDCA é Planejar. Logo, vamos avaliar a situação para definir o problema ou o objetivo que se deseja alcançar, que neste caso é produzir a peça em menos tempo. Para que isso aconteça, é preciso projetar também um planejamento com estratégias que podem contribuir para essa diminuição.
Já na próxima etapa, Fazer, vamos implementar as ações necessárias para cumprir esse planejamento e fazer as mudanças em pequenas escalas para testes. Pode-se começar fazendo uma revisão da máquina responsável pela produção da peça, avaliar a peça e seus componentes para identificar possíveis causas da demora não prevista, implementar otimizações no processo, entre outros.
Quando as coisas já estiverem andando, é hora de Verificar com o intuito de observar os resultados obtidos a partir das mudanças. É preciso estar atento às métricas certas para identificar a eficiência. Em outras palavras, é a hora da verdade: o que funcionou e o que não funcionou.
Depois da identificação no período de teste vamos Agir, incorporando as mudanças que deram certo e criando novos planos para ajustar o que ainda não está em pleno funcionamento. Afinal, podemos ter ajustado o tempo de produção, mas se ainda não chegou à meta almejada, é hora de rodar o ciclo mais uma vez e ampliarmos nossas perspectivas olhando para aspectos diferentes.
Contudo, rodar o ciclo PDCA muitas vezes não significa que falhamos na vez anterior. Muito pelo contrário, a primeira rodada nos possibilitou melhorar ainda mais e ficarmos mais próximos do objetivo final.
Ainda podem existir desafios
Nem tudo são flores e nem sempre será possível aplicar o PDCA de forma tão fluída em todas as empresas, pois podem existir muitos desafios a serem superados.
– Identificar a causa-raiz do problema pode não ser tão simples, exigindo uma análise aprofundada, caso contrário as sugestões e soluções apontadas podem ser superficiais, afetando a eficácia da proposta de trabalho do PDCA.
– A falta de dados atualizados e confiáveis também pode se tornar um impasse, pois dificulta a avaliação dos resultados das mudanças propostas. Coletar todos os dados ao longo do caminho e armazená-los de forma digital pode ser uma alternativa que simplificará o processo.
– O conhecimento limitado tanto sobre o PDCA quanto sobre o processo em análise também pode comprometer a assertividade. Treinamentos e capacitações constantes podem ser uma alternativa para que esse problema seja minimizado.
– A resistência à mudança pode gerar um impasse e comprometer o engajamento contínuo. Criar uma cultura organizacional com foco na melhoria contribui para o aperfeiçoamento desses aspectos, tornando o PDCA mais produtivo na empresa.
Exemplos de empresas que utilizam PDCA
Empresas como a Nestlé e a Nike são cases de sucesso da utilização do PDCA. A Nestlé tinha como objetivo reduzir o desperdício de recursos como ingredientes e insumos das fábricas. Ao utilizar o PDCA associado a outras metodologias criou um ciclo de geração de valor mais assertivo.
A Nike tinha um desafio semelhante, almejava reduzir o desperdício de recursos a quase zero. E, como o PDCA funciona melhor quando se tem um objetivo bem específico, foi a metodologia escolhida que acabou gerando os resultados esperados e dobrando sua receita em cinco anos.
Já na Toyota, a metodologia foi aplicada para resolução de problemas de forma geral em seus processos.
