Auditorias internas têm o objetivo de avaliar processos, identificar falhas, garantir que a empresa esteja sempre alinhada às leis e normas vigentes, estimular a cultura da melhoria contínua, fortalecer a governança corporativa, entre outros.
Manter uma rotina de auditorias internas torna as informações mais confiáveis, contribui para a segurança financeira e ainda prepara a organização para auditorias e avaliações externas. Além disso, é uma forma de garantir que os processos sigam fluindo da forma como deveriam, principalmente em períodos que antecedem auditorias de certificação ou manutenção das mesmas.
Por isso, separamos algumas dicas para driblar os desafios enfrentados pelos profissionais no dia a dia e tornar suas auditorias internas mais eficientes.
Desafios que comprometem a eficiência das auditorias internas
Os desafios enfrentados pelos profissionais podem variar entre tecnológicos, operacionais e de gestão.
A falta de integração entre os sistemas utilizados pela empresa, por exemplo, reforça os silos organizacionais. Fazendo com que cada área centralize suas informações e dados, dificultando o trabalho em equipe e a rastreabilidade e consistência dos dados utilizados, tanto para as auditorias quanto para os indicadores gerais da organização.
Essa falta de integração entre as informações, por sua vez, compromete o alinhamento entre operação e estratégia, aumentando a resistência cultural e a falta de engajamento dos colaboradores.
Colaboradores desalinhados dos objetivos da empresa automaticamente tornam o processo de auditoria mais complicado, pois passam a ver como um teste ou avaliação de suas atividades e podem transformar isso em algo pessoal. Que é totalmente o oposto do que é proposto nas auditorias internas, pois os avaliadores querem identificar as vulnerabilidades para melhorá-las e não para punir alguém especificamente.
E, por fim, o desafio que costuma impactar de forma severa a eficiência das auditorias internas é a falta de automação e os processos manuais. Isso faz com que as áreas dependam excessivamente de planilhas e controles manuais, gerando mais horas de trabalho e abrindo margem para erros humanos, principalmente durante as análises.
É importante salientar que essa forma manual impacta tanto os processos diários, pois acaba impedindo que atendam os requisitos de qualidade e rastreabilidade necessários, quanto do próprio processo de auditoria.
A comunicação entre processos e áreas precisa ser clara e objetiva, evitando assim interpretações equivocadas e a perda de eficiência ao longo das auditorias.
Um bom planejamento é o começo de tudo
Tudo começa com um bom planejamento e para garantir a eficiência das auditorias internas não seria diferente!
É no planejamento que as áreas de maior risco serão identificadas, assegurando que os esforços da equipe sejam distribuídos de forma justa, evitando sobrecargas. Também são definidos prazos, escopo e equipes, eliminando interrupções desnecessárias.
O alinhamento estratégico, que é definido ainda nesta etapa, conecta os auditores com as metas e objetivos gerais da empresa, tornando a auditoria mais alinhada e eficiente.
Trate este planejamento como um grande projeto e conte com sistemas e ferramentas para estruturar, documentar e automatizar tudo que for necessário.
Dicas para tornar as auditorias internas mais eficientes
Além de um bom planejamento, existem outras dicas que podem contribuir para tornar as auditorias internas mais eficientes, confira:
– Digitalize e automatize todos os processos internos, inclusive o processo de auditorias.
– Transforme a auditoria em uma ferramenta estratégica e não em um processo de fiscalização interna.
– Utilize softwares e ferramentas tecnológicas capazes de monitorar dados em tempo real, além de centralizarem as informações e evidências em um só lugar.
– Defina bem o escopo, deixando claro o objetivo da auditoria para os envolvidos, inclusive para as lideranças.
– Estabeleça um cronograma realista e marcos claros de entrega de todas as etapas, desde o planejamento até a entrega das análises finais e planos de ação.
– Reuniões, tanto com auditores quanto com colaboradores envolvidos, podem facilitar a comunicação, fator imprescindível para a eficiência das auditorias.
– Na etapa de relatórios, foque em elaborar materiais diretos, visuais e focados na causa raiz do problema. Lembre-se que o relatório será muito útil para a melhoria contínua dos processos e para a mitigação de falhas.
– E, se possível, automatize o follow-up das auditorias, planos de ação e monitoramento, reduzindo o trabalho manual e a perda de prazos.
Interact Audit pode otimizar suas auditorias internas e contribuir para sua eficiência
O Interact Audit é a solução para auditorias do Interact Suite e é compatível com os requisitos da ISO 19011, para sistemas de gestão da qualidade e ambiental. Com a solução, a gestão de sua empresa fica mais segura, transparente e competitiva com as boas práticas do mercado.
A solução permite a realização de auditorias em um workflow flexível e dinâmico, adaptando-se aos diversos modelos de negócios e auditorias. Suas funcionalidades contemplam todas as etapas da auditoria, desde o planejamento, agendamento até a execução.
– Planejamento de Auditorias: com esta aplicação, você pode gerenciar o Programa de Auditorias de sua empresa ao visualizar o status atual de cada um, seja em andamento, anteriores ou futuros. Imprima relatórios, realize consultas de usuários, utilize checklists, defina os papéis dos auditores e faça inserção de todas as informações necessárias.
– Checklist de Auditoria: a funcionalidade permite a criação de checklists flexíveis que serão utilizados nas auditorias. Você pode definir seus itens, pontos de verificação e associar itens de normativas. Para facilitar ainda mais, é possível definir pontuações por item e escala.
– Workflow de Auditoria: através desta função, gestores têm a possibilidade de gerenciar os cronogramas de auditorias conforme seu status. Cada etapa possui sua característica e requerimento de ações, seja no planejamento, na execução, na avaliação das constatações e ações e na análise dos resultados.
– Cronograma e Execução: permite ao gestor visualizar o cronograma de auditorias do programa e dispõe de uma visualização no momento de alocação de auditorias, evitando possíveis conflitos.
– Relatórios Automatizados: os relatórios das auditorias podem ser gerados ao longo de sua execução, para acompanhamento em tempo real. Já no fechamento de sua execução, é possível compilar as informações de checklist, constatações, ações e comentários finais dos envolvidos.
– Controle de Não Conformidades: a funcionalidade permite o acompanhamento das ocorrências geradas a partir das auditorias, mantendo todos os envolvidos cientes dos avanços das não conformidades apontadas bem como sua evolução e correção.
– Auditorias Mobile: através do Interact Pocket, os auditores podem aplicar suas auditorias de forma remota, com facilidades que vão desde responder a checklists até criar evidências dos pontos de verificação e suas não conformidades.
O Interact Audit também conta com ferramentas de inteligência artificial, que são integradas através do Interact Aion, potencializando suas auditorias com mais eficiência e inteligência.
Os assistentes do Interact Aion interpretam o contexto em tempo real e sugerem melhorias imediatas, tornando suas operações mais ágeis, seguras e estratégicas.
