¿Cómo es la gestión de documentos y cuál es su importancia en su empresa? La respuesta a esta pregunta, a primera vista, puede no parecer tan relevante frente a tantos otros aspectos a considerar en el día a día de la gestión de una organización.
Sin embargo, aunque pueda parecer una tarea sencilla, es de suma importancia, ya que es responsable del almacenamiento y la organización de todos los documentos de la empresa, sean instrucciones de trabajo, documentos legales, financieros, entre muchos otros.
El principal objetivo de la gestión de documentos es hacer más productiva la rutina de las áreas, asegurando también que la empresa esté en conformidad con las legislaciones vigentes.
No se trata de un proceso aislado, pues se vuelve imprescindible para la organización de áreas estratégicas como Desarrollo Humano, Finanzas y Gestión de la Calidad, pudiendo incluso impactar en la conquista de certificaciones, como es el caso de la Acreditación utilizada en el área de la salud.
Importancia de una gestión de documentos eficiente
El proceso es tan importante para el conjunto que, en la actualidad, se sugiere crear una política de gestión de documentos para que podamos aprovechar todas sus ventajas.
Cuando se lleva a cabo de manera eficaz, la gestión de documentos:
- Garantiza eficiencia y productividad;
- Promueve mayor seguridad y gestión de riesgos;
- Impacta en la reducción de costos;
- Alinea a la empresa con el Compliance y la conformidad en general;
- Promueve la organización estratégica;
- Alinea la estrategia con prácticas sostenibles;
- Impacta en la confiabilidad de la marca;
- Y vuelve el negocio más competitivo.
Desafíos enfrentados diariamente
Uno de los principales desafíos que enfrentan las organizaciones en esta área es el almacenamiento físico y la dificultad de mantener todo en orden. Por eso, lo ideal es que las empresas digitalicen prácticamente todo, dejando en archivo físico solo lo que realmente es necesario.
Aun así, la tecnología no resuelve todos los problemas y el volumen de documentos, incluso en formato digital, todavía es un aspecto que merece atención. Al fin y al cabo, cada área tiene sus propios archivos y es necesario encontrar un software para centralizar esta gestión y garantizar que todos los involucrados tengan acceso ilimitado a la información.
La estandarización también es un desafío latente, lo que evidencia la necesidad de crear un sistema de categorización que considere los tipos de documentos y los sectores que tendrán acceso, así como los plazos de validez relacionados a ellos.
Este aspecto tiene mayor peso en el área de Gestión de la Calidad, por ejemplo, que debe garantizar que las instrucciones de trabajo estén actualizadas y que todos los involucrados estén al tanto de los cambios de la última versión. De lo contrario, se comprometerán las entregas, ya sean productos físicos o servicios, como en el caso de la atención a pacientes.
Una gestión de documentos eficaz impacta en la productividad de los equipos, considerando que equipos bien alineados y orientados cuentan con mayor autonomía para avanzar con sus tareas. Además, cuando se trata de la gestión digital de documentos, el tiempo antes utilizado en la gestión física puede ser dirigido a actividades estratégicas.
Y el compromiso de todos, así como en otras áreas, también es un desafío recurrente. Sin embargo, puede resolverse con estrategias de endomarketing y con el alineamiento de la Cultura Organizacional.
Gestión digital de documentos con Interact Suite
¡La gestión de documentos ya no es una opción para las empresas! De esta forma, contar con una herramienta para la gestión digital se ha vuelto imprescindible para optimizar el proceso y hacerlo más eficaz.
Document Manager es el EDM – Electronic Document Management System de Interact. La solución garantiza la gestión electrónica de documentos más avanzada, alineada con los estándares ISO 9000.
Con él, su empresa estructura las categorías de documentos de acuerdo con las etapas del ciclo de vida y sus responsables. Además, permite elaborar, liberar, verificar, aprobar y poner a disposición el documento versionado para su público objetivo.
Entre sus principales aplicaciones, encontrará producción de documentos, versionamiento, repositorio, búsqueda y localización, reportes personalizados, historial de accesos, portafolio y distribución.
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