Los procesos mapeados no siempre reflejan la realidad de los procesos actuales de una organización. Esto no es una regla, pero puede ocurrir cuando la empresa no tiene el hábito de revisar periódicamente sus procesos.
Los procesos existen, entre muchas otras funciones, para orientar las tareas diarias en cuanto al estándar o la calidad esperada de entrega. Sin embargo, nada impide que se implementen mejoras a partir de reflexiones o necesidades del día a día. Al fin y al cabo, son dinámicos y representan el mejor modelo para ese momento de evaluación.
No obstante, el mapeo y la modelación de los procesos también deben actualizarse a lo largo de su evolución. De lo contrario, no reflejarán una visión real de los mismos.
Factores como la dinámica del mercado y la adaptación de los negocios a las necesidades de los clientes, la divergencia entre la visión teórica y la práctica, la creación de múltiples excepciones para resolver imprevistos, entre otros, influyen directamente en este escenario.
Impactos de la falta de visibilidad real de los processos
La falta de visibilidad real de los procesos impacta en diversos aspectos de la organización, especialmente en la eficiencia operativa. A continuación, algunos de los principales impactos:
– Retrabajo constante, ya que los errores no identificados llevan a que los equipos inviertan mucho tiempo en tareas que ya habían sido realizadas;
– Desperdicio de tiempo y recursos, como consecuencia del retrabajo constante;
– Dificultades para identificar cuellos de botella en la producción, ya que los retrasos no se detectan debido a que los procesos no reflejan la realidad del día a día;
– Falta de un estándar de calidad, ya que cada colaborador ejecuta las tareas de manera diferente, lo que genera inconsistencias en la entrega de productos o servicios;
– Falta de información confiable para la toma de decisiones basada en datos;
– Refuerzo de silos organizacionales, que contribuyen a la pérdida de la visión estratégica integral, generando fricciones y fallas en la comunicación;
– Estancamiento general, ya que los procesos desactualizados y no estandarizados dificultan la escalabilidad de las operaciones.
Además de los impactos mencionados, los equipos también se ven afectados, lo que provoca desgaste en los colaboradores y, en consecuencia, un aumento en la rotación.
¿Qué hacer para reflejar la realidad de los procesos?
Comienza reevaluando los procesos actuales, proponiendo nuevos modelos que realmente reflejen la forma en que las actividades se realizan hoy en día.
Promueve cambios en la cultura organizacional que impulsen la eliminación de los silos organizacionales. Este patrón es uno de los principales errores en la gestión de procesos, ya que dificulta la comunicación entre áreas, provocando que cada una ejecute su parte del proceso de manera diferente, sin seguir un estándar previamente establecido.
La integración entre todas las áreas involucradas es un factor clave para garantizar que las tareas reflejen la realidad de los procesos actuales. Asimismo, es fundamental registrar y/o evaluar cada cambio necesario en los modelos.
Los equipos operativos y estratégicos también deben estar alineados y trabajar en conjunto, lo que permite identificar cuellos de botella y etapas que realmente generan valor para los resultados finales y la experiencia del cliente.
La creación de indicadores de desempeño puede contribuir a mantener los procesos actualizados según los estándares esperados. Esta práctica actúa de manera proactiva, identificando posibles brechas entre los procesos modelados y los procesos en la práctica.
Además de mapear y modelar procesos, documentarlos también es una etapa fundamental. De esta forma, se garantiza que las actividades se realicen de acuerdo con el estándar definido, proporcionando una visión clara y completa de los flujos de trabajo para cualquier colaborador.
Las capacitaciones y entrenamientos constantes también son una alternativa para fortalecer el seguimiento, concientizando a los colaboradores sobre la importancia de la actualización periódica de los procesos.
Y, para asegurar que todas estas estrategias funcionen, nada mejor que contar con la tecnología de un software capaz de mapear, optimizar y automatizar la ejecución y los resultados de los procesos, facilitando la integración de todas las áreas involucradas.
Visualización real de los procesos con Interact BPM
¿Necesitas una solución con la que puedas planificar, documentar, analizar, modelar, diseñar, ejecutar, medir, monitorear, controlar y mejorar los procesos de tu organización? Entonces necesitas conocer mejor Interact BPM, la solución de gestión por procesos de Interact Suite.
La solución promueve la alineación entre todas las áreas de la empresa, desde las estrategias organizacionales hasta la tecnología de la información y las tecnologías operacionales.
Al permitir la integración con la planificación estratégica, Interact BPM impulsa el negocio con inteligencia, automatización y robotización, impactando en la reducción del tiempo total de ejecución de los procesos y en el aumento de la productividad.
Entre las funcionalidades que contribuyen a garantizar la visibilidad real de los procesos, destacamos:
– Gestión y mejora basadas en el análisis de datos históricos;
– Recolección automática de indicadores;
– Identificación de áreas, gestores y usuarios responsables en cada etapa del proceso;
– Monitoreo en tiempo real de los procesos de la organización;
– Gestión de procesos evaluados mediante semáforos de desempeño;
– Entre muchas otras.
Además, con el apoyo del Asistente de Procesos de Interact BPM, identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora es aún más fácil.
