Os processos mapeados nem sempre refletem a realidade dos processos atuais de uma organização. Isso não é um padrão, porém, pode acontecer caso a empresa não tenha o hábito de revisar periodicamente seus processos.
Processos existem, entre tantas outras funcionalidades, para orientar as tarefas diárias quanto ao padrão ou qualidade esperados de entrega. Porém, nada impede que melhorias sejam implantadas a partir de reflexões ou necessidades diárias. Afinal, são dinâmicos e retratam o melhor modelo para aquele momento de avaliação.
Contudo, o mapeamento e modelagem do processo também precisam ser atualizados ao longo de sua evolução. Caso contrário, não irá refletir uma visão real dos mesmos.
Fatores como a dinâmica do mercado e adaptação dos negócios diante das necessidades dos clientes, divergência entre a visão teórica e a visão prática, criação de muitas exceções para contornar imprevistos, entre outros.
Impactos da falta de visibilidade real dos processos
A falta de visibilidade real dos processos impacta em diversos aspectos da organização, principalmente na eficiência operacional. Confira demais impactos gerados:
– Retrabalho constante, pois os erros que não foram mapeados fazem as equipes investirem muito tempo em trabalhos que já foram feitos;
– Desperdício de tempo e recursos, reflexo do retrabalho constante;
– Dificuldades para identificar gargalos de produção, pois os atrasos não conseguem ser identificados por conta dos processos não refletirem a realidade do dia a dia;
– Falta de um padrão de qualidade, pois cada colaborador vai executar a tarefa de um jeito diferente, resultando em inconsistências nas entregas dos serviços ou produtos;
– Falta de informações confiáveis para tomada de decisões orientada a dados;
– Reforço de silos organizacionais, que contribuem para a perda da visão estratégica do todo, gerando atritos e falhas de comunicação;
– Estagnação de forma geral, pois processos desatualizados e não padronizados impedem a escalonamento das operações.
Além dos impactos citados acima, as equipes também são afetadas, resultando no desgaste dos colaboradores e, consequentemente, no aumento da rotatividade.
O que fazer para refletir a realidade dos processos?
Comece reavaliando os processos atuais, propondo novos modelos que realmente reflitam a forma como as atividades são realizadas atualmente.
Proponha mudanças na cultura organizacional que estimulem o fim dos silos organizacionais. Esse padrão é um dos principais erros cometidos na gestão de processos, pois dificulta a comunicação entre áreas, fazendo com que cada uma realize sua parte do processo de forma diferente, sem seguir um padrão previamente estabelecido.
A integração entre todas as áreas envolvidas é um fator-chave para garantir que as tarefas reflitam a realidade dos processos atuais e lembrem-se de registrar e/ou avaliar cada mudança necessária nos modelos.
As equipes operacionais e estratégicas também precisam estar em sintonia e trabalhar em conjunto, possibilitando a identificação de gargalos e etapas que realmente geram valor para as entregas finais e para a experiência do cliente.
A criação de indicadores de desempenho pode contribuir para manter os processos atualizados de acordo com os padrões esperados. Essa prática pode atuar de forma proativa, identificando possíveis gaps entre os processos modelados e os processos na prática.
Além de mapear e modelar processos, documenta-los também é uma etapa fundamental. Dessa forma, garantimos que as atividades possam ser desempenhadas de acordo com o padrão mapeado, garantindo uma visão clara e completa dos fluxos de trabalho por qualquer colaborador.
Treinamentos e capacitações constantes também são uma alternativa para intensificar o acompanhamento, conscientizando os colaboradores quanto à necessidade de atualização periódica dos processos.
E, para garantir que todas essas estratégias funcionem, nada melhor do que contar com a tecnologia de um software, capaz de mapear, otimizar e automatizar a execução e os resultados dos processos, facilitando a integração de todas as áreas envolvidas.
Visualização real dos processos com Interact BPM
Precisando de uma solução em que você possa planejar, documentar, analisar, modelar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos de sua organização? Então, precisa conhecer melhor o Interact BPM, solução para gestão por processos do Interact Suite!
A solução promove o alinhamento entre todas as áreas da empresa, desde as estratégias organizacionais, até a tecnologia da informação e as tecnologias operacionais.
Por possibilitar ainda a integração com o planejamento estratégico, o Interact BPM impulsiona o negócio com inteligência, automação e robotização, impactando na redução do tempo total de execução dos processos e no aumento da produtividade.
Entre as funcionalidades que contribuem para garantir a visibilidade real dos processos, destacamos:
– Gerenciamento e aprimoramento com base em análises de dados históricos;
– Coleta automática de indicadores;
– Identificação de áreas, gestores e usuários responsáveis em cada etapa do processo;
– Monitoramento em tempo real dos processos da organização;
– Gerenciamento de processos avaliados com semáforos de atuação;
– Entre muitas outras.
Além disso, com o apoio do Assistente de Processos do Interact BPM, identificar gargalos e oportunidades de melhoria fica ainda mais fácil.
