Las auditorías internas tienen el objetivo de evaluar procesos, identificar fallas, garantizar que la empresa esté siempre alineada con las leyes y normas vigentes, estimular la cultura de la mejora continua, fortalecer la gobernanza corporativa, entre otros.
Mantener una rutina de auditorías internas hace que la información sea más confiable, contribuye a la seguridad financiera y, además, prepara a la organización para auditorías y evaluaciones externas. Asimismo, es una forma de garantizar que los procesos sigan fluyendo como deberían, principalmente en los períodos previos a las auditorías de certificación o de mantenimiento de estas.
Por eso, separamos algunos consejos para sortear los desafíos que enfrentan los profesionales en el día a día y lograr que sus auditorías internas sean más eficientes.
Desafíos que comprometen la eficiencia de las auditorías internas
Los desafíos que enfrentan los profesionales pueden ser tecnológicos, operativos y de gestión.
La falta de integración entre los sistemas utilizados por la empresa, por ejemplo, refuerza los silos organizacionales. Esto hace que cada área centralice su información y sus datos, lo que dificulta el trabajo en equipo y la trazabilidad y consistencia de los datos utilizados, tanto para las auditorías como para los indicadores generales de la organización.
Esta falta de integración entre la información, a su vez, compromete la alineación entre operación y estrategia, aumentando la resistencia cultural y la falta de compromiso de los colaboradores.
Los colaboradores desalineados de los objetivos de la empresa vuelven automáticamente más complicado el proceso de auditoría, pues pasan a verlo como una prueba o evaluación de sus actividades y pueden tomarlo como algo personal. Esto es totalmente lo opuesto a lo que proponen las auditorías internas, ya que los evaluadores quieren identificar las vulnerabilidades para mejorarlas y no para sancionar a alguien en específico.
Y, por último, el desafío que suele impactar de forma severa la eficiencia de las auditorías internas es la falta de automatización y los procesos manuales. Esto hace que las áreas dependan excesivamente de hojas de cálculo y controles manuales, generando más horas de trabajo y abriendo margen para errores humanos, principalmente durante los análisis.
Es importante señalar que esta forma manual impacta tanto en los procesos diarios, pues termina impidiendo que cumplan los requisitos de calidad y trazabilidad necesarios, como en el propio proceso de auditoría.
La comunicación entre procesos y áreas debe ser clara y objetiva, evitando así interpretaciones equivocadas y la pérdida de eficiencia a lo largo de las auditorías.
Una buena planificación es el comienzo de todo
Todo comienza con una buena planificación y, para garantizar la eficiencia de las auditorías internas, ¡no sería diferente!
Es en la planificación donde se identifican las áreas de mayor riesgo, asegurando que los esfuerzos del equipo se distribuyan de forma justa y evitando sobrecargas. También se definen plazos, alcance y equipos, eliminando interrupciones innecesarias.
La alineación estratégica, que se define aún en esta etapa, conecta a los auditores con las metas y los objetivos generales de la empresa, haciendo la auditoría más alineada y eficiente.
Trata esta planificación como un gran proyecto y apóyate en sistemas y herramientas para estructurar, documentar y automatizar todo lo que sea necesario.
Consejos para hacer más eficientes las auditorías internas
Además de una buena planificación, existen otros consejos que pueden contribuir a que las auditorías internas sean más eficientes. Conócelos:
- Digitaliza y automatiza todos los procesos internos, incluido el proceso de auditorías.
- Transforma la auditoría en una herramienta estratégica y no en un proceso de fiscalización interna.
- Utiliza software y herramientas tecnológicas capaces de monitorear datos en tiempo real, además de centralizar la información y las evidencias en un solo lugar.
- Define bien el alcance, dejando claro el objetivo de la auditoría para los involucrados, incluidos los líderes.
- Establece un cronograma realista e hitos claros de entrega de todas las etapas, desde la planificación hasta la entrega de los análisis finales y los planes de acción.
- Las reuniones, tanto con los auditores como con los colaboradores involucrados, pueden facilitar la comunicación, factor imprescindible para la eficiencia de las auditorías.
- En la etapa de informes, enfócate en elaborar materiales directos, visuales y centrados en la causa raíz del problema. Recuerda que el informe será muy útil para la mejora continua de los procesos y para la mitigación de fallas.
- Y, si es posible, automatiza el seguimiento de las auditorías, los planes de acción y el monitoreo, reduciendo el trabajo manual y la pérdida de plazos.
Interact Audit puede optimizar tus auditorías internas y contribuir a su eficiência
Interact Audit es la solución para auditorías de Interact Suite y es compatible con los requisitos de la ISO 19011, para sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Con la solución, la gestión de tu empresa se vuelve más segura, transparente y competitiva con las buenas prácticas del mercado.
La solución permite realizar auditorías en un flujo de trabajo flexible y dinámico, adaptándose a los diversos modelos de negocio y de auditoría. Sus funcionalidades contemplan todas las etapas de la auditoría, desde la planificación y la programación hasta la ejecución.
- Planificación de Auditorías: con esta aplicación, puedes gestionar el Programa de Auditorías de tu empresa visualizando el estado actual de cada una, ya sea en curso, anteriores o futuras. Imprime informes, realiza consultas de usuarios, utiliza listas de verificación, define los roles de los auditores e ingresa toda la información necesaria.
- Lista de Verificación de Auditoría: la funcionalidad permite crear listas de verificación flexibles que se utilizarán en las auditorías. Puedes definir sus ítems, puntos de verificación y asociar ítems de normativas. Para facilitarlo aún más, es posible definir puntuaciones por ítem y escala.
- Flujo de Trabajo de Auditoría: a través de esta función, los gestores tienen la posibilidad de administrar los cronogramas de auditorías según su estado. Cada etapa tiene su característica y requerimiento de acciones, ya sea en la planificación, en la ejecución, en la evaluación de los hallazgos y las acciones, o en el análisis de los resultados.
- Cronograma y Ejecución: permite al gestor visualizar el cronograma de auditorías del programa y dispone de una visualización al momento de asignar auditorías, evitando posibles conflictos.
- Informes Automatizados: los informes de las auditorías pueden generarse a lo largo de su ejecución, para su seguimiento en tiempo real. Ya al cierre de la ejecución, es posible compilar la información de la lista de verificación, los hallazgos, las acciones y los comentarios finales de los involucrados.
- Control de No Conformidades: la funcionalidad permite dar seguimiento a las incidencias generadas a partir de las auditorías, manteniendo a todos los involucrados al tanto de los avances de las no conformidades señaladas, así como de su evolución y corrección.
- Auditorías Mobile: a través de Interact Pocket, los auditores pueden aplicar sus auditorías de forma remota, con facilidades que van desde responder listas de verificación hasta crear evidencias de los puntos de verificación y sus no conformidades.
Interact Audit también cuenta con herramientas de inteligencia artificial, integradas a través de Interact Aion, que potencian tus auditorías con más eficiencia e inteligencia.
Los asistentes de Interact Aion interpretan el contexto en tiempo real y sugieren mejoras inmediatas, haciendo tus operaciones más ágiles, seguras y estratégicas.
