Si conoces a fondo el concepto de BPM (Business Process Management), entenderás que realmente no nació para sostenerse en una cultura de improvisación, por más que algunas empresas aún insistan en ello.
El BPM, o Gestión de Procesos de Negocio, es una disciplina cuyo objetivo principal es optimizar los flujos de trabajo de las empresas, a través del mapeo, análisis, modelado, automatización y mejora continua de los procesos.
De esta manera, contribuye a la eficiencia operativa, la reducción de costos, proporciona mayor visibilidad y control, y garantiza la conformidad y la calidad de las entregas. Sin embargo, todo esto solo es posible gracias a la estandarización.
Algunas empresas adoptan la metodología para cumplir con requisitos de certificaciones y buenas prácticas, pero mantienen los procesos en la informalidad, y la cultura de la improvisación termina imponiéndose cuando se exigen requisitos mínimos.
Lo que muchos no perciben es que este enfoque puede generar un efecto contrario, produciendo caos e impactando incluso en los costos operativos.
Impactos de la improvisación en el BPM
Aunque pueda parecer una alternativa más práctica ante imprevistos, la improvisación en la gestión de procesos impacta en todas las áreas de la empresa e incluso puede generar problemas estructurales.
En general, los impactos más comunes son:
- La falta de estandarización puede provocar la repetición de tareas y errores frecuentes, generando un aumento de los costos operativos y retrabajo;
- Al depender de la improvisación, las empresas no logran escalar su producción, lo que dificulta el crecimiento del negocio;
- La falta de procesos documentados se refleja en inconsistencias en la calidad de las entregas, generando también insatisfacción y pérdida de confianza por parte de los clientes;
- Ante la falta de estandarización y la ausencia de procesos documentados, la improvisación resulta en una pérdida de tiempo para los gestores. En lugar de enfocarse en la estrategia, deben dedicar su tiempo a resolver problemas urgentes a lo largo del día.
Lo mejor es enfrentar el desafío directamente, en lugar de intentar evitarlo o encubrirlo, ya que cuanto más tiempo pase, mayor será el problema que deberá resolverse después.
¡La improvisación debe ser la excepción y no el método!
4 consejos para dejar atrás la improvisación
1. Comienza por la cultura organizacional
Todo cambio que involucra a las personas en el ámbito empresarial debe comenzar por la cultura organizacional.
Si las cosas se hacen de determinada manera, es porque la cultura de la empresa es así; es ella la que orienta los estándares, ya sean comportamentales u operativos.
Al fin y al cabo, la cultura organizacional es un conjunto de valores, creencias, normas, rituales, historias y tabúes que moldean la identidad de una empresa y orientan el comportamiento de sus colaboradores.
De esta forma, para modificarla es necesario realizar un diagnóstico para entender dónde estamos y luego trazar los planes que nos llevarán hacia donde queremos llegar. Consulta más información en el artículo “¿Cómo construir una cultura organizacional?”.
2. La estandarización es la clave del éxito
Comienza a implementar, de hecho, la metodología BPM en tu negocio. Mapea los procesos actuales y documenta los procedimientos tal como se realizan hoy. Esto contribuirá a la identificación de cuellos de botella y retrabajos.
¡No podrás resolver todo de una sola vez! Nuestro consejo es priorizar las áreas más críticas, aquellas que tengan un impacto directo en la entrega de productos o servicios. Luego, a medida que avances, evoluciona hacia las áreas de apoyo.
Estandariza y documenta todos los procesos, garantizando que las directrices sean claras y objetivas para que todos realicen las tareas según lo planificado.
También es muy importante definir roles y responsabilidades para todos los involucrados, dejando claro quién aprueba, quién ejecuta y quién debe ser consultado. Esto permitirá que el proceso fluya de manera simple y práctica.
3. Las automatizaciones pueden facilitar el día a día
Una vez concluida la etapa anterior, es momento de utilizar la tecnología a tu favor mediante automatizaciones.
La automatización permite que un sistema realice actividades repetitivas de manera eficiente y consistente, liberando a los colaboradores para que puedan enfocarse en actividades estratégicas y de análisis que realmente requieren intervención humana.
Otras herramientas de inteligencia artificial también contribuyen a optimizar el tiempo e incluso a mejorar el análisis de grandes volúmenes de datos.
4. La mejora continua debe formar parte del proceso
Una vez que los procesos estén mapeados, documentados y automatizados, el BPM no termina aquí. Continúa a lo largo de toda la vida de la empresa mediante el monitoreo constante y la mejora continua.
Para facilitar el monitoreo, define indicadores y métricas que permitan entender si los procesos están funcionando realmente como se espera.
Para impulsar la mejora continua, adopta herramientas como el Ciclo PDCA, el Análisis de los Porqués, Kanban y el Diagrama de Ishikawa para facilitar el proceso.
Consejo extra: cuenta con herramientas que te apoyen en todas las etapas
Contar con softwares y herramientas que apoyen la implementación del BPM en todas sus etapas, promuevan la mejora continua y faciliten la integración con la planificación estratégica de la empresa puede hacer que el proceso sea más sencillo y dificultar el retorno a los patrones antiguos, como la improvisación.
Interact Suite, por ejemplo, ofrece la solución metodológica Interact BPM para promover la alineación entre las estrategias organizacionales y las tecnologías operativas.
Este enfoque disciplinario promovido por Interact permite planificar, documentar, analizar, modelar, diseñar, ejecutar, medir, monitorear, controlar y mejorar los procesos de una organización.
Además, promueve una conexión directa con la planificación estratégica, con el objetivo de impulsar los negocios con inteligencia, automatización y robotización. Las funcionalidades disponibles reducen el tiempo total de ejecución de los procesos y aumentan la productividad.
La solución también cuenta con inteligencia artificial a través de su asistente y, mediante una simple interacción en el chat, puedes recibir sugerencias inteligentes para optimizar los flujos de trabajo. Entre las opciones, permite identificar etapas que pueden eliminarse, sugerir oportunidades de mejora y generar un modelo completo a partir de un simple título y descripción.
