Organizar los documentos de una empresa en carpetas, ya sean físicas o almacenadas directamente en la computadora, no puede considerarse realmente una gestión documental. Y, aunque pueda estar organizado, la gestión de documentos en una empresa va mucho más allá de eso.
El concepto de gestión documental implica prácticas, políticas y tecnologías orientadas a controlar el ciclo de vida de todos los archivos de una empresa, desde su creación hasta su uso y disposición final cuando quedan obsoletos o son reemplazados.
La principal diferencia entre ambos conceptos es que la organización por carpetas se enfoca en el almacenamiento del documento, mientras que la gestión documental, además de indicar dónde se almacena, también se preocupa por aspectos como la seguridad, el cumplimiento legal, el control de versiones y la trazabilidad.
Estos pilares son fundamentales para la protección de los datos de la empresa, el cumplimiento de normativas como la LGPD, la validez jurídica de la información y para evitar el uso de datos desactualizados.
¿Por qué organizar por carpetas no es suficiente?
La organización y el almacenamiento de documentos en carpetas es un método obsoleto, que únicamente permite asignar un lugar para guardar el archivo, posibilitando una búsqueda jerárquica y con un nivel de seguridad básico. Además, presenta diversos problemas como los que se detallan a continuación:
– Cumplimiento (Compliance)
Una gestión documental más simplificada, como la basada en carpetas, difícilmente cumple con los requisitos de Compliance, ya que no garantiza la seguridad necesaria.
Las carpetas compartidas con toda la empresa permiten el libre acceso a datos sensibles por parte de cualquier colaborador.
Una gestión documental más robusta, realizada mediante un sistema de gestión documental (GED), por ejemplo, permite definir restricciones y permisos de acceso según las necesidades de cada área.
– Control de versiones y trazabilidad
En las carpetas, este control se realiza de forma manual, lo que vuelve la gestión vulnerable a errores. Además, ¿cómo saber cuál es la versión vigente si no se eliminan las anteriores?
Es fundamental contar con un historial de cambios y usuarios para garantizar la integridad de la información.
– Flujos de trabajo manuales
Como las carpetas no se integran entre sí ni generan alertas automáticas, es necesario registrar en calendarios los períodos de revisión de los documentos.
Asimismo, para obtener aprobaciones, se deben enviar mensajes por correo electrónico, chat interno o incluso WhatsApp. Además de ser tareas manuales, esto dificulta mantener un historial claro de aprobaciones y cambios.
Con un sistema especializado, es posible automatizar alertas de revisión directamente para los responsables, y las aprobaciones o descartes de versiones obsoletas se vuelven mucho más simples y eficientes.
– Búsqueda de documentos
Buscar documentos en carpetas es una tarea compleja debido a la gran cantidad de archivos y estructuras. Es necesario encontrar la carpeta correcta, tener una idea de cuándo fue creado o revisado el documento y asegurarse de que no haya sido eliminado de forma indebida.
Reflejos de una gestión documental eficiente
Los beneficios de una gestión documental organizada y eficiente pueden percibirse en todas las áreas de la organización, especialmente cuando se implementa con el apoyo de herramientas y software adecuados.
Los resultados son numerosos; sin embargo, destacan la reducción de costos, la seguridad de la información y la agilidad en las entregas y en la atención al cliente.
En el ámbito operativo, por ejemplo, los procesos fluyen de manera organizada, ya que todos tienen acceso a instrucciones y lineamientos de trabajo actualizados. En el caso de las industrias, los procedimientos se vuelven aún más alineados y estandarizados.
En el área de Recursos Humanos, existe un mayor control de todos los documentos de cada colaborador. Contratos, evaluaciones y documentos legales se almacenan en espacios protegidos. Además, al estar todo digitalizado, los procesos de incorporación se vuelven más ágiles.
Las áreas Administrativa y Financiera se benefician de la automatización de aprobaciones y revisiones de documentos, evitando retrasos y otros impactos legales. Otro aspecto importante es la centralización de documentos en un único repositorio, lo que simplifica las auditorías.
Por su parte, las áreas Comercial, de Soporte al Cliente y de Relación con el Cliente reducen los tiempos de espera en la atención gracias a una búsqueda centralizada y eficiente, además de contar con todo el historial de información disponible.
Las áreas de Compliance y Jurídica también aprovechan las ventajas de una gestión documental eficiente, evitando el vencimiento de documentos legales y permisos, permitiendo la trazabilidad de cambios y facilitando el acceso a información clave para todos los involucrados, como manuales de conducta y otras directrices para los colaboradores.
Control, administración e historial con Interact Document
Interact Suite cuenta con una solución exclusiva para la gestión eficiente de documentos: Interact Document.
La solución ofrece lo más avanzado en GED (Gestión Electrónica de Documentos), totalmente alineado con estándares como la norma ISO 9000.
Sus funcionalidades permiten estructurar categorías de documentos según sus etapas del ciclo de vida y sus responsables. Con esta herramienta, puedes crear, liberar, verificar, aprobar y poner a disposición un documento versionado para el público objetivo correspondiente.
Además, sus aplicaciones permiten la integración con la planificación estratégica y operativa de la empresa, la generación de informes en PDF, el almacenamiento de portafolios de documentos, la edición colaborativa y la edición de documentos integrada con Google Docs.
También puedes contar con el apoyo de inteligencia artificial a través del Asistente de Documentos, que permite agilizar búsquedas y localizar información basada en el contenido real de los archivos, recibir sugerencias de contenido y estandarización, y brindar apoyo en la creación de documentos, logrando mayor agilidad en la producción documental, entre otros beneficios.
