Se você conhece a fundo o conceito de BPM (Business Process Management) vai entender que ele realmente não nasceu para se sustentar na cultura do improviso, por mais que algumas empresas ainda insistam.
O BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina que tem como objetivo principal otimizar os fluxos de trabalho das empresas, através do mapeamento, análise, modelagem, automatização e melhoria contínua de processos.
Dessa forma, contribui para a eficiência operacional, redução de custos, proporciona maior visibilidade e controle e garante a conformidade e qualidade das entregas. Porém, tudo isso só se torna possível por conta da padronização.
Algumas empresas consideram a adoção da metodologia para atender requisitos de certificações e boas práticas, mas mantém os processos na informalidade e a cultura do improviso passa a ser lei quando requisitos mínimos são exigidos.
O que muitos acabam não se dando conta é que esse padrão pode produzir um efeito reverso, gerando caos e impactando até nos custos operacionais.
Impactos da improvisação no BPM
Embora pareça uma alternativa mais prática diante de imprevistos, a improvisação na gestão de processos impacta em todas áreas da empresa, podendo até gerar problemas estruturais.
Em geral, os impactos mais comuns são:
– A falta de padronização pode acarretar na repetição de tarefas e erros comuns, gerando aumento dos custos operacionais e retrabalho;
– Por depender do improviso, as empresas não conseguem escalar sua produção, impactando na dificuldade de crescimento do negócio;
– A falta de processos documentados reflete em inconsistências de qualidade nas entregas, gerando também insatisfação e confiança dos clientes;
– Diante da falta de padronização e ausência de processos documentados, o improviso resulta na perda de tempo de gestores. Ao invés de estarem focados na estratégia, precisam dedicar-se a apagar incêndios ao longo dos dias.
O melhor a se fazer é encarar o desafio de frente ao invés de tentar evita-lo ou mascará-lo, pois quanto mais tempo passar, maior será o problema a ser resolvido depois.
O improviso precisa ser exceção e não método!
4 dicas para deixar a improvisação para trás
1. Comece pela Cultura Organizacional
Toda e qualquer mudança que envolve pessoas no âmbito empresarial deve começar pela cultura organizacional.
Se as coisas são feitas de um determinado modo, é porque a cultura da empresa é assim, é ela quem orienta os padrões, sejam eles comportamentais ou operacionais.
Afinal, cultura organizacional é um conjunto de valores, crenças, normas, rituais, histórias e tabus que moldam a identidade de uma empresa e orientam o comportamento de seus colaboradores.
Dessa forma, para modifica-la é preciso fazer um diagnóstico para entender onde estamos para então traçar os planos que nos levarão até onde queremos chegar. Confira mais informações no artigo “Como construir uma cultura organizacional?”.
2. Padronização é a chave para o sucesso
Comece, de fato, a implementar a metodologia BPM em seu negócio. Mapeie os processos atuais e documente os procedimentos realizados da forma como são feitos atualmente. Isso irá contribuir para a identificação de gargalos e retrabalhos.
Você não vai conseguir resolver tudo de uma vez só! Nosso conselho é priorizar as áreas mais críticas, que possuam impacto direto nas entregas de produtos ou serviços. E, de acordo com o andamento, evolua para as áreas de apoio.
Padronize e documente todos os processos, garantindo que as orientações estejam claras e objetivas para que todos realizem as tarefas de acordo com o planejado.
É muito importante também definir papeis e responsabilidades para todos os envolvidos, deixando claro quem aprova, quem executa e quem precisa ser consultado. Isso fará com que o processo flua de forma simples e prática.
3. Automações podem facilitar o dia a dia
Quando a etapa anterior estiver concluída, é hora de utilizar a tecnologia a seu favor através das automações.
A automação faz com que um sistema realize atividades repetitivas de maneira eficiente e consistente, liberando os colaboradores para que possam se focar em atividades estratégicas e de análise, que realmente necessitem de um ser humano.
Outras ferramentas de inteligência artificial também contribuem para a otimização do tempo e até melhorar a análise de uma grande quantidade de dados.
4. A melhoria continua precisa fazer parte do processo
Depois dos processos estarem mapeados, documentados e automatizados, o BPM não acaba aqui. Ele segue por toda a vida da empresa através do monitoramento constante e da melhoria continua.
Para facilitar o monitoramento, defina indicadores e métricas que servirão para entender se os processos estão realmente funcionando como o esperado.
Já para promover a melhoria contínua, adote ferramentas como o Ciclo PDCA, Análise dos Porquês, Kanban e Diagrama de Ishikawa para facilitar o processo.
Dica extra: conte com ferramentas que te apoiem em todas as etapas
Contar com softwares e ferramentas que apoiem a implantação do BPM em todas as etapas, promovam a melhoria contínua e que facilitem a integração com o planejamento estratégico da empresa pode tornar mais fácil o processo e dificultar o retorno para ao padrões antigos, como o improviso.
O Interact Suite, por exemplo, oferece a solução metodológica Interact BPM para promover o alinhamento entre as estratégias organizacionais e as tecnologias operacionais.
Essa abordagem disciplinar promovida pela Interact, permite planejar, documentar, analisar, modelar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos de uma organização.
Além disso, promove vínculo direto com o planejamento estratégico, com o intuito de impulsionar os negócios com inteligência, automação e robotização. As funcionalidades disponíveis reduzem o tempo total de execução de processos e aumentam a produtividade.
A solução também conta com inteligência artificial através de seu assistente e, com uma simples interação no chat, você recebe sugestões inteligentes para aprimorar os fluxos de trabalho. Entre as opções, possibilita identificar etapas que podem ser removidas, sugestões de oportunidades de melhoria e a geração de um modelo completo a partir de um simples título e descrição.
