Organizar os documentos de uma empresa por pastas, sejam elas físicas ou salvas diretamente no computador, não pode ser considerado uma gestão de documentos, de fato. E, por mais que possa estar organizado, gestão de documentos em uma empresa vai muito além disso.
O conceito de gestão de documentos envolve práticas, políticas e tecnologias que visam controlar o ciclo de vida de todos os arquivos de uma empresa, desde sua criação até a utilização e descarte ao ser obsoletado ou substituído.
A principal diferença entre as duas coisas é que a organização de pastas foca no armazenamento do documento e a gestão documental, além de indicar o local de armazenamento, preocupa-se também com aspectos como segurança, conformidade legal, controle de versões e rastreabilidade.
Esses pilares são imprescindíveis para a proteção de dados da empresa, adesão a legislações como a LGPD, validade sob o aspecto jurídico e para evitar o uso de informações desatualizadas.
Por que organizar por pastas não é suficiente?
A organização e armazenamento de documentos em pastas é um método ultrapassado, que apenas irá encontrar um lugar de guarda do arquivo, permitindo uma busca hierárquica e com nível de segurança básico. Além de tudo, ainda irá esbarrar em outros tantos problemas como os listados abaixo.
– Adesão ao Compliance
Uma gestão de documentos mais simplificada, como a oferecida por pastas, dificilmente terá aderência às exigências de Compliance por não garantir a segurança necessária.
Pastas compartilhadas com todos de uma empresa, resultam no livre acesso de dados sensíveis a qualquer colaborador.
Uma gestão de documentos mais robusta, realizada por um GED, por exemplo, garante restrições e permissões de acesso de acordo com as necessidades mapeadas em cada área.
– Controle de versões e rastreabilidade
Em pastas, esse controle acontece de forma manual, tornando a gestão vulnerável a falhas. Além disso, como saber qual a versão vigente se nenhuma das anteriores poderá ser excluída?
É preciso contar com um histórico de alterações e usuários para assegurar a integridade das informações.
– Fluxos de trabalho manuais
Como as pastas não conversam entre si nem emitem alertas automáticos, é preciso deixar anotado em algum calendário quais os períodos necessários de revisões das versões vigentes.
Outro ponto é que para aprovação, faz-se necessário o envio de mensagens por e-mail, chat interno ou até WhatsApp. Além de serem tarefas manuais, também impactam na ausência de histórico de aprovações e alterações.
Com um sistema próprio para a gestão, é possível automatizar alertas de revisão diretamente para os responsáveis. Já as aprovações ou descartes de versões obsoletas tornam-se muito mais simples e práticos.
– Busca de documentos
A busca de documentos em pastas é uma tarefa muito complexa, por conta da grande quantidade de pastas e arquivos. É preciso encontrar a pasta certa, ter uma ideia do mês que possa ter sido criada ou até revisada e garantir que ninguém tenha excluído o documento de forma indevida.
Reflexos de uma gestão de documentos eficiente
Os reflexos de uma gestão de documentos organizada e eficiente podem ser sentidos por todas as áreas da organização, principalmente quando realizada com o apoio de ferramentas e softwares adequados.
Os efeitos são inúmeros, porém, destacamos a redução de custos, segurança da informação e agilidade nas entregas e no atendimento ao cliente.
No âmbito operacional, por exemplo, os processos fluem de forma organizada, pois todos têm acesso as instruções e orientações de trabalho atualizadas. Em indústrias, os procedimentos seguem ainda mais alinhados e padronizados.
Na área de Recursos Humanos, há maior controle de todos os documentos de cada colaborador. Contratos, avaliações e documentos legais ficam arquivados em espaços protegidos. Além disso, por tudo estar digitalizado, os processos de admissão se tornam mais ágeis.
As áreas Administrativa e Financeira se beneficiam com a automatização de aprovações e revisões de documentos, evitando atrasos e outros impactos legais. Outro fator importante da gestão é a centralização de documentos em um único espaço, simplificando auditorias.
Já as áreas Comercial, Suporte ao Cliente e Relacionamento com Cliente reduzem o tempo de espera nos atendimentos por conta da busca centralizada e eficiente, além de disponibilizar todo o histórico de informações.
Questões legais das áreas de Compliance e Jurídico também usufruem das vantagens de uma gestão de documentos eficiente, evitando vencimento de documentos legais e alvarás, rastreio de alterações e fornecimento de informações necessárias a todos envolvidos, como manuais de conduta e outras orientações aos colaboradores.
Controle, administração e histórico com o Interact Document
O Interact Suite conta com uma solução exclusiva para a gestão eficiente de documentos: o Interact Document.
A solução oferece o que há de mais avançado em GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, totalmente alinhado aos padrões de normas como a ISO 9000.
Suas funcionalidades permitem a estruturação de categorias de documentos, de acordo com as etapas de vida e seus responsáveis. Com ele você elabora, libera, verifica, aprova e disponibiliza um documento versionado para o público-alvo de destino.
Suas aplicações permitem ainda a integração com o planejamento estratégico e operacional da empresa, a geração de relatórios em PDF, o armazenamento de portfólio de documentos, a edição colaborativa e a edição de documentos integrada ao Google Docs.
Você ainda pode contar com o apoio de inteligência artificial, através do Assistente de Documentos, para acelerar buscas e localizar informações com base no conteúdo real dos arquivos, receber sugestões de conteúdo e padronização e apoio na criação de documentos, ganhando agilidade na produção documental e muito mais!
