Ya sabemos que la IA contribuye de múltiples formas a las rutinas organizacionales y a la optimización de sus resultados; sin embargo, ¿es capaz de impactar también la madurez en la gestión de procesos?
La madurez en la gestión de procesos indica el nivel de estructuración, documentación, control y optimización de las rutinas de trabajo de una empresa, evidenciando su capacidad para entregar resultados consistentes, eficientes y predecibles.
Además, también puede utilizarse para comprender el grado de control y gobernanza de los procesos de una organización, evaluando qué tan organizados están, cómo se aplican las mejoras propuestas y si su enfoque permanece alineado con los objetivos generales del plan estratégico.
Por su parte, la inteligencia artificial, asociada a la gestión de procesos, actúa de forma estratégica para garantizar la mejora continua y la optimización de los procesos, además de contribuir a la implementación de automatizaciones que los hacen más ágiles, entre muchas otras ventajas.
Por lo tanto, podemos concluir que sí, la IA es capaz de impactar positivamente la madurez en la gestión de procesos de la organización. Y para entender mejor cómo sucede esto en la práctica, exploraremos las ventajas y beneficios de utilizar la IA en la gestión de procesos.
Ventajas de utilizar IA en la gestión de processos
La inteligencia artificial mejora la gestión de procesos de las organizaciones a través de tres pilares centrales:
- Automatización de tareas y operaciones;
- Monitoreo y predicción;
- Enfoque estratégico.
Cuando se incorpora a la rutina, es capaz de acelerar las tareas, prever fallas y apoyar decisiones estratégicas.
La automatización de tareas, por ejemplo, garantiza rutinas menos burocráticas. Por su parte, el monitoreo permite analizar una mayor cantidad de datos en menos tiempo, facilitando la adopción de una estrategia predictiva para anticipar tendencias del mercado y posibles incidentes o fallas.
De esta manera, los colaboradores quedan disponibles para ejecutar tareas estratégicas, garantizando agilidad en los procesos y decisiones basadas en datos.
Todo esto se refleja en una mayor agilidad en la atención al cliente y, en consecuencia, en su satisfacción con los productos o servicios ofrecidos por la marca.
IA y la madurez en la gestión de processos
En la práctica, al relacionar las mejoras obtenidas a partir del uso de la IA con los niveles de madurez, se observa que es posible lograr avances en todos los escenarios.
– Nivel Inicial
Escenario: indica un modelo de gestión con bajo nivel de organización, considerado desestructurado. Los colaboradores no cuentan con un estándar para realizar las mismas actividades ni con documentación estandarizada.
Qué hacer para evolucionar: es necesario mapear los procesos existentes, documentar las rutinas, asignar responsables, capacitar al equipo y dar seguimiento a la ejecución.
Cómo contribuye la IA: la IA puede apoyar en el mapeo y en la creación de documentos estandarizados, sugiriendo flujos y generando documentación a partir de estos.
– Nivel Gestionado o Repetitivo
Escenario: indica que la empresa ya ha avanzado en su madurez; existen procesos que generan resultados previsibles, consistentes y repetibles. Sin embargo, no todos los colaboradores conocen los procesos y documentos, lo que abre espacio a errores e inconsistencias.
Qué hacer para evolucionar: es necesario transformar el conocimiento aislado en estándares formales. Para ello, se deben estandarizar los flujos de trabajo, validar la documentación, alinear la cultura organizacional y adoptar tecnología.
Cómo contribuye la IA: puede acelerar el proceso de transición al transformar datos operativos en inteligencia predictiva, permitiendo que la gestión evolucione hacia un ecosistema ágil, autónomo y enfocado en la innovación continua. Además, evalúa los flujos ya mapeados, sugiere mejoras, elimina tareas repetitivas y actúa mediante la automatización de procesos, reduciendo errores.
– Nivel Definido
Escenario: la principal característica de este nivel es la identificación de rutinas internas estandarizadas y documentadas por los responsables. Sin embargo, el conocimiento de estas rutinas aún está restringido a los involucrados directos, incluso en procesos con equipos multidisciplinarios.
Qué hacer para evolucionar: para avanzar en el nivel de madurez, es necesario enfocarse en la medición del desempeño y en el uso de métricas cuantitativas. Implementar KPIs, recopilar datos de forma sistemática y capacitar a los equipos. El uso de un software se vuelve imprescindible.
Cómo contribuye la IA: puede sugerir KPIs alineados con los objetivos del negocio y de los procesos, recopilar y analizar datos en menos tiempo para identificar cuellos de botella o fallas, además de automatizar tareas.
– Nivel Previsible
Escenario: este nivel se caracteriza por la facilidad y capacidad de medir y analizar los procesos existentes, así como comparar procesos con competidores y líderes del mercado.
Qué hacer para evolucionar: es fundamental institucionalizar la adaptación constante de los procesos y el uso de tecnologías avanzadas. Impulsar la innovación, el rediseño de flujos, el uso de tecnología y datos avanzados, y fortalecer la cultura de mejora continua.
Cómo contribuye la IA: de manera práctica, puede aportar análisis predictivos, minería inteligente de procesos y adaptación dinámica de los flujos de trabajo, impactando también en la toma de decisiones basada en datos.
– Nivel Optimizado
Escenario: es el nivel más alto y corresponde a organizaciones cuyos procesos ya se encuentran en mejora continua. Gracias a su madurez, los errores pueden eliminarse de forma ágil, al igual que la actualización de la documentación.
Qué hacer para mantener: consolidar la mejora continua de manera proactiva; la gobernanza corporativa debe mantenerse alineada con la estrategia; el monitoreo debe realizarse en tiempo real mediante indicadores de desempeño, y la cultura de innovación debe fortalecerse para evitar retrocesos operativos.
Cómo contribuye la IA: la IA puede sostener el nivel más alto de madurez en la gestión de procesos mediante la automatización del monitoreo en tiempo real, la predicción de cuellos de botella a través de análisis predictivos y la sugerencia de mejoras continuas basadas en los datos recopilados. Es decir, transforma el ciclo de BPM en un ciclo adaptativo y proactivo.
Herramientas de IA disponibles en Interact BPM
Interact BPM, la solución de gestión de procesos de Interact Suite, promueve la alineación entre las estrategias organizacionales, la tecnología de la información y las tecnologías operacionales, y cuenta con herramientas de inteligencia artificial diseñadas específicamente para acelerar la creación de etapas de los procesos.
Con el Asistente de Interact Process, la IA trabaja a tu favor para optimizar los procesos. A través de una simple interacción en el chat, proporciona sugerencias inteligentes para mejorar los flujos, como:
- Identificar etapas que pueden eliminarse;
- Recibir sugerencias y oportunidades de mejora;
- Generar un modelo completo a partir de un simple título y descripción.
El Asistente de Modelado, además de generar modelos a partir del resumen de la descripción de un proceso, identifica posibles mejoras en el modelo, sugiere indicadores para un monitoreo más preciso y genera un análisis crítico basado en la información del proceso.
Por su parte, en Interact Governance, también disponible dentro de la solución Interact BPM, las herramientas de inteligencia artificial apoyan la estructura estratégica de la empresa, generando recomendaciones, indicadores y planes de acción alineados con metodologías como BSC y OKR.
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Extra: identifica el nivel de madurez de tu empresa de forma gratuita
Interact Flow, solución de Interact, ofrece de forma gratuita el Modelo de Madurez en Gestión de Procesos, inspirado en el modelo creado por Pedro Robledo, experto en BPM, presidente y cofundador de ABPMP España y profesor de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR).
El cuestionario se basa en 7 pilares fundamentales, que están interconectados de manera dinámica, garantizando un análisis detallado de cualquier organización.
Después de completar el cuestionario, la solución pone a disposición herramientas de inteligencia artificial que pueden sugerir acciones para impulsar el avance de los procesos de tu organización a lo largo de los distintos niveles.
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