En la era de la inteligencia artificial, muchas empresas y profesionales tienden a incorporar esta tecnología en todas las áreas y actividades. Sin embargo, ¿realmente todos los procesos necesitan IA?
La IA puede aportar mayor agilidad a los procesos, contribuir a la reducción de costos, impulsar el aumento del volumen de negocios, entre muchos otros beneficios de su utilización.
Sin embargo, no todo necesita (obligatoriamente) inteligencia artificial. Sus ventajas se perciben especialmente en procesos con muchas actividades repetitivas, un gran volumen de datos o en procesos más simples y manuales.
Por otro lado, en etapas que impliquen decisiones éticas o en casos en los que los procesos aún no estén estructurados, la IA puede generar más dificultades que beneficios. Esto ocurre porque su función es acelerar lo que ya existe y, si los procesos no están bien estructurados, la tecnología terminará acelerando el caos.
Cuándo utilizar la IA en los processos
La inteligencia artificial contribuye a la resolución de tareas burocráticas y agiliza las decisiones organizacionales. Sin embargo, la empresa necesita contar con objetivos claros, información y datos previamente organizados.
Por lo tanto, es necesario entender que la IA es para todos, pero no todos están preparados para utilizarla de manera que puedan aprovechar todo su potencial.
Si la planificación de tu empresa está bien estructurada, con objetivos y metas claros y accesibles para todos; si tus procesos están estandarizados y organizados de acuerdo con los estándares establecidos; y si la información recopilada es precisa, utiliza la IA en procesos con:
- Alto volumen de datos;
- Patrones repetitivos;
- Cuellos de botella en la productividad;
- Procesos que requieren la predicción de tendencias.
Por otro lado, evita utilizar la inteligencia artificial cuando:
- Los procesos requieren empatía y una relación cercana;
- Existe la necesidad de tomar decisiones éticas que exijan sentido moral, justicia o responsabilidad legal directa;
- Se trate de procesos poco frecuentes, con bajo volumen y costos elevados.
¿Cómo prepararse para utilizar la IA?
Comienza por organizar lo que ya existe, revisa la planificación estratégica y, si es necesario, define nuevos objetivos de negocio. Mapea nuevos procesos y revisa los procesos existentes con el fin de estructurar una gestión por procesos sólida, con flujos que puedan automatizarse y estén preparados para aplicar una cultura de mejora continua.
Organiza los datos y la información para que los informes generados sean confiables y los análisis realizados a partir de ellos sean consistentes.
Y si tu empresa todavía no cuenta con una gobernanza establecida, este es el momento ideal para implementarla. Las políticas de seguridad para el uso de la IA no pueden quedar fuera, así como el código de conducta y otros documentos relacionados.
Una vez que todo esté organizado y funcionando, la cultura organizacional será una poderosa aliada para difundir los valores, creencias, normas, rituales e historias que contribuirán a moldear esta nueva identidad de la empresa.
Capacitar constantemente al equipo también es fundamental para garantizar que todos estén preparados para aprovechar todo el potencial de la IA y generar los resultados esperados.
Antes de aplicar la tecnología en todos los procesos, elige uno para utilizarlo como proyecto piloto. Realizar pruebas ayuda a identificar aspectos que aún requieren alineación o ajustes.
Recuerda siempre que la inteligencia artificial depende del contexto. Si tu contexto no está estructurado y es sólido, la información generada a partir de ella tampoco lo será.
Estructura tus procesos con Interact Suite
Interact Suite ofrece soluciones completas para estructurar todas las etapas de tu organización. Interact BPM, por ejemplo, cuenta con soluciones para la planificación estratégica y la gobernanza corporativa, la gestión por procesos, la gestión de documentos y el análisis de datos.
El enfoque disciplinario utilizado en Interact BPM permite planificar, documentar, analizar, modelar, diseñar, ejecutar, medir, monitorear, controlar y mejorar los procesos de tu organización.
Además, garantiza la vinculación de los procesos con la planificación estratégica, impulsando el negocio con inteligencia, automatización y robotización.
Por su parte, Interact Governance, que también forma parte de la solución, es clave para una gestión 4.0, ya que permite visualizar de forma integrada los resultados corporativos mediante mapas estratégicos, objetivos e indicadores clave de desempeño.
En él, la planificación y la gobernanza corporativa se estructuran de manera sólida, contribuyendo a preparar a la organización para el uso de la IA.
Y, hablando de Inteligencia Artificial, la solución también ofrece herramientas de IA. Estas son algunas de sus principales funcionalidades:
- Generar automáticamente modelos de procesos a partir de datos reales de ejecución;
- Automatizar tareas repetitivas mediante reglas, validaciones y cálculos en el flujo;
- Enviar notificaciones automáticas por correo electrónico;
- Monitorear el desempeño mediante dashboards e informes automatizados;
- Realizar revisiones estratégicas con identificación de riesgos, oportunidades y recomendaciones de gobernanza;
- Generar sugerencias de nuevos indicadores basadas en los datos ya registrados;
- Recibir sugerencias de acciones para los planes de acción y de KRs para los OKR;
- Acelerar el proceso de revisión y mejora continua con soporte basado en datos;
- ¡Y mucho más!
¿Quieres conocer todas las funcionalidades?
