A gestão de ocorrências e não conformidades é uma etapa muito importante nas organizações. Contudo, acaba tendo um peso maior em instituições de saúde, por ter o objetivo de identificar, registrar, analisar e corrigir desvios do padrão previamente estabelecido.
Na área da saúde é imprescindível seguir um padrão preestabelecido, não só para se certificar de que os serviços estejam à altura das normas e regulamentações do segmento, mas também para garantir entregas de qualidade, alinhadas à segurança dos pacientes.
Quando não consideradas e tratadas da forma adequada, podem impactar na gestão de riscos, aumentar os custos, refletir na produtividade, entre outros.
Por que fazer a gestão de ocorrências?
Uma das principais vantagens de fazer a gestão de ocorrências e não conformidades de forma eficiente é a redução de riscos. Com o mapeamento e gestão das não conformidades, falhas podem ser corrigidas e erros podem ser mitigados, aumentando a segurança do paciente e contribuindo para melhoria da gestão de riscos.
Outro aspecto impulsionado por essa gestão eficaz é a melhoria contínua. Afinal, as ocorrências analisadas e tratadas contribuem para melhorias dos processos da instituição, gerando novos aprendizados de forma constante e melhorando diariamente os serviços prestados.
Ao evitar falhas e tornar os processos mais eficientes, criamos uma cultura de melhoria contínua e todos passam a ser responsáveis pelas otimizações e sugestões, pois se sentem parte do processo. E, como consequência disso, os custos são reduzidos.
Com processos alinhados, uma gestão de riscos eficaz e colaboradores atentos aos processos que passam por melhorias constantes, a qualidade dos serviços prestados evolui e a confiança passa ser um atributo de destaque, permitindo inclusive a diferenciação diante da concorrência.
A gestão de ocorrências e de não conformidades, quando realizada de forma adequada, contribui para obter um registro e construir um histórico de informações, possibilitando a identificação de tendências e até a tomada de decisões baseada em dados, capaz de promover mudanças significativas no setor.
Além disso, todos os aspectos citados anteriormente implicam na manutenção da conformidade regulatória e de exigências legais e normativas, como a ANVISA.
Gestão de ocorrências e a Acreditação Hospitalar
Hospitais ou instituições que almejam a conquista de uma acreditação hospitalar, independentemente do órgão acreditador, precisam cumprir uma série de requisitos e a gestão de não conformidades é uma delas.
Trata-se de um aspecto obrigatório no processo de acreditação, pois é uma das formas de certificar a qualidade e segurança dos serviços. É considerada uma evidência chave do compromisso com a melhoria contínua e responsabilidade pelos serviços prestados.
Ao avaliar essa área, o órgão certificador considera:
- A existência de um Núcleo de Segurança do Paciente;
- O grau de estruturação do processo de gestão de incidentes;
- A presença de cultura de gestão de ocorrências;
- O uso de ferramentas de qualidade e gestão de riscos;
- Evidências que comprovem que as ocorrências reportadas gerem uma melhoria contínua dos processos.
Na prática, a instituição ou hospital deverá comprovar a existência de um processo que orienta a gestão de ocorrências e não conformidades, com o registro detalhado e a classificação dos incidentes bem como a análise de suas causas.
Também precisa contar com um histórico da implementação e acompanhamento de ações de melhorias resultantes da gestão desses eventos, entre outros aspectos considerados.
Identifique e transforme incidentes em oportunidades de melhoria com o Interact Suite SA
O Occurrence Manager, solução para gestão de ocorrências e não conformidades do Interact Suite SA, é o sistema ideal para identificar incidentes e não-conformidades e transformá-los em oportunidades de melhoria.
Por possuir um workflow abrangente e funcional, a solução permite o gerenciamento sistemático da evolução de todas as etapas do registro e análise das ações corretivas, preventivas e preditivas da organização.
Entre suas aplicações, conta com o Diagrama de Ishikawa, utilizado para facilitar a identificação de causas prováveis das ocorrências.
Suas funcionalidades permitem:
- Gerenciamento visual de todas as não conformidades;
- Acompanhamento de indicadores;
- Registros anônimos de não-conformidades;
- Notificação por meio de e-mails corporativos,
- Padronização no cadastro, entre outros.
Além disso, também permite o monitoramento e execução de ações oriundas de não conformidades e ocorrências registradas, ideal para criar um histórico e acompanhamento do desdobramento de cada ação.
A aplicação está disponível de forma individual ou pode ser contratada através da Solução Gestão da Qualidade, muito utilizada por hospitais e instituições de saúde para garantir a qualidade dos serviços prestados bem como da segurança do paciente.
Acesse nosso site e saiba mais sobre a Gestão da Qualidade no Interact Suite SA.
