Kanban: o que é, vantagens e utilizações

O Kanban é uma metodologia amplamente reconhecida pela flexibilidade e eficiência, destacando-se por oferecer uma gestão ágil e visual das operações empresariais.

Muito famosa no mundo da tecnologia da informação, vem sendo explorada por empresas e em outras áreas como marketing, administração, entre outros.

Além disso, o Kanban é novidade entre os componentes da Suite SA 10, que será lançada em breve, tornando a administração de demandas das equipes uma atividade simples e fácil.

Os componentes da Suite SA são ferramentas adicionais disponibilizadas de forma gratuita para clientes Interact. Entre elas estão a Análise de BAM, a Análise dos Porquês, a Análise SWOT, Ishikawa, Mapa de Risco, entre outras.

Ainda não conhece o Kanban?

Trata-se de um sistema de controle de gestão do fluxo de produção em empresas e projetos que usa cartões coloridos, semelhantes aos post-its, o que lhe confere o nome secundário de gestão visual.

De origem japonesa, o Kanban pode ser traduzido como cartão ou sinalização. Foi desenvolvido na década de 40 pela Toyota, com o intuito de promover o controle do estoque de materiais para que seus produtos nem excedessem nem faltassem. Sua simplicidade aliada a seus benefícios proporcionaram a esse método que se tornasse um dos mais utilizados por empresas de todos os segmentos.

Já no Brasil, está em uso há muitas décadas e não apenas em indústrias, mas em muitos empreendimentos que tenham como objetivo alcançar um nível de excelência em suas atividades.

Exemplos práticos da utilização da ferramenta é a gestão de demandas de equipes, controles de andamento das atividades de marketing, andamento dos trabalhos no caso de desenvolvimento de software e gestão de tarefas em geral.

Tipos de Kanban

Os tipos de Kanban existentes se dividem entre o de movimentação e o de produção, sendo o de produção o mais indicado para uso empresarial.

O de movimento é utilizado por mais áreas envolvidas em uma determinada tarefa, que recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem uma notificação para realiza-la.

Já no de produção é fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência do projeto através de murais ou softwares especializados. Neste caso, os murais são divididos em To Do: o que deve ser feito; Doing: tarefas em execução; e Done: tarefas concluídas.

Essa visualização facilitada contribui para a melhora na comunicação entre colaboradores, tornando as equipes mais rápidas e efetivas, afinal todos saberão exatamente as tarefas que precisam ser feitas e aquelas etapas que já foram concluídas.

5 benefícios do Kanban

1) Reduz o tempo de execução dos processos: quando as atividades estão visíveis para todos os colaboradores e as responsabilidades estão claras, os processos podem ser executados em menos tempo e mesmo assim garantindo a qualidade das entregas.

2) Elimina atividades desnecessárias: quando processos são delimitados e gerenciados, a equipe ocupa-se com o que realmente traz resultados. Logo, torna-se mais fácil identificar e eliminar tarefas que não agregam valor ao processo.

3) Dinamismo entre pessoas: o Kanban estimula o dinamismo entre as pessoas envolvidas no processo ao incentivar a colaboração, a comunicação transparente e o trabalho em equipe.

4) Autonomia: proporciona a autonomia e a responsabilidade individual, considerando que cada pessoa é encorajada a contribuir ativamente para o sucesso do projeto, seja tomando decisões ou realizando atividades necessárias ao fluxo.

5) Métricas visuais: um dos valores centrais da metodologia é o foco na melhoria contínua da eficiência da equipe com cada interação do trabalho. Os gráficos são um mecanismo visual para equipes garantirem a continuidade da melhoria e os relatórios mais comuns do Kanban são de gráficos relacionados a controles e diagramas de fluxos cumulativos.

Kanban x Scrum

Chegou até aqui e ficou se perguntando qual a diferença entre Kanban e o Scrum? Então, continue conosco, pois essa será a pauta no infográfico abaixo.

Apesar de serem semelhantes, existem diferenças entre eles:

Lembramos que o Kanban não é um substituto do Scrum, mas ambos podem ser combinados para atingir resultados mais eficazes.

E se você já utiliza o Scrum e gostaria de utilizar também o Kanban, não se preocupe, pois este passará a estar disponíveis entre as ferramentas da Suite SA.

Quando usar o Kanban?

Como já mencionamos anteriormente, a metodologia é versátil e pode ser aplicada em diversos contextos e áreas, por exemplo:

– Gestão de Projetos;

– Gestão de TI;

– Desenvolvimento de Softwares;

– Gerenciamento de Fluxo de Produção;

– Finanças;

– Logística e Cadeia de Suprimentos;

– Design;

– Marketing;

– Atendimento ao cliente;

– Gestão das atividades pessoais;