Você sabe qual o nível de maturidade em processos de sua organização?
A gestão por processos é muito mais que mapear fluxos de trabalho e modelar processos. Essa parte é sim fundamental, mas trata-se de uma disciplina prática que analisa, projeta, implementa, gerencia e transforma processos com o objetivo de atingir resultados mais alinhados às metas estratégicas. E conhecer seu nível de maturidade em processos faz parte disso.
A maturidade em processos é responsável por medir o nível de estruturação, documentação, controle e otimização das rotinas de trabalho de uma empresa, evidenciando sua capacidade de entregar resultados consistentes, eficientes e previsíveis.
É utilizada também para entender qual o nível de maturidade do gerenciamento de processos de uma empresa, seu grau de controle e governança, o quão organizados estão, como são aplicadas as melhorias contínuas propostas e se seu foco permanece sendo estratégico e alinhado aos objetivos gerais do planejamento.
Por que avaliar o nível de maturidade em processos?
Entender o nível de maturidade em processos que sua empresa está é imprescindível para que tudo se mantenha funcionando dentro do fluxo, para garantir que os mesmos erros não se repitam ao longo dos dias, que prazos sejam cumpridos e até que a qualidade das entregas se mantenha em crescimento constante.
Conhecer o cenário atual dos processos de sua empresa permite a definição de mudanças que serão necessárias para a evolução ao longo dos níveis.
Quanto maior o nível de maturidade em processos, maior a eficiência e escalabilidade, menos necessidade de retrabalho, mais governança e previsibilidade e mais visibilidade do todo em tempo real.
Quanto menor o nível de maturidade, mais chances de improvisos dos processos, mais retrabalho por conta da falta de padronização e controle e decisões mais demoradas por falta de dados confiáveis. Tudo isso resulta em desorganização e perda de eficiência das equipes envolvidas.
Ainda assim, é preciso considerar que avaliar a maturidade significa identificar e reconhecer que os processos de uma mesma empresa podem estar em níveis distintos e precisam de melhorias específicas.
Conheça os níveis
Os níveis são identificados a partir de uma avaliação e são divididos em 5 de acordo com os modelos de maturidade amplamente utilizados no mercado.
1 – Inicial
Indica um modelo de gestão com baixo nível de organização e considerado desestruturado. Isso significa que que os colaboradores não possuem um padrão para realizar as mesmas atividades ou sequer documentações padrões predefinidas.
2 – Gerenciado ou Repetitivo
Indica que a empresa já avançou sua maturidade em processos. Essa identificação acontece através da existência de processos que produzem resultados previsíveis, consistentes e repetíveis.
Porém, não são todos os colaboradores da organização que possuem conhecimento quanto a esses processos e documentações, abrindo espaço para erros e inconsistências na rotina.
3- Definido
A principal característica deste terceiro nível é a identificação de rotinas internas padronizadas e documentadas pelos gestores responsáveis.
Contudo, o conhecimento dessas rotinas ainda é restrito aos envolvidos diretamente, mesmo em processos com equipes multidisciplinares.
4 – Previsível
Este nível é caracterizado pela facilidade e capacidade de medir e analisar os processos existentes, podendo ainda comparar processos com concorrentes e outros líderes do segmento de mercado.
5 – Otimizado
O último e mais alto nível se refere às organizações sujos processos já estão em fase de melhoria contínua. Por conta da maturidade, os erros podem ser eliminados de forma ágil e a documentação atualizada de igual maneira.
Problemas de comunicação, que costumam ser mais comuns em níveis mais baixos, têm menor recorrência neste nível.
Como identificar o nível atual de sua empresa?
A identificação dos níveis de maturidade em processos pode ser feita através de avaliações baseadas em modelos de maturidade em processos.
Os primeiros surgiram ainda nos anos 90, após uma solicitação do Departamento de Defesa dos EUA para a criação de um método para avaliar fornecedores. Depois disso, veio o Modelo de Fisher em 2004, o Modelo de Rosemann e Bruin em 2005, Modelo de Hammer em 2007, Modelo OMG em 2008, Modelo CMMI em 2010, Modelo de Gartner de 2013 e o Modelo de Robledo em 2014.
Na Interact, por exemplo, utilizamos o Modelo de Robledo como base para o questionário disponível no Interact Flow.
Avaliação de maturidade em processos gratuita no Interact Flow
O Interact Flow é a solução gratuita da Interact que permite a modelagem de fluxos e também a análise de maturidade da gestão por processos de uma empresa.
Disponível de forma gratuita, o Modelo de Maturidade de Gestão de Processos é inspirado no modelo criado por Pedro Robledo, expert em BPM, presidente e cofundador da ABPMP Espanha e professor na Universidade Internacional de La Rioja – Unir.
O questionário baseia-se em 7 pilares fundamentais: processos, personas, metodologias, estratégia, tecnologias, governança e cultura. Esses pilares são interligados de forma dinâmica, garantindo uma análise minuciosa de qualquer organização.
Após aplicar a avaliação, os resultados devem servir de guia para o planejamento de sua organização.
A solução ainda disponibiliza ferramentas de inteligência artificial que podem sugerir ações que contribuam com o avanço de seus processos ao longo dos níveis.
Faça agora a avaliação e comece a evoluir nos níveis de maturidade.
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