Relatórios eficientes servem como guias para o crescimento sustentável de uma empresa, pois fornecem uma visão clara e ampla sobre o desempenho organizacional, abordando diversos aspectos e áreas diferentes, além de serem elementos fundamentais na tomada de decisões.
Eles são resultados de análises e contribuem também para identificar pontos fortes, fracos, oportunidades de melhorias e até no gerenciamento de riscos da organização, podendo antecipar cenários a partir de um histórico de resultados.
Sua utilização de forma estratégica e eficiente impacta na definição de metas mais realistas, possibilita o acesso a dados estruturados e atualizados, acompanhamento da evolução das áreas de forma individual, identificação de gargalos e medidas corretivas e melhora a comunicação interna.
Porém, quando esses relatórios não são elaborados de forma estratégica ou não contemplam dados fidedignos, podem se tornar um problema e impactar de forma drástica na gestão.
Desafios enfrentados
Um relatório feito de qualquer jeito, sem a seriedade e profissionalismo que a atividade requer, é apenas mais um arquivo no qual profissionais desperdiçaram seu tempo.
E, considerando esse aspecto, o principal desafio enfrentado para produção de um relatório eficiente é a falta de fonte de dados confiáveis, muito comum em empresas que não possuem processos organizados e um planejamento estratégico alinhado e disponível a todos.
Além de comprometer a credibilidade do relatório e a validade das análises, pode resultar em sanções financeiras ou até judiciais, em casos de erros mais graves.
Outro desafio é a falta de planejamento estratégico, implicando na ausência de clareza e transparência quanto aos objetivos e metas da empresa. Neste caso, podem ser entregues relatórios confusos, com excesso de informações desnecessárias ou refletir na falta de foco, apresentando resultados irrelevantes para a decisão a ser tomada.
O grande volume de dados pode se tornar um empasse também, principalmente quando a empresa não conta com a tecnologia adequada, contribuindo para uma análise ineficiente impactando nas decisões e conclusões baseadas nos resultados incorretos.
Esse aspecto, por sua vez, pode refletir na falta de tempo para criação de relatórios eficientes, que atendam as necessidades da solicitação.
Por fim, elementos como a falta de padronização, comunicação inadequada, proteção de informações, falta de integração entre sistemas e a falta de atualização de informações também são relevantes para a elaboração de um relatório eficaz.
Qual o diferencial de um relatório eficaz?
O principal diferencial de um relatório eficaz é que ele irá atender plenamente as necessidades de seu solicitante e trazer informações relevantes para contribuir com a tomada de decisão da alta liderança.
Por exemplo, uma empresa está estudando a compra de uma nova unidade ou a abertura de uma filial. Entre tantas pesquisas e análises, é preciso contar com um relatório financeiro, por exemplo, para avaliar a sustentabilidade do negócio.
Neste caso, a avaliação de resultados referentes à satisfação dos colaboradores não é tão relevante quanto os resultados financeiros dos últimos meses e a projeção para os próximos anos.
Suas análises e resultados são apresentadas de forma clara e concisa, através de uma estrutura lógica, preferencialmente padronizada com as demais estruturas já aplicadas na organização.
Dicas para criar um relatório eficiente
1) Defina um objetivo: para que um relatório seja eficiente, é preciso definir um objetivo para ele e saber o que você quer entender. É preciso ter clareza quanto ao seu motivo, por que você precisa deste relatório?
2) Escolha os KPI’s: depois de esclarecer o motivo pelo qual precisa do relatório, ficará muito mais fácil escolher os indicadores que serão analisados e acompanhados. Neste caso, também precisará entender as necessidades do público-alvo que receberá o relatório e contar com um histórico para contar com dados atualizados e completos.
3) Histórico e tendências: histórico de informações e dados atualizados farão toda a diferença, conferindo maior credibilidade e eficiência ao trabalho realizado. E, principalmente neste aspecto, contato com um software para armazenar as informações será um diferencial poderoso.
4) Facilite o acesso e o entendimento: escolha uma linguagem simples, utilizando termos que seja do entendimento de todos os envolvidos. Para facilitar o acesso, opte por uma interface digital, permitindo o armazenamento a longo prazo sem precisar procurar nos e-mails antigos e disponibilizando para todos os envolvidos em poucos cliques.
5) Atualização em tempo real: contar com um software para gestão de dados, permite a consulta de informações em tempo real, tornando cada vez mais assertivo e eficaz. Além disso, painéis podem ser criados para facilitar a visualização.
6) Melhoria continua: assim como em processos, a melhoria contínua pode ser aplicada para os relatórios, atualizando as metodologias de acordo com os avanços das tecnologias e as necessidades de mercado para que os relatórios fiquem cada vez mais eficientes.
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