Como você gerencia as informações no dia a dia da gestão do portfólio de projetos de sua empresa?
Gerenciar projetos envolve muitas pessoas, áreas, reuniões, decisões estratégicas e entre outros aspectos. De todos esses eventos e pessoas resultam informações que, muitas vezes, estão espalhadas em planilhas, e-mails, pastas diversas, documentos salvos em área de trabalho e até anotações em papeis.
Essa fragmentação de informações pode se tornar um problema grave no gerenciamento de projetos, pois pode comprometer a organização das equipes e a capacidade de gerenciamento do projeto.
Por que isso acontece?
A resposta mais simples para essa pergunta seria: falta de organização.
Contudo, existe outro fator maior por trás disso que influência essa falta de organização, que é a cultura organizacional. As informações acabam se espalhando por conta de falhas na cultura organizacional, como não prever processos padronizados e políticas de documentação, além de canais e/ou ferramentas que facilitem a comunicação entre as equipes e a gestão de projetos em si.
Projetos e Processos precisam andar juntos, caso contrário, as informações dos projetos estarão fadadas à fragmentação.
Outros aspectos como o excesso de aplicativos, uso de canais informais, falta de integração de ferramentas, falta de treinamento da equipe envolvida e comunicação descentralizada também contribuem para que ocorra uma fragmentação.
Problemas causados pela fragmentação das informações
É preciso entender que, neste caso, associamos a fragmentação das informações a uma má organização destas informações referentes ao projeto e até a descentralização das mesmas. Afinal, as informações existem, mas, como estão espalhadas não estão disponíveis para acesso de todos os envolvidos.
Os impactos desta fragmentação costumam ser negativos, gerando:
– Perda de produtividade e tempo;
– Dificuldade para acompanhar o andamento do projeto;
– Falhas de comunicação;
– Tomada de decisão lenta e ineficiente;
– Decisões baseadas em informações desatualizadas;
– Dificuldades para identificar riscos e falhas de segurança;
– Dependência de pessoas e a perda de informações e lições aprendidas.
Impactos na tomada de decisões
Informações confiáveis garantem que as decisões tomadas sejam assertivas. Sem isso, o andamento ou sucesso dos projetos de uma organização estarão realmente comprometidos, pois as informações analisadas não condizem com a realidade do projeto.
Quanto mais fragmentadas as informações, mais difícil será construir uma visão confiável a cerca de prazos, custos, escopo, recursos, riscos, desempenho, entregas, entre outros elementos.
E é aí que entra um pilar que faz toda a diferença: centralizar não tem o mesmo significado de reunir. É preciso reunir informações e criar condições para que estes dados do projeto possam ser atualizados de forma constante e possam servir de suporte à gestão.
Para isso, é preciso contar com uma ferramenta tecnológica ou software que, além de centralizar as informações e facilitar a comunicação da equipe, também seja capaz de fornecer relatórios e análises para tomada de decisões.
Rotinas de coleta e análise de dados podem contribuir significativamente para aumentar a qualidade das informações armazenadas.
Mas, uma ressalva importante precisa ser dita aqui – centralizar informações não é centralizar decisões, é apenas disponibilizar as mesmas informações em um único lugar para que todos os envolvidos estejam na “mesma página”.
Interact PRJ: a tecnologia como aliada no gerenciamento de informações
O Interact PRJ pode ser seu aliado para evitar a fragmentação de informações do portfólio de projetos da sua empresa.
A solução possibilita o planejamento e acompanhamento dos projetos de acordo com as fases do ciclo de vida, supervisão de todas as etapas dos processos de gerenciamento de projetos, gestão de escopo, cronograma, custos, recursos, qualidade, comunicações, riscos e integrações de um projeto.
Mas, como o assunto em questão é a gestão de informações do projeto, vamos destacar algumas funcionalidades que se relacionam diretamente ao problema:
– Integração com o Interact Document, para gestão, acesso e controle de todos os documentos;
– Envio automático de mensagens, pendências e prazos;
– Integração com o Interact Governance, para alinhar os projetos ao planejamento estratégico e acompanhamento de metas e objetivos;
– Permite exportação de projetos para planilhas Excel ou Open Office, não sendo necessário manter controles paralelos;
– Conta com Project Canvas, para visualização de todo escopo de um projeto em uma única imagem, além de facilitar o desenvolvimento de forma colaborativa;
– A aplicação Relatórios possibilita a geração de relatórios com todas as informações do sistema, permitindo personalizações de acordo com as necessidades específicas do usuário;
– Funcionalidade exclusiva para Reuniões e Atas, oportunizando uma colaboração mais eficiente e transparente.
O Interact PRJ ainda conta com ferramentas de inteligência artificial que facilitam e otimizam a rotina dos profissionais de gestão de projetos.
