A Automatização de Processos, muito difundida na gestão por processos, tem ganhado espaço na área de Gestão da Qualidade de empresas de diversos segmentos por proporcionar qualidade e agilidade nos processos, além de melhorar a eficiência das entregas.
Os principais fatores que impulsionam essa adesão estão relacionados aos problemas enfrentados pelos processos manuais na área: falta de padronização, inconsistência de dados, lentidão e ineficiência nos processos e na tomada de decisões, os custos e a segurança prejudicam o sucesso, entre outros.
Processos automatizados promovem integração das áreas, garantindo a coleta de dados em tempo real, análises mais completas e a simplificação do gerenciamento das não conformidades e documentos.
Conheça outras vantagens garantidas pela Automatização de Processos
Ao automatizar os processos da Gestão da Qualidade, a empresa otimiza seu tempo e recursos e ainda melhora a qualidade dos produtos e serviços.
A automatização reduz o tempo para execução de determinadas tarefas, não sendo necessárias atividades manuais, garantindo maior agilidade e eficiência, inclusive para a identificação e correção de não conformidades.
A probabilidade de erros humanos cai drasticamente, garantindo a consistência e padronização dos procedimentos imprescindíveis para manter a conformidade com a regulamentação e normas.
As conformidades também são impactadas pela automatização de processos, pois facilita o monitoramento contínuo, garantindo que todos os requisitos sejam contemplados e devidamente documentados.
Com a coleta de dados em tempo real, a geração de relatórios tem seu tempo reduzido, além de garantir informações confiáveis e uma visão clara do desempenho da Gestão da Qualidade, essencial para análises e tomadas de decisões.
Além disso, a automatização impacta de maneira decisiva em postos-chave da área, como:
1) Padronização de processos:
Para que os processos sejam automatizados, independentemente da área de origem, precisam respeitar o mesmo padrão pré-estabelecido pela empresa. Assim, todas as atividades serão executadas da mesma forma, aumentando a previsibilidade dos resultados e evitando falhas.
2) Gestão de não conformidades:
A automatização facilita o registro, tratamento e acompanhamento de não conformidades, contribuindo para que a área esteja alinhada e preparada para auditorias, sejam elas internas ou de certificações.
3) Controle de documentos:
Garante o acesso à versão atualizada dos documentos, controlando a periodicidade das atualizações. Documentos e padrões desatualizados implicam nos processos de Gestão de Qualidade podendo até impedir produções, em casos de indústrias.
Dicas para colocar a automatização em prática
Comece transformando a cultura organizacional da empresa para que os colaboradores estejam preparados para essa mudança. Considere adotar uma gestão orientada a processos em toda empresa, não só na Gestão da Qualidade, a fim de otimizar todos os recursos e tornar todos os processos mais ágeis.
Organizar essas ações em um projeto pode ser uma estratégia assertiva para que a gestão de processos e sua automatização seja implantada de forma gradual, sem acelerar as etapas ou deixar cair no esquecimento.
Mas, se sua empresa já possui uma gestão por processos consolidada, pode partir diretamente para a Automatização de Processos da Gestão da Qualidade. E, se esses processos foram mapeados há algum tempo, aproveite essa ocasião para revisá-los, evitando retrabalho no futuro.
Sua empresa também precisará escolher uma ferramenta tecnológica adequada às suas necessidades. Opções que permitam fácil integração com outros sistemas são mais indicadas, garantindo fluidez nos processos.
Apesar de existirem muitos detalhes técnicos para viabilizar essa automatização, é imprescindível lembrar das pessoas envolvidas nos processos. Treinamentos e capacitações devem ser realizados não só no começo, mas durante e após o projeto, afinal a melhoria contínua requer atualização constante.
Feito isso, lembre-se que processos são elementos vivos e precisam de monitoramento e avaliações contínuas, além de ajustes de acordo com as mudanças de normativas, por exemplo.
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