En un entorno donde la incertidumbre se ha normalizado, muchas organizaciones enfrentan un fenómeno que antes parecía inaceptable: el caos organizacional. Este no solo se ha vuelto frecuente, sino que, paradójicamente, parece haberse institucionalizado. ¿Por qué ya no es opcional? Porque el cambio constante, la aceleración digital y las crecientes expectativas del cliente no dejan margen para modelos de gestión rígidos o improvisaciones operativas. La solución no pasa por eliminar el caos, sino por gobernarlo estratégicamente. Aquí es donde el Business Process Management (BPM) moderno entra en escena como palanca de transformación.
La transformación digital ha multiplicado los puntos de contacto, los flujos de información y las interacciones humanas y automatizadas. Esto genera una complejidad sin precedentes. Muchas organizaciones, al no contar con una arquitectura de procesos robusta y adaptable, caen en la trampa del descontrol: duplicidades, silos departamentales, decisiones erráticas y una falta de trazabilidad operativa.
La clave no está en evitar el caos —algo inviable en un entorno VUCA— sino en estructurarlo, domarlo y convertirlo en una ventaja competitiva. El BPM moderno permite precisamente esto: estructurar lo incierto sin asfixiar la innovación.
BPM moderno: del control a la orquestación dinámica
A diferencia de la visión tradicional del BPM, centrada en la estandarización y eficiencia, el enfoque contemporáneo se alinea con la agilidad empresarial. Ya no se trata solo de definir procesos óptimos, sino de garantizar que estos puedan adaptarse a nuevas realidades en tiempo real.
Las organizaciones que aplican BPM moderno no solo documentan sus procesos: los modelan digitalmente, los monitorean continuamente, y los optimizan mediante inteligencia artificial, minería de procesos y automatización inteligente. En este nuevo paradigma, el BPM se convierte en un sistema nervioso digital que detecta, reacciona y aprende.
El caos organizacional genera incertidumbre en la toma de decisiones. El BPM moderno provee el antídoto: visibilidad total de las operaciones, trazabilidad de cada acción y una gobernanza de procesos que promueve la responsabilidad transversal.
Con un enfoque BPM bien implementado, los líderes ya no toman decisiones a ciegas: cuentan con datos contextuales, visualización de cuellos de botella y métricas de desempeño actualizadas. Esta transparencia es esencial para sobrevivir en mercados donde cada decisión tiene un impacto inmediato.
Para transitar del caos a la excelencia operativa, es fundamental contar con una hoja de ruta clara. En 2014, desarrollé el Modelo de Madurez en Gestión por Procesos (BPMM), que identifica siete pilares fundamentales para evaluar y mejorar la orientación por procesos en una organización:
- Estrategia: Alineamiento de los procesos con la estrategia organizacional.
- Procesos: Identificación, análisis, modelado, diseño y automatización de procesos estratégicos, clave y de soporte.
- Tecnologías: Aplicación de tecnologías BPM en las diferentes fases de la gestión por procesos.
- Personas: Conocimiento y competencias BPM, responsabilidades, comportamientos y liderazgo.
- Gobierno: Control y administración de las iniciativas BPM y su implementación con tecnologías BPM.
- Métodos: Adopción de metodologías formales, bien definidas y repetibles para llevar a cabo la disciplina de Gestión Por Procesos (BPM).
- Cultura: Fomento de una cultura organizacional orientada a procesos.
Este modelo permite a las organizaciones diagnosticar su nivel de madurez en cada pilar y establecer un plan de acción personalizado para avanzar hacia niveles superiores de madurez.
Para simplificar la aplicación del BPMM, desarrollé una versión reducida de 35 preguntas clave que permiten evaluar rápidamente la madurez de una organización en gestión por procesos. Esta evaluación puede realizarse de manera ágil y gratuita mediante la herramienta Interact Flow, una plataforma intuitiva que, además de permitir el modelado de procesos con notación BPMN 2, ofrece funcionalidades para la evaluación de madurez, mapeo del Custormer Journey y herramientas de gobernanza como SIPOC, PDCA y 5W2H. Interact Flow se convierte así en un facilitador estratégico para las organizaciones que buscan estructurar su camino hacia la madurez en gestión por procesos, proporcionando una visión clara de su estado actual y facilitando la definición de una hoja de ruta efectiva.
No hay transformación sin procesos
En definitiva, el caos organizacional no es opcional porque el cambio ya no lo es. La pregunta no es si habrá disrupciones, sino cómo responderemos a ellas. El BPM moderno es la respuesta estratégica que permite a las organizaciones evolucionar sin perder el control, innovar sin perder el rumbo y crecer sin perder la eficiencia.
Porque en un mundo de incertidumbre, solo las organizaciones que gestionan sus procesos como activos estratégicos están verdaderamente preparadas para liderar el cambio.
Autor: Pedro Robledo
