El PDCA puede definirse como un ciclo de gestión utilizado para la mejora continua de procesos, productos y servicios. Suele ser eficaz para identificar problemas, implementar soluciones y, además, garantizar el aprendizaje continuo.
Su ciclo se centra en cuatro etapas principales: planificar, ejecutar, verificar y actuar. Consulta más detalles sobre su concepto en un artículo anterior. Cuando se aplican de forma adecuada, estas etapas garantizan la mejora continua y la optimización de procesos, facilitan la resolución de problemas, impactan en la reducción de costos y en el aumento de la calidad de los productos y servicios entregados a los clientes.
¿Pero cómo aplicar el PDCA en la práctica?
Aunque es más común en el área de administración y gestión de empresas, puede aplicarse en todas las áreas y segmentos del mercado, ya que se trata de una metodología de gestión orientada a promover mejoras de forma continua.
En la práctica, es muy fácil de utilizar, pues es una herramienta simple que puede repetirse varias veces, es versátil y, además, cuenta con verificabilidad para comprobar los resultados.
Para variar el segmento en el que normalmente ejemplificamos el uso de la herramienta, elegimos la Gestión de la Calidad en Industrias, con el fin de evidenciar su versatilidad. Por ejemplo, una determinada pieza está tardando mucho más de lo planeado en producirse, lo que impacta en el retraso de las entregas del producto final y, en consecuencia, en la insatisfacción de los clientes.
El primer paso propuesto por el Ciclo PDCA es Planificar (Plan). Así que vamos a evaluar la situación para definir el problema o el objetivo que se desea alcanzar, que en este caso es producir la pieza en menos tiempo. Para que esto suceda, es necesario también elaborar un plan con estrategias que puedan contribuir a esta reducción.
En la siguiente etapa, Do (Hacer), implementaremos las acciones necesarias para cumplir ese plan y realizaremos los cambios en pequeña escala para pruebas. Se puede comenzar revisando la máquina responsable de la producción de la pieza, evaluando la pieza y sus componentes para identificar posibles causas de la demora no prevista, implementando optimizaciones en el proceso, entre otros.
Cuando las cosas ya estén en marcha, es momento de Verificar (Check) con el objetivo de observar los resultados obtenidos a partir de los cambios. Es necesario prestar atención a las métricas correctas para identificar la eficiencia. En otras palabras, es el momento de la verdad: qué funcionó y qué no funcionó.
Después de la identificación en el período de prueba, pasaremos a Actuar (Act), incorporando los cambios que dieron resultado y creando nuevos planes para ajustar lo que aún no está funcionando plenamente. Al fin y al cabo, puede que hayamos reducido el tiempo de producción, pero si aún no se ha alcanzado la meta deseada, es momento de ejecutar el ciclo una vez más y ampliar nuestras perspectivas analizando otros aspectos.
Sin embargo, repetir el ciclo PDCA muchas veces no significa que hayamos fallado en la vez anterior. Muy por el contrario, la primera ejecución nos permitió mejorar aún más y acercarnos al objetivo final.
Aún pueden existir desafios
No todo es color de rosa y no siempre será posible aplicar el PDCA de forma tan fluida en todas las empresas, ya que pueden existir muchos desafíos por superar.
– Identificar la causa raíz del problema puede no ser tan sencillo, lo que requiere un análisis profundo; de lo contrario, las sugerencias y soluciones propuestas pueden ser superficiales, afectando la eficacia del plan de trabajo del PDCA.
– La falta de datos actualizados y confiables también puede convertirse en un obstáculo, ya que dificulta la evaluación de los resultados de los cambios propuestos. Recopilar todos los datos a lo largo del proceso y almacenarlos de forma digital puede ser una alternativa que simplifique el trabajo.
– El conocimiento limitado, tanto sobre el PDCA como sobre el proceso en análisis, también puede comprometer la precisión. Capacitación y entrenamientos constantes pueden ser una alternativa para minimizar este problema.
– La resistencia al cambio puede generar un bloqueo y afectar el compromiso continuo. Crear una cultura organizacional enfocada en la mejora contribuye al perfeccionamiento de estos aspectos, haciendo que el PDCA sea más productivo en la empresa.
Ejemplos de empresas que utilizan PDCA
Empresas como Nestlé y Nike son casos de éxito en la utilización del PDCA. Nestlé tenía como objetivo reducir el desperdicio de recursos como ingredientes e insumos en sus fábricas. Al utilizar PDCA junto con otras metodologías, creó un ciclo de generación de valor más acertado.
Nike enfrentaba un desafío similar, buscando reducir el desperdicio de recursos casi a cero. Y, como el PDCA funciona mejor cuando se tiene un objetivo bien específico, esta metodología fue la elegida y terminó generando los resultados esperados, duplicando sus ingresos en cinco años.
En Toyota, la metodología se aplicó para la resolución general de problemas en sus procesos.
