Informes eficientes sirven como guías porque proporcionan una visión clara y amplia del desempeño organizacional, abordando diversos aspectos y áreas, además de ser elementos fundamentales en el proceso de toma de decisiones.
Son producto de análisis detallados y también ayudan a identificar fortalezas, debilidades, oportunidades de mejora e incluso a gestionar riesgos dentro de la organización, anticipando escenarios a partir del historial de resultados.
Su uso estratégico y eficiente impacta en la definición de metas más realistas, permite el acceso a datos estructurados y actualizados, el seguimiento de la evolución de cada área de forma individual, la identificación de cuellos de botella y medidas correctivas, y mejora la comunicación interna.
Sin embargo, cuando estos informes no se elaboran de forma estratégica o no contemplan datos verídicos, pueden convertirse en un problema y afectar drásticamente la gestión.
Desafíos enfrentados
Un informe elaborado de cualquier manera, sin la seriedad y el profesionalismo que la actividad requiere, no es más que otro archivo en el que los profesionales han desperdiciado su tiempo.
Y, considerando este aspecto, el principal desafío para la elaboración de un informe eficiente es la falta de fuentes de datos confiables, algo muy común en empresas que no cuentan con procesos organizados ni con una planificación estratégica alineada y accesible para todos.
Además de comprometer la credibilidad del informe y la validez de los análisis, esta situación puede derivar en sanciones financieras o incluso judiciales en casos de errores más graves.
Otro desafío es la ausencia de planificación estratégica, lo cual implica una falta de claridad y transparencia respecto a los objetivos y metas de la empresa. En estos casos, es común la entrega de informes confusos, con un exceso de información innecesaria o con falta de enfoque, presentando resultados irrelevantes para la toma de decisiones.
El gran volumen de datos también puede representar un obstáculo, especialmente cuando la empresa no cuenta con la tecnología adecuada, lo que contribuye a un análisis ineficiente y afecta las decisiones y conclusiones basadas en resultados incorrectos.
Este aspecto, a su vez, puede reflejarse en la falta de tiempo para la creación de informes eficientes que respondan adecuadamente a las necesidades de la solicitud.
Por último, elementos como la falta de estandarización, la comunicación inadecuada, la protección de la información, la falta de integración entre sistemas y la desactualización de datos también son factores relevantes a la hora de elaborar un informe eficaz.
¿Cuál es el diferencial de un informe eficaz?
El principal diferencial de un informe eficaz es que cumple plenamente con las necesidades de quien lo solicita y proporciona información relevante que contribuye a la toma de decisiones por parte de la alta dirección.
Por ejemplo, si una empresa está evaluando la compra de una nueva unidad o la apertura de una sucursal, entre tantas investigaciones y análisis, es fundamental contar con un informe financiero que permita evaluar la viabilidad del negocio.
En este caso, la evaluación de resultados relacionados con la satisfacción de los colaboradores no es tan relevante como los resultados financieros de los últimos meses y la proyección para los próximos años.
Sus análisis y resultados se presentan de forma clara y concisa, mediante una estructura lógica, preferentemente estandarizada conforme a las demás estructuras ya aplicadas en la organización.
Consejos para crear un informe eficiente
1) Define un objetivo: para que un informe sea eficiente, es fundamental definir un objetivo claro y saber qué se desea comprender. Debes tener claridad sobre el motivo: ¿por qué necesitas este informe?
2) Elige los KPI’s: una vez que hayas definido el propósito del informe, será mucho más fácil seleccionar los indicadores que deben ser analizados y monitoreados. En este caso, también será necesario comprender las necesidades del público objetivo que recibirá el informe y contar con un historial que proporcione datos actualizados y completos.
3) Histórico y tendencias: contar con un historial de información y datos actualizados marcará una gran diferencia, aportando mayor credibilidad y eficiencia al trabajo realizado. Y, especialmente en este aspecto, contar con un software para almacenar la información será un gran diferencial.
4) Facilita el acceso y la comprensión: utiliza un lenguaje sencillo, con términos que sean comprensibles para todos los involucrados. Para facilitar el acceso, opta por una interfaz digital que permita el almacenamiento a largo plazo sin necesidad de buscar entre correos antiguos, y que esté disponible para todos los involucrados con solo unos clics.
5) Actualización en tiempo real: contar con un software de gestión de datos permite consultar información en tiempo real, lo cual vuelve el informe cada vez más asertivo y eficaz. Además, se pueden crear paneles visuales para facilitar su interpretación.
6) Mejora continua: al igual que en los procesos, la mejora continua puede aplicarse a los informes, actualizando las metodologías según los avances tecnológicos y las necesidades del mercado, para que los informes sean cada vez más eficientes.
SA Analytics Manager puede ser tu aliado
El SA Analytics Manager, del Interact Suite SA, es la solución de BI de Interact. Con ella puedes monitorear el desempeño corporativo, anticipar escenarios futuros y tomar las mejores decisiones basadas en datos.
Esta solución de gestión analítica permite que las empresas alcancen la madurez en el análisis de datos mediante el cruce de múltiples fuentes de información para garantizar una toma de decisiones asertiva.
Ofrece integración con ERPs, CRMs y MS Excel, análisis personalizables, integración de datos y operaciones dinámicas a través de dashboards interactivos.
Y lo mejor de todo es que la herramienta está disponible en Interact Pocket, la versión móvil del Interact Suite SA, lo que te permite visualizar tus dashboards, filtrar información y acceder a otras funcionalidades desde tu celular, en cualquier momento y lugar.
Accede a nuestro sitio web, conoce el SA Analytics Manager y garantiza análisis seguros para tus informes.
