El Roadmap es una herramienta visual cuyo objetivo es presentar, de forma clara, una estrategia, un plan, el avance de un proyecto o el seguimiento de una actividad. Se trata de una herramienta estratégica esencial para facilitar y optimizar el día a día en las empresas.
Debido a que su estructura es similar a la de un cronograma, se utiliza con mucha frecuencia para la organización, facilitando la gestión y el seguimiento de proyectos y actividades, y haciendo más clara la identificación de las metas y prioridades del equipo en relación con un determinado proyecto.
Aunque normalmente se aplica en el contexto de la Gestión de Proyectos, puede adaptarse y utilizarse en diversas áreas para obtener los mismos resultados y ventajas.
Ventajas de la herramienta
El uso del Roadmap ofrece numerosas ventajas para las empresas, independientemente de su tamaño.
Proporciona una visión general del proyecto o actividad, permitiendo seguir y entender cómo el avance o retraso de cada etapa impactará en la empresa en su conjunto.
Contribuye al aumento de la eficiencia operativa, identificando y organizando la asignación de personas y recursos, evitando desperdicios de tiempo, equipo y dinero.
Cuando se utiliza de forma estratégica, permite que la organización alinee sus esfuerzos para que las metas se alcancen de manera ágil y eficiente, mejora la comunicación entre los equipos y colegas de proyecto, y asegura que los procesos estén alineados con el objetivo final.
Otra ventaja de esta visión general es que la información se concentra en un solo lugar, facilitando los análisis y la toma de decisiones de acuerdo con los plazos, los recursos y las prioridades.
Roadmap vs. Cronograma
Antes de profundizarnos aún más en este tema, es necesario aclarar que, a pesar de tener diseños similares, el Roadmap y el Cronograma son herramientas diferentes.
El Roadmap tiene una visión estratégica, se utiliza para períodos más largos, con foco en las metas, y facilita la comunicación entre los equipos involucrados.
Por su parte, el Cronograma ofrece una planificación detallada, con actividades, tareas y sus respectivos plazos. Es más adecuado para planificaciones a corto plazo, con enfoque en la ejecución, permitiendo el seguimiento del progreso de un proyecto y la gestión de actividades.
Por lo tanto, la elección entre una u otra dependerá del objetivo del equipo.
Tipos de Roadmap
Existen diversos tipos de Roadmap, de acuerdo con sus objetivos y aplicaciones. A continuación, mencionamos algunos ejemplos:
- Roadmap de Proyecto
Puede utilizarse para gestionar la creación de una acción, evento o proceso dentro de la empresa. Por ejemplo: la implementación de una nueva herramienta, la creación de una nueva área de negocios o el lanzamiento de un código de conducta.
Se construye en formato de línea de tiempo, incluyendo cada etapa del trabajo descrita conforme al PMBOK.
2. Roadmap Estratégico
Se utiliza para organizar la planificación estratégica de la empresa; puede elaborarse anualmente, conteniendo los objetivos generales, o segmentarse para cada sector.
Para ser clasificado como estratégico, debe contener: panorama actual, estudio de mercado, definición de objetivos y metas, estrategias, creación de tareas, asignación de responsables, definición de KPIs, plazos y cronograma.
3. Roadmap de Producto
Como su nombre lo indica, es utilizado por las empresas para guiar al equipo durante el desarrollo de nuevos productos o servicios, procesos que involucran diversas áreas y exigen un alineamiento total.
Este tipo de Roadmap debe incluir las etapas de creación de un MVP (Producto Mínimo Viable), características de las pruebas, selección del grupo de prueba y, posteriormente, los ajustes necesarios hasta la entrega del producto o servicio final.
4. Roadmap Tecnológico
Es una herramienta eficiente para gestionar la implementación de nuevas tecnologías en la empresa, como la adopción de un nuevo CRM (software de gestión de relaciones con los clientes), herramientas de análisis predictivo, entre otros.
Se enumeran tareas y responsables tanto para la evaluación de los prerrequisitos de los softwares como para la preparación de la organización para recibir la nueva tecnología.
Ejemplos de uso
El Roadmap también puede aplicarse en otras áreas, incluso en la vida personal, como en el desarrollo de carrera.
Por ejemplo, cuando se utiliza para el desarrollo profesional, el Roadmap contribuye a identificar oportunidades de crecimiento y a establecer los recursos necesarios para alcanzar las metas.
En el área de Desarrollo Humano, colabora en la planificación proactiva de las necesidades futuras de talento, anticipando cambios en el mercado laboral, con una visión clara de las prioridades estratégicas, lo que permite un posicionamiento asertivo.
Otro ejemplo se refiere al crecimiento empresarial, como en el caso de Airbnb, que utiliza la herramienta para mejorar la experiencia de los clientes. La visión general que proporciona ayuda a identificar mejoras en la aplicación y en los servicios ofrecidos, permitiendo un rápido crecimiento y la fidelización de los usuarios.
Tesla, por su parte, aplica el Roadmap tecnológico para planificar la evolución de sus inventos y vehículos eléctricos, señalando mejoras en la autonomía, la seguridad y las innovaciones. Esta estrategia contribuye a que la empresa mantenga su posición de liderazgo en la industria de autos eléctricos.
Empresas como Apple y Amazon también utilizan la herramienta de forma estratégica para alcanzar sus objetivos.
Consejos
Aunque la creación de un Roadmap es relativamente sencilla, compartimos algunos consejos para hacerlo aún más eficaz y estratégico:
- Antes de comenzar, prioriza y comprende las metas y objetivos del proyecto o acción en cuestión. Las reuniones con los equipos involucrados pueden facilitar el alineamiento de expectativas, metodologías y prioridades.
- Identifica las tareas necesarias, dividiendo el proyecto en etapas ordenadas según la cronología adecuada para alcanzar los objetivos finales.
- Establece plazos para cada actividad, considerando todas las restricciones y riesgos previstos.
- Recuerda: el Roadmap no es una herramienta estática. Es fundamental evaluarlo periódicamente y ajustarlo siempre que sea necesario, siguiendo el progreso real del proyecto.
- Construye el Roadmap en un software o herramienta con acceso para todos los involucrados; de lo contrario, no será eficiente.
Mira el video y conoce el Roadmap disponible en Interact Suite SA.
