Já sabemos que a IA contribui de inúmeras formas para as rotinas organizacionais e para a otimização de seus resultados, porém, será que ela é capaz de impactar na maturidade em gestão de processos também?
A maturidade em gestão de processos indica o nível de estruturação, documentação, controle e otimização das rotinas de trabalho de uma empresa, evidenciando sua capacidade de entregar resultados consistentes, eficientes e previsíveis.
Além disso, também pode ser utilizada para entender o grau de controle e governança dos processos de uma organização, avaliando o quão organizados estão, como são aplicadas as melhorias propostas e se o seu foco permanece alinhado aos objetivos gerais do planejamento.
Enquanto que a inteligência artificial, associada a gestão de processos, atua de forma estratégica para garantir a melhoria continua, otimização dos processos, contribui para implementar automações que os tornaram mais ágeis, entre muitas outras vantagens.
Logo, podemos perceber que sim, a IA é capaz de impactar positivamente na maturidade em gestão de processos da organização. E para entender melhor como isso acontece na prática, vamos explorar as vantagens e benefícios de utilizar a IA na gestão de processos.
Vantagens de utilizar IA na gestão de processos
A inteligência artificial melhora a gestão de processos das organizações através de três pilares centrais:
– Automação de tarefas e operações;
– Monitoramento e previsão;
– Foco estratégico.
Quando incorporada à rotina, é capaz de acelerar as tarefas, prever falhas e apoiar decisões estratégicas.
A automação de tarefas, por exemplo, garante rotinas menos burocráticas. Já o monitoramento permite a análise de maior quantidade de dados em menos tempo, facilitando a adoção de uma estratégia preditiva para antecipar tendências de mercados e possíveis incidentes ou falhas.
Dessa forma, os colaboradores ficam disponíveis para executar tarefas estratégicas, garantindo agilidade aos processos e decisões baseadas em dados.
Tudo isso, reflete na agilidade do atendimento ao cliente e, consequentemente, à sua satisfação em relação aos produtos ou serviços oferecidos pela marca.
IA e a maturidade em gestão de processos
Na prática, quando relacionarmos as melhorias obtidas a partir da utilização da IA com os níveis de maturidade, percebemos que é possível obter avanços em todos os cenários.
– Nível Inicial
Cenário: indica um modelo de gestão com baixo nível de organização, considerado desestruturado. Colaboradores não possuem um padrão para realizar as mesmas atividades ou documentações padrões.
O que fazer para evoluir: é preciso mapear os processos já existentes, documentar rotinas, atribuir responsáveis, treinar a equipe e acompanhar a execução.
Como a IA contribui: a IA pode contribuir no mapeamento e na criação de documentos padrões, sugerindo fluxos e criando documentos padrões a partir destes fluxos.
– Nível Gerenciado ou Repetitivo
Cenário: indica que a empresa já avançou sua maturidade, existem processos que produzem resultados previsíveis, consistentes e repetíveis. Porém, nem todos os colaboradores possuem conhecimento quanto aos processos e documentos, abrindo espaço para erros e inconsistências.
O que fazer para evoluir: é preciso transformar conhecimento isolados em padrões formais. Para isso, padronize fluxos de trabalho, valide a documentação, alinhe a cultura organizacional e adote uma tecnologia.
Como a IA contribui: pode acelerar o processo de transição ao transformar dados operacionais em inteligência preditiva, permitindo que a gestão evolua para um ecossistema ágil, autônomo e focado na inovação contínua. Avalia os fluxos já mapeados, sugerindo melhorias e eliminando tarefas repetitivas, além de atuar através da automação de processos, reduzindo erros.
– Nível Definido
Cenário: a principal característica deste nível é a identificação de rotinas internas padronizadas e documentadas pelos gestores responsáveis. Contudo, o conhecimento dessas rotinas ainda é restrito aos envolvidos diretamente, mesmo em processos com equipes multidisciplinares.
O que fazer para evoluir: para evoluir o nível de maturidade é preciso focar na medição de desempenho e no uso de métricas quantitativas. Implantar KPIs, coletar dados sistematicamente e capacitar as equipes. A utilização de um software passa a ser imprescindível.
Como a IA contribui: pode sugerir KPIs alinhados aos objetivos do negócio e dos processos, coletar dados e analisa-los em menos tempo a fim de identificar gargalos ou falhas, além da automação de tarefas.
– Nível Previsível
Cenário: o nível é caracterizado pela facilidade e capacidade de medir e analisar os processos existentes, podendo ainda comparar processos concorrentes e outros líderes do segmento de mercado.
O que fazer para evoluir: é imprescindível que haja a institucionalização da adaptação constante dos processos e o uso de tecnologias avançadas. Atuar fortemente na inovação, redesenho de fluxos, tecnologia e dados avançados e fortalecer a cultura da melhoria contínua.
Como a IA pode contribuir: de forma prática, pode contribuir com análises preditivas, mineração inteligente de fluxos de processos e adaptação da dinâmica dos workflows, impactando ainda na tomada de decisões orientada a dados.
– Nível Otimizado
Cenário: é o mais alto nível e se refere às organizações cujos processos já estão em fase de melhoria contínua. Por conta da maturidade, os erros podem ser eliminados de forma ágil e a atualização da documentação de igual forma.
O que fazer para manter: consolidar a melhoria contínua de forma proativa, a governança corporativa precisa se manter alinhada à estratégia, o monitoramento deve ocorrer em tempo real por indicadores de desempenho e a cultura da inovação precisa se consolidar para evitar retrocesso operacional.
Como a IA pode contribuir: a IA pode contribuir para sustentar o mais alto nível de maturidade em gestão de processos automatizando o monitoramento em tempo real, prevendo gargalos por meio de análises preditivas e sugerindo melhorias contínuas baseadas nos dados coletados. Ou seja, transformando o ciclo de BPM em um ciclo adaptativo e proativo.
Ferramentas de IA disponíveis no Interact BPM
O Interact BPM, solução para gestão de processos do Interact Suite, promove o alinhamento entre as estratégias organizacionais com a tecnologia da informação e as tecnologias operacionais, e conta com ferramentas de inteligência artificial projetadas especificamente para acelerar a criação de etapas do processo.
Com o Assistente do Interact Process, a IA trabalha a seu favor para otimizar processos. Com uma simples interação no chat, ele irá fornecer sugestões inteligentes para aprimorar o fluxo, como:
– Descubra etapas que podem ser removidas;
– Receba sugestões e oportunidades de melhoria;
– Gere um Modelo completo a partir de um simples título e descrição.
O Assistente de Modelagem, além de gerar modelos a partir do resumo de um descritivo de processo, identifica possíveis melhorias no modelo, sugere indicadores para um monitoramento assertivo e gera uma análise crítica com base nas informações do processo.
Já no Interact Governance, também disponível na solução Interact BPM, as ferramentas de inteligência artificial apoiam a estrutura estratégica da empresa, gerando recomendações, indicadores e planos de ação alinhados a metodologias como BSC e OKR.
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Extra: identifique o nível de maturidade da sua empresa de forma gratuita
O Interact Flow, solução da Interact, disponibiliza gratuitamente o Modelo de Maturidade de Gestão de Processos, inspirado no modelo criado por Pedro Robledo, expert em BPM, presidente e cofundador da ABPMP Espanha e Processor da Universidade Internacional de La Rioja – Unir.
O questionário se baseia em 7 pilares fundamentais, que estão interligados de forma dinâmica, garantindo uma análise minuciosa de qualquer organização.
Após o questionário, a solução disponibiliza ferramentas de IA que podem sugerir ações que contribuam com o avanço dos processos da sua organização ao longo dos níveis.
