Los procesos burocráticos no solo impactan en la experiencia del cliente y de los colaboradores, sino que también incrementan los costos operativos, comprometen la eficiencia y la productividad, e inhiben la innovación y la creatividad en las organizaciones.
También es importante recordar que el exceso de burocracia lleva a la empresa por el camino opuesto a la Gestión por Procesos. Después de todo, el papel de los procesos en las organizaciones es precisamente transformar recursos e información en productos y servicios, priorizando la eficiencia y la eficacia, además de generar valor a lo largo de este recorrido.
La Gestión por Procesos tiene como objetivo simplificar las cosas, optimizar el funcionamiento de la empresa y alinear las actividades para que fluyan de manera constante. Así que, si tu empresa está sufriendo por el exceso de burocracia en los procesos, ciertamente no está teniendo en cuenta los pilares propuestos por esta metodología.
Pilares de la Gestión por Procesos
Recordemos los pilares de la Gestión por Procesos:
- Visión Estratégica
- Estandarización y Claridad
- Mejora Continua
- Enfoque en el Cliente
¿Por qué los procesos se vuelven burocráticos?
Además de no considerar las buenas prácticas de la Gestión por Procesos, existen otros aspectos que pueden contribuir a que los procesos de una organización se vuelvan burocráticos.
• Crecimiento de la empresa: a medida que las empresas crecen y necesitan aumentar su capacidad productiva, también crece el número de colaboradores e incluso de áreas involucradas en un mismo proceso.
Esto puede hacer que el trabajo se fragmente en funciones especializadas, generando los temidos silos organizacionales, que provocan que cada área trabaje de manera aislada. La falta de integración a lo largo del proceso aumenta los esfuerzos e impacta en la cantidad de procesos necesarios para coordinar las actividades.
• Perfil conservador: el perfil de la empresa frente a los riesgos afecta directamente la burocratización de los procesos, ya que la búsqueda excesiva por la estandarización parece reducir la probabilidad de errores.
Sin embargo, reglas claras y objetividad en la estructura jerárquica son factores que pueden evitar conflictos y contribuir a la reducción de riesgos.
Otro aspecto a considerar es la cultura organizacional y el ambiente de trabajo que, cuando son muy tradicionales o altamente regulados, tienden a propiciar una mayor burocratización.
• Exceso de procesos: en lugar de simplificar las actividades, puede ocurrir la creación de demasiados procesos complejos y, en ocasiones, innecesarios. Esta acumulación de etapas genera una burocratización improductiva, es decir, que no cumple ninguna función frente a los objetivos de la empresa.
• Falta de tecnología: la ausencia de herramientas tecnológicas obliga a mantener procesos manuales y repetitivos, lo que los vuelve complejos desde su concepción. Por eso, volvemos a destacar la importancia de la transformación y digitalización de los procesos, así como de sus documentos.
¿Cómo reducir los procesos burocráticos?
1) Autonomía
Sabemos que los líderes necesitan estar al tanto de todo lo que ocurre en sus respectivas áreas; sin embargo, muchas veces terminan bloqueando los procesos más simples que podrían fluir con mayor agilidad.
Los colaboradores necesitan cierto nivel de autonomía para realizar sus actividades con más rapidez, sin depender de un largo proceso de aprobación. El exceso de aprobaciones genera frustración, tanto para el líder como para el colaborador que no logra avanzar en sus tareas.
En caso de que el equipo sea muy joven y aún no consiga actuar con autonomía en los procesos, los entrenamientos y las capacitaciones son una alternativa eficaz.
2) Evalúa tus procesos
Los procesos deben ser revaluados, y establecer una periodicidad para hacerlo garantiza que estos reflejen las necesidades cotidianas, tanto del equipo involucrado como del público relacionado con la marca.
Para que esta evaluación sea asertiva, se debe considerar cuál es el tiempo de respuesta actual; si la cantidad de personas y áreas involucradas es realmente necesaria; y cuál ha sido el nivel de efectividad del proceso en relación con el aumento de la productividad, entre otros aspectos.
3) Transformación digital
La transformación digital y la digitalización de procesos y documentos resultan en una reducción considerable de la burocracia.
Todo lo que antes requería el llenado de formularios y solicitudes manuales pasa a estar a un solo clic. Además, este se convierte en un momento propicio para evaluar la verdadera necesidad de todas las aprobaciones y etapas previstas, facilitando las interacciones entre áreas, por ejemplo.
Esta integración, además, contribuye a garantizar el acceso a documentos e instrucciones, asegurando que todos los involucrados cuenten con la información necesaria.
4) Automatización de procesos
La automatización de procesos los hace más ágiles y contribuye a la organización general de la rutina, reduciendo los riesgos de errores. Con esta optimización del tiempo, el equipo puede enfocarse en actividades estratégicas.
Y, en los casos en que realmente se requieran más etapas o autorizaciones previas, la automatización puede reducir el tiempo de espera, ya que permite la creación de reglas y parametrizaciones.
Interact Suite SA contribuye a esta reducción
La burocracia no tiene por qué ser un mal necesario cuando tu empresa cuenta con herramientas tecnológicas que facilitan la gestión.
La solución de Gestión por Procesos de Interact Suite SA es un claro ejemplo de ello. Con esta herramienta, tu empresa logrará mayor agilidad, aumento de la productividad, mejor integración entre las áreas involucradas en un mismo proceso, monitoreo en tiempo real de los procesos, entre muchos otros beneficios.
Además, el enfoque disciplinar utilizado permite planificar, documentar, analizar, modelar, diseñar, ejecutar, medir, monitorear, controlar y mejorar los procesos en un solo lugar.
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