La gestión de incidentes y no conformidades es una etapa muy importante en las organizaciones. Sin embargo, termina teniendo un mayor peso en las instituciones de salud, ya que su objetivo es identificar, registrar, analizar y corregir desviaciones del estándar previamente establecido.
En el sector de la salud, es imprescindible seguir un patrón preestablecido, no solo para cerciorarse de que los servicios cumplan con las normas y regulaciones del rubro, sino también para garantizar entregas de calidad, alineadas a la seguridad de los pacientes.
Cuando no se consideran y se tratan de la manera adecuada, pueden impactar en la gestión de riesgos, aumentar los costos, y reflejarse en la productividad, entre otros aspectos.
¿Por qué Gestionar los Incidentes?
Una de las principales ventajas de gestionar los incidentes y no conformidades de forma eficiente es la reducción de riesgos. Con el mapeo y la gestión de las no conformidades, se pueden corregir fallos y mitigar errores, aumentando la seguridad del paciente y contribuyendo a la mejora de la gestión de riesgos.
Otro aspecto impulsado por esta gestión eficaz es la mejora continua. Al fin y al cabo, los incidentes analizados y tratados contribuyen a mejorar los procesos de la institución, generando nuevos aprendizajes de forma constante y optimizando diariamente los servicios prestados.
Al evitar fallos y hacer que los procesos sean más eficientes, creamos una cultura de mejora continua y todos pasan a ser responsables de las optimizaciones y sugerencias, ya que se sienten parte del proceso. Como consecuencia de esto, los costos se reducen.
Con procesos alineados, una gestión de riesgos eficaz y colaboradores atentos a los procesos que pasan por mejoras constantes, la calidad de los servicios prestados evoluciona y la confianza se convierte en un atributo destacado, permitiendo incluso la diferenciación frente a la competencia.
La gestión de incidentes y de no conformidades, cuando se realiza de forma adecuada, contribuye a obtener un registro y construir un historial de información, posibilitando la identificación de tendencias e incluso la toma de decisiones basada en datos, capaz de promover cambios significativos en el sector.
Además, todos los aspectos citados anteriormente implican el mantenimiento de la conformidad regulatoria y de las exigencias legales y normativas, como la FDA.
Gestión de Incidentes y la Acreditación Hospitalaria
Los hospitales o instituciones que aspiran a la obtención de una acreditación hospitalaria, independientemente del organismo acreditador, necesitan cumplir una serie de requisitos, y la gestión de no conformidades es uno de ellos.
Se trata de un aspecto obligatorio en el proceso de acreditación, ya que es una de las formas de certificar la calidad y seguridad de los servicios. Se considera una evidencia clave del compromiso con la mejora continua y la responsabilidad por los servicios prestados.
Al evaluar esta área, el organismo certificador considera:
- La existencia de un Núcleo de Seguridad del Paciente.
- El grado de estructuración del proceso de gestión de incidentes.
- La presencia de una cultura de gestión de incidentes (u ocurrencias).
- El uso de herramientas de calidad y gestión de riesgos.
- Evidencias que comprueben que los incidentes reportados generan una mejora continua de los procesos.
En la práctica, la institución u hospital deberá comprobar la existencia de un proceso que oriente la gestión de incidentes y no conformidades, con el registro detallado y la clasificación de los incidentes, así como el análisis de sus causas.
También necesita contar con un historial de la implementación y seguimiento de las acciones de mejora resultantes de la gestión de estos eventos, entre otros aspectos considerados.
Identifique y Transforme Incidentes en Oportunidades de Mejora con Interact Suite SA
El Occurrence Manager, la solución para la gestión de incidentes y no conformidades de Interact Suite SA, es el sistema ideal para identificar incidentes y no conformidades y transformarlos en oportunidades de mejora.
Al poseer un flujo de trabajo (workflow) integral y funcional, la solución permite la gestión sistemática de la evolución de todas las etapas del registro y el análisis de las acciones correctivas, preventivas y predictivas de la organización.
Entre sus aplicaciones, cuenta con el Diagrama de Ishikawa, utilizado para facilitar la identificación de las causas probables de los incidentes.
Sus funcionalidades permiten:
- El manejo visual de todas las no conformidades.
- El seguimiento de indicadores.
- Registros anónimos de no conformidades.
- Notificación a través de correos electrónicos corporativos.
- Estandarización en el registro (o la catalogación), entre otros.
Además, también permite el monitoreo y la ejecución de acciones derivadas de no conformidades e incidentes registrados, lo que es ideal para crear un historial y hacer un seguimiento del desarrollo de cada acción.
La aplicación está disponible de forma individual o puede contratarse a través de la Solución Gestión de Calidad, muy utilizada por hospitales e instituciones de salud para garantizar la calidad de los servicios prestados, así como la seguridad del paciente.
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