La Automatización de Procesos, muy difundida en la gestión por procesos, ha ganado espacio en el área de Gestión de la Calidad de empresas de diversos sectores, al proporcionar calidad y agilidad en los procesos, además de mejorar la eficiencia de las entregas.
Los principales factores que impulsan esta adopción están relacionados con los problemas que enfrentan los procesos manuales en el área: falta de estandarización, inconsistencia de datos, lentitud e ineficiencia en los procesos y en la toma de decisiones, costos elevados y problemas de seguridad que afectan el éxito, entre otros.
Los procesos automatizados promueven la integración de las áreas, garantizando la recolección de datos en tiempo real, análisis más completos y la simplificación de la gestión de las no conformidades y documentos.
Conozca otras ventajas que garantiza la Automatización de Procesos
Al automatizar los procesos de la Gestión de la Calidad, la empresa optimiza su tiempo y recursos, y además mejora la calidad de los productos y servicios.
La automatización reduce el tiempo de ejecución de determinadas tareas, eliminando la necesidad de actividades manuales y asegurando mayor agilidad y eficiencia, incluso en la identificación y corrección de no conformidades.
La probabilidad de errores humanos disminuye drásticamente, lo que garantiza la consistencia y estandarización de los procedimientos imprescindibles para mantener la conformidad con la regulación y las normas.
Las conformidades también se ven favorecidas por la automatización de procesos, ya que facilita el monitoreo continuo, asegurando que todos los requisitos sean contemplados y debidamente documentados.
Con la recolección de datos en tiempo real, la generación de informes se agiliza considerablemente, además de garantizar información confiable y una visión clara del desempeño de la Gestión de la Calidad, esencial para análisis y toma de decisiones.
Además, la automatización impacta de manera decisiva en puestos clave del área, tales como:
1) Estandarización de procesos:
Para que los procesos sean automatizados, independientemente del área de origen, deben respetar el mismo estándar preestablecido por la empresa. De esta forma, todas las actividades se ejecutarán de manera uniforme, aumentando la previsibilidad de los resultados y evitando fallas.
2) Gestión de no conformidades:
La automatización facilita el registro, tratamiento y seguimiento de no conformidades, contribuyendo a que el área esté alineada y preparada para auditorías, ya sean internas o de certificación.
3) Control de documentos:
Garantiza el acceso a la versión actualizada de los documentos y controla la periodicidad de las actualizaciones. Documentos y estándares desactualizados impactan los procesos de Gestión de la Calidad y pueden incluso impedir la producción, en el caso de las industrias.
Consejos para poner en práctica la automatización
Comience transformando la cultura organizacional de la empresa para que los colaboradores estén preparados para este cambio. Considere adoptar una gestión orientada a procesos en toda la organización, no solo en la Gestión de la Calidad, con el fin de optimizar todos los recursos y hacer que los procesos sean más ágiles.
Organizar estas acciones dentro de un proyecto puede ser una estrategia acertada para que la gestión de procesos y su automatización se implementen de forma gradual, sin apresurar las etapas ni dejarlas en el olvido.
Pero, si su empresa ya cuenta con una gestión por procesos consolidada, puede avanzar directamente hacia la Automatización de Procesos de la Gestión de la Calidad. Y, si esos procesos fueron mapeados hace algún tiempo, aproveche esta ocasión para revisarlos, evitando retrabajos en el futuro.
Su empresa también necesitará elegir una herramienta tecnológica adecuada a sus necesidades. Las opciones que permitan una fácil integración con otros sistemas son las más recomendadas, ya que garantizan mayor fluidez en los procesos.
Aunque existan muchos detalles técnicos para viabilizar esta automatización, es imprescindible recordar a las personas involucradas en los procesos. Los entrenamientos y capacitaciones deben realizarse no solo al inicio, sino también durante y después del proyecto, ya que la mejora continua requiere actualización constante.
Finalmente, recuerde que los procesos son elementos vivos y necesitan monitoreo y evaluaciones continuas, además de ajustes de acuerdo con los cambios normativos, por ejemplo.
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