La práctica explica la teoría. En el último texto sobre Business Process Management (BPM), presentamos la historia, los conceptos y las etapas de la metodología. Hoy vamos a mostrar cómo funciona, con un ejemplo consolidado que viene de casa: BPM en el RRHH, el proceso automatizado de admisión de colaboradores de Interact. Este artículo es una asociación con Gabriele Huppes, coordinadora del sector de Desarrollo Humano (DH).
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El proceso automatizado de admisión de Interact comienza a partir de la aceptación de la propuesta de empleo por el candidato seleccionado. En ese momento, DH inicia una nueva instancia del proceso, que sistemáticamente registra al nuevo colaborador en la Suite SA Strategic Adviser. En total, se utilizan cinco módulos específicos: SA Process, SA Occurrence Manager, SA Performance Manager, SA Document Manager y SA Competence Manager.
La duración de todo el proceso es de 90 días. Justamente, ese es el tiempo del período de experiencia del colaborador. En total, la admisión desencadena 51 actividades para seis sectores de la organización: Desarrollo Humano (17 actividades), Gestor del nuevo colaborador (11), Administración y Finanzas (11), Planificación y Calidad (5), Comunicación y Marketing (5) e Infraestructura (2).
Toda la comunicación de las tareas es automática. Conforme a Gabriele, esa sistematización trae tranquilidad para la continuidad de las otras actividades de Desarrollo Humano. “Para acompañar el progreso del flujo, basta verificar la instancia por el SA Process Manager. Puedo en el mismo instante verificar las actividades que están pendientes, en marcha o ya fueron concluidas por los colegas “, explica. En este sentido, ella destaca el acceso, el control y la ganancia de tiempo con el proceso.
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Factor humano
Un proceso automatizado, pero humanizado. Aunque la palabra automatizar tiene una connotación fría, Gabriele subraya el papel de cada uno de los colaboradores de los seis sectores implicados. “Todo lo que está operando en la admisión de un empleado puede ser automatizado, pero es importante tener en cuenta que las actividades no operacionales también se incluyen en el transcurso de todo el proceso”, explica.
La evaluación mensual es una de ellas. Una vez al mes, en tres ocasiones a lo largo del proceso, el líder del equipo y el sector de DH promueven feedbacks de evaluación. Además, se realizan encuentros con el funcionario para análisis conjuntos sobre la adaptación, la evolución y el desarrollo de las actividades. La automatización en este paso aparece con un temporizador en el sistema, que desencadena advertencias para las tareas.
Ventajas de la automatización
La admisión es uno de los principales procesos de apoyo de cualquier corporación. Toda empresa necesita establecer el mínimo de organización para su desarrollo. Cuanto mejor esquematizado es, mayor es la probabilidad de contratar al profesional ideal para el cargo.
Durante los últimos cuatro años, Interact ha automatizado todas las 51 actividades de seis sectores que involucran el proceso. Desde entonces, este es un trabajo de continuo perfeccionamiento elaborado por el DH y áreas participantes. Entre las principales ventajas de la automatización, podemos enumerar:
- Reducción de costos
- Aumento de la productividad
- Transparencia entre todas las etapas
- Eficiencia en el control de los procesos
- Mejora en la comunicación entre áreas
- Plazos de las actividades bien estipuladas
- Control de tiempo de ejecución de las actividades
- Sinergia entre sectores a través de tareas interconectadas
- Sistematización de todas las etapas y actividades necesarias
- La importancia del proceso en sí, independiente de quien ejecute
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