Se você é da área de gerenciamento de projetos já deve ter pensado em inúmeras formas de deixar seu planejamento cada vez mais assertivo, visando a extinção de eventos críticos ou outros problemas durante sua execução.
Porém, nem o melhor e mais perfeito dos planejamentos será capaz de eliminar de vez os riscos de problemas pelo simples fato de que não podemos controlar tudo, principalmente em ambientes complexos e sujeitos a variáveis.
Prova disso foi a missão Apollo 13, a sétima missão tripulada do programa Apollo, da NASA. Seu objetivo era pousar em uma área específica da Lua, porém, uma explosão a bordo fez com que a missão fosse interrompida, dando início ao que ficou conhecido como um “fracasso muito bem-sucedido”.
O que poderia ter sido um dos maiores desastres da história se transformou em um exemplo de gestão de crise e resposta a riscos não só para a área de gestão de projetos, mas para todos os segmentos empresariais.
Houston, tivemos um problema!
Lançada em abril de 1970, a espaçonave da missão Apollo 13 tinha duas naves independentes, unidas apenas por um túnel – o orbitador Odyssey e o módulo de pouso Aquarius, essenciais para a sobrevivência da tribulação após o evento crítico.
Dois dias após seu lançamento, o pouso na lua teve que ser abortado por conta da explosão de um tanque de oxigênio, mudando completamente o objetivo da missão. A explosão danificou os sistemas elétricos e de suporte à vida, forçando a equipe a usar o Aquarius como “bote salva-vidas”. A partir daí, o principal objetivo da missão era trazer a tripulação com vida de volta à Terra.
A preparação para esta missão foi intensa, com duração de 8 a 9 meses, e contou com treinamento específico da tripulação principal, que foi iniciado logo após sua nomeação, ainda em 1969. A tripulação passou por mais de 1000 horas de treinamento, cada astronauta realizou mais de 400 horas em simuladores do módulo de comando e do módulo lunar.
Ajustes e inúmeros testes em solo também foram realizados, a fim de prever riscos e possíveis falhas. Ainda assim, há cerca de 320.000 quilômetros da Terra, houve um incidente que deixou a espaçonave sem o suprimento normal de eletricidade, luz e água do módulo de comando.
A resposta precisou ser muito rápida e com pouquíssimas, para não dizer nenhuma, possibilidade de erros. Novos procedimentos tiveram que ser escritos e testados no simulador antes mesmo de serem repassados para a equipe.
Além da equipe em solo, puderam contar com os aprendizados das missões anteriores, como a Apollo 11, que não teve seu módulo lunar destruído. Os dados obtidos dali, mostraram que seus mecanismos poderiam sobreviver pelo tempo necessário sem refrigeração e água.
Apesar de desafios como, racionamento de água e comida e o frio, por conta do desligamento dos sistemas elétricos, todos voltaram à salvo após 4 dias.
Lições aprendidas para o gerenciamento de projetos
– Documente as lições aprendidas:
Só no contexto apresentado no início deste artigo, já podemos identificar um ponto muito importante para levarmos como aprendizado para nossos projetos: documente as lições aprendidas.
Como a Apollo 13 não foi a primeira missão, os especialistas envolvidos na missão de resgate puderam contar com os aprendizados e dados de missões anteriores para traçar um plano de contingência.
Este conhecimento adquirido através da análise crítica das experiências anteriores, sejam elas de falhas ou sucessos, garantem aos projetos futuros a melhoria contínua, evita a repetição de erros, promove otimizações de processos, reduz custos e até aumenta a taxa de sucesso dos próximos projetos.
Portanto, além de documentar as lições aprendidas, recorra a elas sempre que precisar ou quando encontrar desafios semelhantes.
– Nem um bom planejamento pode evitar riscos:
Dedicar-se à etapa de planejamento do projeto é de extrema importância, pois contribui para garantir o cumprimento dos prazos e orçamentos, melhora a comunicação e a colaboração entre os envolvidos, garante uma tomada de decisões mais assertiva, aumenta a qualidade das entregas e promove uma gestão de riscos e problemas.
Apesar de não eliminar por completo os riscos e problemas, promove uma gestão de riscos assertiva, antecipando potenciais problemas e dando a chance da empresa se preparar com planos de contingência.
Mais importante que tentar evitar que incidentes aconteçam, é estar pronto para agir de forma rápida e objetiva para contornar seus impactos.
– Plano B, inclusive para Cisne Negro:
Ao realizarmos o mapeamento dos riscos dos projetos, normalmente focamos naqueles que têm mais probabilidade de se tornarem reais e naqueles cujos impactos podem ameaçar a existência do negócio.
Porém, é preciso lembrar que apesar de raros, Cisnes Negros existem!
Mapear e planejar um plano B para riscos raros é essencial para a sobrevivência dos projetos. Evita a paralisia da equipe e falhas totais, protege o cronograma e o orçamento do projeto e facilita a gestão de contingência financeira.
Assim, todo o esforço empenhado nas atividades até o evento não terá sido em vão. Mesmo que o objetivo do projeto mude, como foi o caso da Apollo 13, ainda assim poderá ser muito bem-sucedido.
– Adaptabilidade:
A missão iniciou com o objetivo de pousar na lua e terminou com a meta de trazer todos os tripulantes com vida.
Todos os profissionais deste projeto precisaram recalcular a rota e se adaptar às novas condições. Essa característica é fundamental para a gestão de projetos, desde os mais simples até os mais complexos, pois é a adaptabilidade que define o tempo de resposta diante das mudanças.
Com uma equipe disposta a se adaptar, é possível garantir o foco na resolução do problema e, consequentemente, resultados positivos.
– Trabalho em equipe e liderança:
Trabalho em equipe no dia a dia de projetos é essencial para resultados eficazes. Cada integrante possui habilidades e vivências únicas que, quando combinadas, promovem diversidade de pensamento e das abordagens.
Em ambientes desafiadores, como foi no caso da missão em questão, essa diversidade maximizou a eficácia e propiciou o surgimento de soluções inovadoras para que o problema pudesse ser resolvido da melhor forma.
Além disso, uma equipe bem alinhada e trabalhando de forma coordenada só é possível com uma liderança clara e objetiva, que também esteja focada na resolução. Uma liderança efetiva e empática é capaz de motivar colaboradores, gerenciar conflitos, facilitar a comunicação e adaptar estratégias.
Apesar disso, de todas as lições, a mais valiosa é: não ignore a gestão de riscos!
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Contar com soluções como a Gestão de Projetos do Interact Suite, contribui para a gestão e monitoramento de riscos assertivo. Principalmente, porque o Interact Suite conta com ferramentas complementares como Análise BAM, Análise dos Porquês, Análise SWOT, Bow Tie, Mapa de Riscos, Camadas de Defesa, entre outros.
A solução possibilita ainda o planejamento e acompanhamento dos projetos de acordo com as fases do seu ciclo de vida, integrando todas as partes envolvidas para que funcionem juntas, garantindo a execução de acordo com o cronograma.
Inspirada nos princípios do PMI – Project Management Institute, conta com os seguintes benefícios e funcionalidades:
– Desdobramento do projeto em hierarquias de tarefas;
– Monitoramento do andamento das tarefas e subtarefas do projeto;
– Envio automático de mensagens, pendências e prazos;
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