Los procesos de una organización deben ser el máximo independientes. Imagine una situación en la que, por cualquier razón, un colaborador necesite ausentarse del trabajo. Las actividades deben seguir sus flujos, no importa quien realice.
Este es uno de los principios de BPM (Business Process Management), como hemos visto en el caso del proceso automatizado de admisión de Interact. Como definición, Gart Capote (2011: 48) [¹] conceptualiza en su libro Guía para la Formación de Analistas de Procesos como:
Un enfoque disciplinario para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear, controlar y mejorar procesos de negocio, automatizados o no, para lograr resultados consistentes y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
En este sentido, el Ciclo de Gestión por Procesos es el camino para mapear, perfeccionar y automatizar los procesos de una empresa. Para ello, presentamos en este artículo 6 pasos para optimizar los flujos de actividades que componen su organización.
1 – Mapeo del proceso
El primer paso del Ciclo de Gestión por Procesos consiste en mapear la situación actual. Para este mapeo, se debe realizar un levantamiento documental (documentos involucrados) y metodológico (modos de realización de las actividades) con el propósito de esquematizar detalladamente el proceso.
Así, el modelado AS-IS (situación actual del proceso) debe contener:
a) definición del procedimiento,
b) actividades detalladas,
c) personas implicadas,
d) etapas documentadas o pasibles de documentación. Lea también 6 consejos para una eficiente gestión de documentos.
Algunas herramientas para la asignación del proceso:
a) aplicación de cuestionarios,
b) observación in situ del proceso,
c) entrevista individual con cada colaborador,
d) reunión en grupo para la retirada del proceso.
Cada caso es un caso. Muchas veces, las organizaciones operan sin reflexionar sobre sus procesos. En otras, ni siquiera saben que realmente existen. De todos modos, esta etapa es fundamental para formalizar el escenario actual, así como identificar y priorizar problemas a ser atendidos.
2 – Rediseño del proceso
Con la situación actual asignada, el segundo paso es volver a dibujar el proceso. Naturalmente, el modelado TO-BE es más analítico que descriptivo. El objetivo es identificar en conjunto puntos de mejora.
Estas dos etapas integran el método CYCLUS [²], desarrollado para ser utilizado en la mejora continua de procesos a través de la colaboración. Con la descripción textual y visual del proceso actual (AS-IS), los participantes evalúan una nueva versión para eliminar problemas encontrados (TO-BE).
Entre los principales objetivos del rediseño de proceso, están:
a) evitar el retrabajo,
b) estandarizar actividades,
c) automatizar lo que sea posible,
d) excluir actividades innecesarias,
e) mejorar la comunicación entre áreas,
f) establecer responsables a lo largo del proceso.
3 – Modelado técnico
El modelado técnico consiste en diseñar gráficamente el flujo de actividades del proceso. Para ello, se utiliza la técnica de notación BPMN (Business Process Model and Notation). Esta es una manera popularizada de transcribir procesos, con las respectivas etapas representadas por símbolos.
El BPMN tiene cinco categorías básicas:
Objetos de Flujo
Elementos gráficos principales, utilizados para definir el comportamiento del proceso. Se dividen en Actividades (trabajos ejecutados), Eventos (ocurrencias) y Entradas (puntos de desvío).
Objetos de Datos
Se representan por cuatro símbolos: Objetos de Datos, Entradas de Datos, Salidas de Datos y Almacenamiento de Datos.
Objetos de Conexión
Como su nombre lo sugiere, conectan objetos de flujo entre sí o con otra información. En el BPMN, son los responsables de la secuencia de actividades y por todo el flujo del proceso. Los objetos de conexión son tres: Flujos de Secuencia, Flujos de Mensajes y Asociaciones.
Rayas
Se utilizan para agrupar elementos de modelado. Raia (Swimlane, en inglés) es el término utilizado para representar Piscinas (Pools) y Pistas (Lanes).
Artefactos
Proveedores de información adicional sobre el proceso. Técnicamente, el BPMN comporta dos artefactos: Grupos y Anotación de Texto. Sin embargo, el modelado es libre para definir o crear sus propios artefactos.
4 – Implementación
Esta es la fase de automatizar el proceso asignado, rediseñado y modelado. Además de la automatización, la solución en Gestión por Procesos trabaja con la integración de áreas y sistemas de la organización. El BPMS (Business Process Management Software) SA Process Manager de Interact atiende diversos procesos, tanto de apoyo cuanto principales.
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5 – Implantación
Con el proceso alineado al sistema, es hora de realizar pruebas. En esta fase, el ciclo de Gestión por Procesos entra en homologación. El propósito es ejecutar, monitorear y administrar los flujos hasta que alcancen la estandarización ideal para seguir en funcionamiento.
En algunos casos, lo ideal es dejar que el proceso funcione por lo menos durante un mes. Este tiempo evidenciará las lagunas y posibles problemas no identificados anteriormente. Si no funciona en el primer intento, no se desespere. El principio del Ciclo de Gestión por Procesos es la base del método científico: prueba y error.
6 – Mejora continua
Concluidas las cinco etapas anteriores, el Ciclo de Gestión por Procesos entra en uno de los períodos más importantes: la mejora continua. Esta fase se revisará periódicamente a partir de ahora. El objetivo es analizar los resultados del progreso del proceso y trabajar con su perfeccionamiento.
La Gestión por Procesos debe ser cíclica. El formato gráfico circular busca justamente traducir estos retornos al proceso para actualizarlo. Conozca la solución de Gestión por Procesos de Interact, adaptable a diferentes escenarios con la ventaja de ofrecer automatización en la mayoría de los procesos organizacionales.
